Porady

Agenda spotkania – wzór dla pracodawcy

5 min czytania

Agenda spotkania z pracownikami to narzędzie skutecznego zarządzania. Dzięki niemu zwiększasz szanse na pozytywne rezultaty spotkania i ograniczasz ryzyko bezproduktywnych dygresji. Przekonaj się, jak stworzyć plan produktywnego spotkania biznesowego.

Spis treści:

  1. Co oznacza agenda spotkania i do czego jest Ci potrzebna?
  2. Jak stworzyć agendę spotkania – krok po kroku.
  3. Jak przeprowadzić skuteczne zebranie pracownicze – podsumowanie

Streszczenie:

Agenda spotkania to coś więcej niż ustalenie godziny rozpoczęcia i zakończenia zebrania. Określa ona również cel spotkania i pomaga uporządkować tematy do omówienia. Taki plan może znacznie zwiększyć efektywność dyskusji, bez względu na to, z iloma osobami planujesz się spotkać.

Co oznacza agenda spotkania i do czego jest Ci potrzebna?

Agenda spotkania to program zebrania. Pomaga on uporządkować przebieg spotkania, dzięki czemu jest ono bardziej produktywne. Może być przedstawiony w formie tabeli z konkretnymi godzinami, tematami lub po prostu jako lista zagadnień do omówienia z orientacyjnym czasem przeznaczonym na każdą z pozycji.

Wskazane jest, by poszczególne tematy były delegowane do konkretnych osób, które poprowadzą ewentualną dyskusję.

Takie rozwiązanie sprawdzi się zarówno w przypadku dwuosobowych spotkań, jak i na zebraniu całego zespołu. Co więcej, chociaż agenda spotkania kojarzy się z korporacjami, sprawdzi się ona w niemal każdej branży.

Warto by agenda została rozprowadzona przed zebraniem z pracownikami. W ten sposób będą się oni mogli wcześniej przygotować. Plan spotkania biznesowego często wymaga m.in. wcześniejszego wydrukowania raportu czy opracowania pomysłów na nowy projekt.

Szukasz pracownika? Opublikuj ogłoszenie na Pracuj.pl i znajdź właściwego kandydata do pracy

Jak stworzyć agendę spotkania – krok po kroku

O czym należy pamiętać podczas tworzenia agendy spotkania biznesowego?

  1. Przede wszystkim odpowiedz sobie na pytanie, czy rzeczywiście potrzebujesz zebrania. Być może ten sam cel uda się osiągnąć za pomocą komunikacji mailowej czy telefonicznej. W przypadku zebrania, w którym uczestniczyć ma duża ilość pracowników, oderwanie ich od pracy może wiązać się z dużymi kosztami dla firmy.
  2. Określ, po co zwołujesz zebranie. Celem może być np.: przekazanie informacji o zmianach w firmie, przeprowadzenie burzy mózgów, zweryfikowanie postępów nad prowadzonym projektem czy podjęcie decyzji.
  3. Stwórz listę uczestników. Postaraj się zminimalizować liczbę biernych słuchaczy i zaprosić na spotkanie tylko tych, którzy są bezpośrednio zaangażowani w projekt do omówienia. Upewnij się przed rozpoczęciem, że każdy zna swoją rolę na spotkaniu. W ten sposób unikniesz typowych odpowiedzi blokujących zebranie, typu muszę to sprawdzić, mam to gdzieś na mailu. Aby zminimalizować ryzyko podobnych wymówek, w miarę możliwości rozprowadź agendę spotkania kilka dni wcześniej.
  4. Zastanów się, ile czasu potrzebujesz na zebranie. Jeśli zagadnienie do omówienia jest bardzo szerokie, lepiej zaplanować dwa spotkania niż jedno bardzo długie. Dzięki temu uczestnicy nie będą czuli się znużeni czy przytłoczeni skalą problemu.
  5. Pozostaw przestrzeń na ewentualne zmiany czy propozycje pozostałych uczestników.

Plan spotkania biznesowego – przykład:

Miejsce spotkania: Warszawska 18, sala konferencyjna nr 1

Godzina: 9.00-12.00 (przerwa na kawę: 10.30-10.45)

Co ze sobą zabrać: wydrukowany raport z postępów nad projektem od ostatniego spotkania; 3 propozycje nazwy nowego produktu.

Agenda:

9.00 Wprowadzenie do zagadnienia spotkania.  

9.10 Weryfikacja zadań ustalonych na poprzednim spotkaniu i zdanie raportów z postępów prac.

10.00 Burza mózgów dotycząca rozwiązania problemu z jedną z funkcji produktu.

10.30 Przerwa.

10.45 Podjęcie decyzji.

11.00 Przestrzeń na pytania i uwagi uczestników.

11.30 Stworzenie szczegółowego planu działania na podstawie dotychczasowych uzgodnień. Rozdzielenie obowiązków, uzgodnienie ich terminu wykonania oraz wyznaczenie liderów zespołów za nie odpowiedzialnych. 

Po zebraniu warto stworzyć podsumowanie, które będzie służyło jako przypomnienie ustaleń, a także pozwoli się zorientować w nich tym, którzy byli nieobecni na spotkaniu.

Jak przeprowadzić skuteczne zebranie pracownicze- podsumowanie

Bez względu na rozmiar zebrania z pracownikami, warto przygotować wcześniej rozpiskę tematów do omówienia i zaplanować, ile czasu chcesz poświęcić na każdy z nich. Co ważne, agenda spotkania pozwala skonkretyzować cel zebrania i skupić się tylko na tych zagadnieniach, które rzeczywiście Cię do niego przybliżają. Najlepiej, gdy taki harmonogram trafi do uczestników na kilka dni przed datą wydarzenia. Dzięki temu będą oni mogli przygotować swój wkład.

Szukasz Pracownika? Znajdziesz go na Pracuj.pl

Czytaj również

Konflikt w pracy – jak mu zapobiegać i jak go rozwiązywać?

6 min czytania

Dofinansowanie do okularów

6 min czytania

Badanie satysfakcji pracowników

6 min czytania