ABC udanej rekrutacji – etapy rekrutacji pracowników

Twoja firma dynamicznie się rozwija i potrzebujesz nowych rąk do pracy? A może jeden z dotychczasowych pracowników postanawia zmienić swoją ścieżkę zawodową i musisz znaleźć osobę, która godnie go zastąpi? Powodów, dla których pracodawcy poszukują nowych pracowników, może być naprawdę wiele. Często taka potrzeba wymaga szybkiego działania. Podpowiadamy, jak szczegółowo wyglądają kolejne etapy rekrutacji pracowników.

Spis treści:

1. Etapy rekrutacji pracowników:
   1. Określ swoje wymagania
   2. Zamieść ogłoszenie o pracę
   3. Na bieżąco przeglądaj zgłoszenia od kandydatów
   4. Skontaktuj się z wybranymi kandydatami
   5. Zaproś najlepszych na rozmowę kwalifikacyjną „na żywo”
   6. Przedstaw ofertę pracy
2. Podsumowanie

Streszczenie:

W niniejszy artykule opisujemy wszystkie etapy rekrutacji pracowników, które uznawane są za dobrą praktykę. Zanim zamieścisz ogłoszenie o pracę, poświęć chwilę na sprecyzowanie swoich wymagań wobec kandydata. Po zamieszczeniu oferty pracy pamiętaj, aby selekcjonować napływające CV na bieżąco. Następnie przeprowadź rozmowę telefoniczną z wybranymi osobami i zaproś najlepszych kandydatów na rozmowę “na żywo”. Rekrutację pracownika kończy przedstawienie oferty pracy i przyjęcie jej przez kandydata.

Etapy rekrutacji pracowników

Procesy rekrutacyjne mogą być bardzo rozbudowane i posiadać wiele stopni sprawdzających umiejętności kandydatów i ich dopasowanie do potrzeb firmy. Ilość etapów zależy zazwyczaj od specyfiki danego stanowiska. Zdarza się, że potrzebne są nie jedna, a dwie rozmowy “na żywo” – pierwsza z pracownikiem kadr, a druga z bezpośrednim przełożonym. Bywa również, że po pierwszej rozmowie kwalifikacyjnej zachodzi potrzeba dodatkowej weryfikacji kompetencji i wysyła się kandydatom krótkie zadanie do wykonania. Pewne etapy rekrutacji są jednak wspólne dla każdego procesu pozyskiwania pracowników – nie ma znaczenia czy jest to pracownik magazynu, czy kierownik wyższego szczebla. Szczegóły znajdziesz poniżej.

Pierwszy etap rekrutacji – określ swoje wymagania

Zacznij od dokładnego określenia swoich wymagań i specyfiki danego stanowiska. Określ cechy potencjalnego kandydata, a także to, co możesz mu zaoferować za jego pracę (wysokość wynagrodzenia, dodatkowe benefity). Im lepiej przygotujesz się do stworzenia nowego stanowiska, tym sprawniej pójdą Ci pozostałe etapy procesu rekrutacji.

Drugi etap rekrutacji – zamieść ogłoszenie o pracę

Na bazie wypracowanych wcześniej założeń stwórz ogłoszenie, w którym jasno poinformujesz potencjalnych kandydatów, jakie masz oczekiwania. Drugi etap rekrutacji zacznij od wypunktowania, na czym będzie polegała ich praca oraz czego od nich wymagasz (wykształcenie, doświadczenie, umiejętności i predyspozycje). Następnie opisz, co w zamian jesteś w stanie im zaoferować. Im więcej szczegółów umieścisz w ogłoszeniu, tym bardziej dopasowani kandydaci będą wysyłać swoje dokumenty aplikacyjne. Pamiętaj:

• Rzadko kiedy kolejne etapy rekrutacji pracowników wymienione zostają już w samym ogłoszeniu o pracę. Informuj o nich dopiero wyselekcjonowanych kandydatów.
• Potraktuj ogłoszenie jako rodzaj reklamy, w której musisz zaprezentować swoją ofertę pracy z jak najlepszej strony. Nie koloryzuj, nie naginaj faktów. Skup się natomiast na przekazaniu pełnej informacji na temat Twoich wymagań, obowiązków, jak i tego, co oferujesz.
• Opisz w kilku zdaniach, czym zajmuje się Twoja firma, w jakiej działa branży oraz co ją wyróżnia na tle konkurencji. Pamiętaj, że większość kandydatów przeglądających oferty pracy jest obecnie zatrudniona i szuka lepszej propozycji pracy. To, co może ich skłonić do zaaplikowania na Twoją ofertę, to na pewno lokalizacja Twojej firmy, atrakcyjniejszy rodzaj umowy i lepsze warunki zatrudnienia. Coraz więcej kandydatów zwraca również uwagę na możliwość pracy zdalnej, szanse rozwoju, benefity pozapłacowe oraz przyjazną atmosferę, która panuje w Twojej firmie.
• Staraj się unikać często używanych, ogólnych stwierdzeń, które nic konkretnego nie przekazują kandydatowi o Twojej firmie.

Trzeci etap rekrutacji – na bieżąco przeglądaj zgłoszenia od kandydatów

Selekcja CV może w dużym stopniu wpłynąć na sprawny przebieg całego procesu i wywrzeć ogromny wpływ na znalezienie odpowiedniej osoby na dane stanowisko. Jeśli poświęcisz tej czynności wystarczająco dużo uwagi, to masz szansę odkryć prawdziwy talent. Detale w życiorysie potrafią wiele powiedzieć o kandydacie, jego cechach osobowości oraz motywacji do pracy. Efektywna i systematyczna selekcja to przede wszystkim również oszczędność Twojego czasu – kolejne etapy procesu rekrutacji staną się łatwiejsze.

Pamiętaj, aby na bieżąco informować kandydatów o statusie ich aplikacji. Transparentność to słowo klucz, które powinno Ci towarzyszyć. Jeżeli otrzymałeś CV – daj o tym znać kandydatowi i podziękuj za przesłane dokumenty. Jeżeli po wstępnej selekcji jesteś zainteresowany kandydaturą – poinformuj o tym mailowo lub telefonicznie poszczególne osoby. A jeżeli wiesz, że nie chcesz zapraszać ich do kolejnych etapów, to również zachęcamy, abyś o tym poinformował.

Jest to istotne z jednego bardzo ważnego względu – szacunku wobec drugiej osoby. Dany kandydat ma z pewnością swoje plany związane z Twoją firmą. Jeśli odpowiednio wcześnie dowie się o zakwalifikowaniu do kolejnego etapu rekrutacji– zyska dodatkowy czas na przygotowanie się do rozmowy. Gdy natomiast jego kandydatura nie zostanie zaakceptowana – będzie mógł dalej szukać swojej wymarzonej pracy.

Czwarty etap rekrutacji – skontaktuj się z wybranymi kandydatami

Rozmowa telefoniczna może stanowić formalność i być zwyczajnym zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną. Warto wiedzieć, że niektóre firmy traktują ją jako jeden z etapów rekrutacji, który decyduje o tym, czy kandydat zostanie zaproszony na spotkanie.

Podczas takiej rozmowy masz okazję zweryfikować podstawowe dane, jakie kandydat zawarł w swoim CV, chociażby: poziom deklarowanej znajomości języka obcego albo wiedzę na temat obszarów, w których pracował. Ponadto etap ten może posłużyć Ci do potwierdzenia informacji zawartych w ogłoszeniu. Możesz sprawdzić, czy kandydat jest gotowy do częstych podróży służbowych, jakie są jego wymagania finansowe oraz od kiedy jest dyspozycyjny i może rozpocząć pracę w Twojej firmie. Ten pierwszy “wywiad” może mieć znaczenie, czy kandydat przejdzie na kolejne etapy rekrutacji.

Bez względu na to, czy jest to jedynie krótka pogawędka mająca na celu ustalenie terminu spotkania, czy też faktyczna weryfikacja kandydata – nie zapominaj, że po drugiej stronie słuchawki jest człowiek, który może przejmować się rozmową z potencjalnym pracodawcą. Dlatego bądź dla niego życzliwy i pamiętaj o przejrzystości przekazywanych przez Ciebie informacji.

Piąty etap rekrutacji – zaproś najlepszych na rozmowę kwalifikacyjną „na żywo”

Jest to jeden z najważniejszych etapów, do którego dochodzą jedynie wybrani i nieliczni kandydaci. Miej na względzie to, że dla wielu z nich jest to niezwykle stresująca sytuacja. Chęć pokazania się z jak najlepszej strony, połączona z dodatkową presją oraz świadomością rywalizacji z innymi, na wielu kandydatów działa w negatywny sposób.

Dlatego tak ważne jest, aby ten i kolejne etapy rekrutacji pracowników przebiegały w przyjaznej atmosferze. Możesz zadbać o nią zarówno poprzez swoje zachowanie (życzliwe podejście, otwartość, uśmiech), jak i stworzenie optymalnych warunków (komfortowa przestrzeń, brak świadków, coś do picia). Nie zapomnij również o miejscu, w jakim odbywa się rozmowa. Przygotuj do tego celu profesjonalne pomieszczenie, wyposażone w niezbędne elementy (biurka, stoliki, krzesła), dobrze oświetlone oraz wyciszone (tak, aby dźwięki z zewnątrz nie były problemem).

Jeśli zdecydujesz się na przeprowadzenie rekrutacji zdalnej, zadbaj przede wszystkim o stabilne połączenie internetowe, dobry mikrofon i podłączoną kamerę. Pamiętaj, by opowiedzieć kandydatowi o specyfice pracy w Twojej firmie i zostawić przestrzeń na zadawanie pytań.

Jeżeli poza samą rozmową Twój kandydat ma zostać poddany testom lub zostanie mu powierzone wykonanie konkretnego zadania – zapewnij mu odpowiednią ilość czasu oraz wszystkie potrzebne do tego narzędzia.

Szósty etap rekrutacji – przedstaw ofertę pracy

Ostatnim, a zarazem kluczowym dla Twojej firmy etapem jest podjęcie decyzji o zatrudnieniu konkretnej osoby. Pozytywną informację możesz przekazać drogą telefoniczną, natomiast wszelkie szczegóły związane z zatrudnieniem i wdrożeniem (niezbędne badania, data rozpoczęcia pracy, pozwolenia i inne dokumenty) bez problemu możesz wysłać drogą elektroniczną. Jeśli oferta zostanie przyjęta, na tym kończą się etapy rekrutacji.

Pamiętaj, aby oferowane warunki nie różniły się niczym od tych, o których rozmawialiście podczas spotkania. W innym wypadku może to spowodować spore problemy zarówno dla Twojej firmy jak i dla kandydata.

Podsumowanie

Bądź transparentny zarówno podczas publikacji ogłoszenia o pracę, jak i pierwszej rozmowy. Jeżeli przewidujesz dodatkowe etapy rekrutacji po pierwszej rozmowie kwalifikacyjnej, powiedz o tym na spotkaniu. Na bieżąco informuj również kandydatów o ich statusach – nie bój się informować o tym, że nie przeszli dalej. Pamiętaj o życzliwości i szacunku – z drugiej strony zawsze jest człowiek, który ma swoje życiowe plany i uczucia.