Efektywność pracowników – jak ją zwiększyć?

Będąc kierownikiem lub szefem firmy, z pewnością zastanawiasz się, jak zwiększyć efektywność pracowników. Niekoniecznie musisz dawać podwyżki lub obiecywać nowe benefity dla pracowników. Istnieje 10 praktycznych i skutecznych sposobów, aby polepszyć efektywność pracy w Twojej firmie.

12.11.2021

Spis treści:

1. Czym jest efektywność pracowników? Czy wydajność pracownika jest tym samym?
2. 10 strategii, jak zwiększyć efektywność pracowników
3. Podsumowanie – Jak poprawić efektywność pracy?

Streszczenie:

Efektywny pracownik mądrze gospodaruje swoim czasem pracy i uzyskuje oczekiwane rezultaty. Istnieje 10 sprawdzonych strategii, które pomagają zwiększyć efektywność pracowników. Są to: ustalenie celu pracy, zachęcenie podwładnych do przyjęcia odpowiedzialności za swoją pracę, ulepszenie komunikacji w zespole, stworzenie środowiska otwartej komunikacji z kierownikami, dobre wdrożenie nowych pracowników, poprawienie formuły spotkań, docenianie pracowników, rozwijanie kompetencji pracowników, wyposażenie ich w odpowiednie narzędzia oraz zaoferowanie elastycznego czasu pracy.

Czym jest efektywność pracowników?

Zanim poznasz sposoby, jak zwiększyć efektywność pracowników, warto zdefiniować to pojęcie.

Efektywność pracy to stosunek poniesionych nakładów do uzyskanych efektów. Np. efektywność pracy zespołowej działu sprzedaży można mierzyć poprzez:

• liczbę wykonanych telefonów na godzinę
• liczbę pozyskanych klientów w miesiącu
• łączną wartość pozyskanych transakcji w kwartale

Wysoka efektywność pracowników oznacza osiąganie pożądanych efektów przy proporcjonalnie niewielkich nakładach.

Różnica między efektywnością a wydajnością pracownika

Warto wiedzieć, że wydajność pracownika to nie to samo, co jego efektywność.

• Wydajność pracownika = jak dużo pracy jest w stanie zrobić w określonym czasie.
• Efektywność pracownika = jak szybko jest w stanie zrealizować cel

Dla przykładu wydajność stolarza można mierzyć poprzez liczbę stołów, które wykonał w trakcie 8 godzin pracy. Z kolei efektywność pracowników nie jest po prostu wykonywaniem większej ilości zadań w krótszym czasie, a wykonaniem tych samych zadań przy mniejszych nakładach pracy, czyli tj. mądrzej, bez marnowania zasobów czasowych czy umiejętności.

10 strategii, jak zwiększyć efektywność pracowników

1. Ustal cel każdemu pracownikowi

Łatwiej dotrzeć do celu, gdy wiesz, dokąd zmierzasz. Tak samo działają pracownicy. Gdy wiedzą, czego od nich oczekujesz, koncentrują się na wyzwaniu. Warto jednak pamiętać, że cele zwiększą efektywność pracowników tylko wtedy, gdy podwładni będą je rozumieć i wierzyć, że da się je osiągnąć.

2. Zachęcaj do odpowiedzialności

Stwórz środowisko pracy, w którym każdy pracownik ma poczucie wpływu na osiągane cele i czuje odpowiedzialność za wspólny sukces zespołu. To zwiększa produktywność pracowników.

3. Zadbaj o efektywną komunikację pracowników

Efektywność pracy zależy od sprawnej komunikacji pracowników. Sprawdź, jak szybko odpowiadają sobie na pytania, dzielą się ważnymi informacjami i współpracują w projektach. Zastanów się, jak możesz im pomóc poprawić ten obszar.

4. Zadbaj o dobre wdrożenie nowego pracownika

Dobre wdrożenie nowego pracownika w obowiązki sprawi, że jego efektywność pracy będzie wysoka. Jeżeli oprowadzisz go po firmie, precyzyjnie wytłumaczysz zadania i opowiesz, z kim powinien się kontaktować w różnych sytuacjach, to szybciej stanie się samodzielny, skuteczny i będzie poświęcać czas na pracy, a nie szukaniu informacji.

5. Zainwestuj w rozwój kompetencji pracowników

Pracownik, który ma odpowiednie kompetencje, jest bardziej efektywny. Kursy, szkolenia, staż w innym zespole lub wspólny projekt z doświadczonym współpracownikiem uczą, jak sprawnie i skutecznie wykonywać zadania.

6. Stwórz przestrzeń do otwartej komunikacji

Zadbaj, aby Twoi pracownicy mogli wskazywać obszary, które utrudniają lub spowalniają im pracę. Jeśli masz mały zespół, postaraj się regularnie prowadzić spotkania 1:1 z pracownikami. Jeśli duży, to wprowadź zespołowe spotkania statusowe lub zainstaluj skrzynkę na listy w swoim zakładzie pracy. Może się okazać, że na efektywność pracowników wpływają czynniki, o których nie wiesz.

7. Zauważaj i doceniaj efektywność pracowników

Pochwała słowna, wyróżnianie dobrych pomysłów i zwykłe słowo “dziękuję” za dobrze wykonaną pracę wpływają na motywację i zaangażowanie pracowników. To z kolei przekłada się na lepsze wyniki.

8. Zwróć uwagę na formułę spotkań

Efektywność pracy zespołowej może być niska podczas spotkań. Aby spotkanie było efektywne, z wyprzedzeniem przekaż pracownikom agendę wydarzenia, a na początku spotkania przypomnij jego cel. Wskaż, którzy pracownicy powinny obowiązkowo wziąć udział w spotkaniu, a których obecność jest opcjonalna. Dbaj o przebieg spotkania, aby dyskusje nie odbiegały zbyt daleko od głównego tematu.

9.  Wyposaż zespół w narzędzia, które zwiększają efektywność pracy

Nowoczesny sprzęt, płatne aplikacje, komunikatory, CRM i rozwiązania, które zapewniają przynajmniej częściową automatyzację procesów, przekładają się na efektywność pracy. Warto zweryfikować z zespołem, które narzędzia są im rzeczywiście potrzebne. Jeśli się wahasz nad taką inwestycją, zaproponuj, by pracownicy sami przetestowali dostępne na rynku narzędzia przez okres próbny. W przypadku wielu aplikacji jest on bezpłatny lub kosztuje stosunkowo niewiele.

10. Wprowadź elastyczny czas pracy

Na efektywność pracowników wpływają także godziny pracy – czy pozwalają im łączyć obowiązki zawodowe z prywatnymi zobowiązaniami. Jeśli charakter pracy w Twojej firmie pozwala na to, rozważ wprowadzenie elastycznych godzin pracy. Np. pozwól pracownikom decydować, w jakich godzinach rozpoczną dzień pracy (np. między 8 a 10 rano).

Podsumowanie – Jak poprawić efektywność pracy?

Efektywność pracowników można zwiększyć na różne sposoby. Wiele z nich możesz samodzielnie wdrożyć od zaraz. Na przykład ustal cel pracy zespołu, doceniaj osiągnięcia pracowników, wspieraj zespół w szukaniu rozwiązań w trudnych sytuacjach. Z kolei w ulepszenie komunikacji, formuł spotkań i procesu wdrożenia nowego pracownika warto, abyś zaangażował także swój zespół. Rozważ także inwestycję w narzędzia oraz szkolenia, które zwiększą efektywność pracy Twojego zespołu poprzez np. szybszy przepływ informacji, większą dostępność informacji, uporządkowanie danych czy szybsze wykonywanie rutynowych zadań.