Ewidencja czasu pracy – wymagania i przepisy

Prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika jest obowiązkiem pracodawcy. W razie sporu, to po jego stronie leży udowodnienie rzeczywistego czasu pracy pracownika z uwzględnieniem godzin nadliczbowych. Jak się zabezpieczyć na wypadek kontroli?

14.04.2022

Spis treści:

1. Jak wygląda ewidencja czasu pracy pracownika?
2. Czy wystarczy elektroniczna ewidencja czasu pracy?
3. Podstawowy czas pracy – co należy wiedzieć?
4. Ewidencja czasu pracy a lista obecności – czym się różnią?
5. Ewidencja czasu pracy – co warto zapamiętać?

Streszczenie:

Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy każdego z zatrudnionych. W takiej dokumentacji musi się znaleźć liczba przepracowanych godzin wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia zmiany. Niezbędne jest także wymienienie godzin nadliczbowych, przepracowanych nocą lub w formie dyżuru. Co więcej, w teczce lub elektronicznym folderze pracownika powinny być przechowywane informacje o zwolnieniach z wyszczególnieniem usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności. Ewidencja czasu pracy to zatem o wiele więcej niż tylko podpisana lista obecności.

Jak wygląda ewidencja czasu pracy pracownika?

Chociaż przepisy nie precyzują okresów rozliczenia, za jakie powinna być prowadzona dokumentacja, często mówi się o rocznej ewidencji czasu pracy. W praktyce jednak to pracodawca decyduje o okresie objętym ewidencją.

Karta ewidencji czasu pracy, prowadzona osobno dla każdego pracownika, powinna zawierać:

• liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
• ilość godzin nadliczbowych,
• dni wolne od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• w razie pełnienia dyżuru, należy też wskazać miejsce jego pełnienia,
• rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,
• rodzaj i wymiar nieobecności w pracy z podziałem na usprawiedliwione i nieusprawiedliwione,
• w przypadku młodocianych pracowników wymagane jest także zaznaczenie wykonywania prac wzbronionych młodocianym, kiedy wykonywane są w celu przygotowania zawodowego.

Ewidencję czasu pracy można prowadzić w Excelu albo za pomocą specjalnego programu.

Ewidencja czasu pracy na umowie zlecenie jest równie obowiązkowa co ta w przypadku pracowników zatrudnionych na umowie o pracę. Służy głównie potwierdzeniu, że zleceniobiorca otrzymuje co najmniej przepisową minimalną stawkę godzinową.

Czy wystarczy elektroniczna ewidencja czasu pracy?

Od 2019 r. można prowadzić elektroniczną ewidencję czasu pracy pracownika wraz z uzupełnieniem niezbędnej dokumentacji w formie papierowej. To duże ułatwienie, ponieważ w wielu firmach ewidencja czasu pracy już od lat prowadzona jest elektronicznie na potrzeby kadrowo-płacowe.

Pracodawco, rekrutujesz pracowników? Opublikuj ogłoszenie o pracę w Pracuj.pl

Podstawowy czas pracy – co należy wiedzieć?

1. Czas pracy pracowników nie może przekraczać 8 godzin na dobę, czyli przeciętnie 40 godzin w tygodniu pracy.
2. Należy tak zaplanować czas pracy, aby w każdej dobie pracownik miał zapewnione co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Doba pracownicza zaczyna się w momencie rozpoczęcia pracy przez pracownika i trwa przez kolejne 24 godziny. Zatem dla pracownika rozpoczynającego pracę o godzinie 5:50 doba pracownicza trwa do godziny 5:50 dnia następnego i tym okresie pracownik musi mieć czas wolny przez minimum 11 godzin.
3. W każdym tygodniu pracownik musi mieć zapewniony nieprzerwany 35 – godzinny odpoczynek.
4. Praca w niedzielę musi być zrekompensowana dniem wolnym przypadającym w okresie maksymalnie 6 dni przed nią lub po niej. Należy także pamiętać, że pracownik nie może pracować w każdą niedzielę. Co czwarta niedziela musi być dniem wolnym.
5. Ilość przepracowanych dni w ciągu tygodnia może być zmienna, natomiast średnia tygodniowa powinna wynosić maksymalnie pięć dni. Oznacza to, że można wprowadzić pracownikowi w jednym tygodniu pracy 6 dni, ale już w kolejnym należałoby wpisać tylko 4 dni robocze.
6. Należy ustalić liczbę dni i godzin do przepracowania w okresie rozliczeniowym. Wymiar czasu pracy pracownika oblicza się mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie dodając do otrzymanego wyniku mnożenia liczbę dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku. Należy pamiętać, że święta, które wypadają w innym dniu niż niedziela, obniżają wymiar czasu pracy o 8 godzin.
7. W każdym tygodniu może przypadać przeciętnie osiem godzin ponad normę czasu pracy (40 godzin). Do nadgodzin zalicza się również te wynikające z usuwania awarii lub ratowania życia czy mienia.
8. Istnieje również system równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin.
9. Za dni wolne od pracy uważa się wszystkie niedziele oraz 13 dni świąt państwowych i kościelnych:

• • 1 stycznia – Nowy Rok,
  • 6 stycznia – Święto Trzech Króli,
  • pierwszy dzień Wielkiej Nocy (Wielkanoc),
  • drugi dzień Wielkiej Nocy (Poniedziałek Wielkanocny),
  • 1 maja,
  • 3 maja,
  • pierwszy dzień Zielonych Świątek,
  • dzień Bożego Ciała,
  • 15 sierpnia,
  • 1 listopada,
  • 11 listopada,
  • 25 i 26 grudnia.

Ewidencja czasu pracy a lista obecności – czym się różnią?

Lista obecności potwierdza godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy pracowników.  Pracodawca nie ma obowiązku jej prowadzenia.

Natomiast ewidencja czasu pracy jest znacznie bardziej szczegółowa. Służy prawidłowemu ustaleniu wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Za niedopatrzenie w jej prowadzeniu pracodawcy grozi grzywna w wysokości nawet 30 000 zł.

Ewidencja czasu pracy – co warto zapamiętać?

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkowe. Nie jest ona tożsama z listą obecności, ponieważ powinna zawierać nie tylko sumę przepracowanych godzin, lecz także ich podział na nadgodziny, godziny przepracowane w porze nocnej, czy pełnione jako dyżury. Należy też opisać dni wolne od pracy oraz usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności. Może być również wymagana dodatkowa dokumentacja w przypadku pracowników młodocianych.

 

Artykuł został przygotowany we współpracy z radcą prawnym z Kancelarii Prawa Pracy Wojewódka i Wspólnicy.

---

Treść artykułu została zamieszczona jedynie w celach informacyjnych i nie stanowi ani nie może zastąpić profesjonalnej porady prawnej. Wszystkie artykuły są aktualne jedynie w dniu ich opracowania. Należy zauważyć, że tego typu informacje szybko mogą stać się nieaktualne. Nie należy podejmować jakichkolwiek działań na podstawie informacji umieszczonych na niniejszej stronie bez uprzedniego zasięgnięcia porady prawnej.