Wskazówki

Jak przekazać kandydatowi informację o odrzuceniu z rekrutacji?

7 min czytania

Odrzucenie kandydata do pracy to zdecydowanie najmniej przyjemna część pracy każdej osoby przeprowadzającej rekrutacje. Przekazanie kandydatowi informacji w taki sposób, aby nie zniechęcić go do Twojej firmy lub do udziału w innych rekrutacjach – nie jest łatwym zdaniem. Dlatego warto wiedzieć, jak kulturalnie i z uszanowaniem uczuć kandydata, przekazać informację o odrzuceniu jego aplikacji. Sprawdź!

Z artykułu dowiesz się:

  • Jak przekazać kandydatowi informację o negatywnym zakończeniu rekrutacji?
  • O czym należy pamiętać przekazując negatywną decyzję?
  • Czego nie robić, przekazując informację o odrzuceniu kandydata?

5 kluczowych elementów w przekazaniu Twojej decyzji

Aby przekazanie kandydatowi informacji o negatywnym wyniku rekrutacji było proste i skuteczne, warto wziąć sobie do serca kilka rad.

1. Zawsze podawaj przyczynę odrzucenia kandydata

Każdy chce wiedzieć, dlaczego nie udało mu się osiągnąć zamierzonego celu. Z jednej strony jest to ciekawość, z drugiej chęć pracy nad sobą w celu uniknięcia podobnych błędów w przyszłości. Jeszcze do niedawna standardem było podawanie takich informacji tylko na wyraźne życzenie kandydata, jednak ostatnie lata pokazują nowy trend. Umotywowanie decyzji to konkretny feedback, który pozwoli kandydatowi przeanalizować błędy i przyczyny odrzucenia.

2. Czas ma znaczenie

Nie trzymaj kandydata w niepewności. Szanuj jego czas i poinformuj go o decyzji natychmiast po jej podjęciu. Sama rekrutacja zajmuje wystarczająco dużo czasu – nie ma sensu przedłużanie jej o dodatkowy czas na poinformowanie kandydatów o negatywnym wyniku.

3. Bądź taktowny

Informowanie o niepowodzeniu lub popełnionych błędach jest sprawą, która wymaga delikatności. Postaraj się więc przekazać swoją decyzję o odrzuceniu kandydata w sposób możliwie delikatny i z wyczuciem.

4. Bądź szczery i konkretny

Delikatność to jedno – szczerość i szacunek to drugie. Kandydat odbiera brak zatrudnienia jako porażkę, dlatego należy mu się szczera i empatyczna informacja. Podaj konkretne powody, które zdecydowały o jego odrzuceniu. Powiedz wprost, jakie miałeś oczekiwania. Taka wskazówka pomoże kandydatowi przy kolejnych rekrutacjach.

5. Zaznacz, że pozostaniesz w kontakcie z kandydatem

Zdarza się, że kandydat nie spełnia Twoich oczekiwań na stanowisko, na które aplikował, ale chciałbyś pozostać z nim w kontakcie na wypadek przyszłych rekrutacji w Twojej firmie. Aby kandydat zachował pozytywne wrażenie o Twojej firmie, podziękuj mu za udział w rekrutacji i zapytaj, czy możesz pozostawić jego CV w swojej bazie na wypadek przyszłych rekrutacji.

Jak przekazać negatywną informację kandydatowi?

Forma udzielenia feedbacku po zakończonej rekrutacji – odrzuceniu kandydata, zależy od rekrutacji i od ilości kandydatów biorących w niej udział. Jeżeli kandydatów jest dużo, wygodniejszą opcją będzie informacja zwrotna na maila. Jednak forma nie jest aż tak istotna, jak samo przekazanie informacji zwrotnej.

Rozmowa przez telefon

Jeżeli przygotowujesz się do udzielenia informacji telefonicznie, przygotuj sobie wcześniej argumenty dla kandydata, dlaczego akurat jemu postanowiłeś podziękować za udział w rekrutacji. Jeżeli decyzję o odrzuceniu przekazuje za Ciebie osoba, która nie brała udziału we wcześniejszych etapach rekrutacji i nie zna kandydatów, tym bardziej zapewnij krótki feedback dla każdego kandydata.

Kandydaci doceniają feedback telefoniczny, ponieważ mogą dopytać o powody odrzucenia lub podzielić się uwagami na temat prowadzonej rekrutacji.

Przekazanie decyzji telefonicznie jest praktykowane najczęściej w stosunku do kandydatów, którzy byli na zaawansowanym etapie rekrutacji lub jeżeli w rekrutacji brało udział mało kandydatów.

Informacja wysłana za pomocą wiadomości e-mail

Idealnym rozwiązaniem jest udzielenie indywidualnego spersonalizowanego feedbacku każdemu kandydatowi, ale nie zawsze jest to możliwe, chociażby ze względu na czasochłonność tego zadania. Dlatego rekomendujemy:
1) Kandydaci, którzy wzięli udział w rozmowie rekrutacyjnej – obowiązkowo poinformuj o odrzuceniu z rekrutacji, najlepiej podając konkretny argument, który zaważył na odrzuceniu kandydata.
2) Kandydaci, którzy zgłosili się na Twoje ogłoszenie, ale nie zaprosiłeś ich na rozmowę kwalifikacyjną – tych kandydatów także warto poinformować o zakończeniu rekrutacji, aby nie liczyli na kontakt z Twojej strony. W tym wypadku wystarczy krótka, prosta informacja o zakończeniu rekrutacji. Dla Twojej wygody przygotowaliśmy funkcjonalność w Koncie Pracodawcy, dzięki której za pomocą jednego kliknięcia wyślesz podziękowania za udział w rekrutacji wszystkim odrzuconym kandydatom. W treści wiadomości pojawi się imię kandydata oraz stanowisko na jakie aplikował.

Jeżeli zdecydujesz się przekazać informację zwrotną z Twoją decyzją za pomocą wiadomość e-mail, to pamiętaj o podaniu numeru kontaktowego do siebie lub osoby, która miała wpływ na decyzję o odrzuceniu kandydata. Może się zdarzyć, że kandydat będzie miał dodatkowe pytania do rekrutacji i powodów odrzucenia.

Pilnuj terminu

Jeżeli ustalasz z kandydatem, że dasz mu odpowiedź zwrotną w ciągu np. 5 dni roboczych, to staraj się trzymać tego terminu. Jeżeli decyzje w procesie się wydłużają, poinformuj mailowo kandydata o tym, że na decyzję trzeba jeszcze poczekać kilka dni

Czego absolutnie nie robić, czyli savoir-vivre rekrutera

Wiesz już, jak skutecznie przekazać kandydatowi Twoją decyzję o odrzuceniu jego kandydatury. Czego jednak nie robić? Jakie zachowania uważane są wśród osób przeprowadzających rekrutację za niedopuszczalne?

Nie ignoruj odrzuconego kandydata

To jeszcze gorsze niż spóźniona odpowiedź o wyniku procesu rekrutacji. Brak odpowiedzi uchodzi za jedno z największych faux pas rekrutacyjnych.

Nie wysyłaj standardowych wiadomości

Wiadomość typu „kopiuj-wklej” wysłana do wszystkich odrzuconych kandydatów to już przeszłość. Każdy z kandydatów chce znać powody odrzucenia, dlatego warto poświęcić chwilę na wysłanie spersonalizowanych wiadomości.

Nie udzielaj nieprawdziwych informacji

Pamiętaj, że szczerość jest kluczowa. Bez obiektywnego, szczerego feedbacku kandydat nie będzie mógł doskonalić swoich umiejętności. Postaw sprawę jasno i powiedz, co poszło nie tak. Szczerze wytłumacz, których oczekiwań kandydat nie spełnił i co zaważyło na Twojej ocenie.

Nie zapominaj, że też kiedyś byłeś kandydatem

W procesach rekrutacyjnych empatia ma ogromne znaczenie. Pamiętasz, jak być może całkiem niedawno sam z niecierpliwością czekałeś na wynik swojej rozmowy o pracę? Pora wczuć się w rolę kandydata. Przedstaw decyzję w taki sposób, jaki sam chciałbyś ją usłyszeć.

Podsumowanie

Informowanie kandydata o negatywnej decyzji jest na pewno dużo trudniejsze niż złożenie oferty wybranej osobie. Mimo to powinieneś zrobić wszystko, aby nie uciekać przed konfrontacją z kandydatami, których zdecydowałeś się odrzucić. Pamiętaj o kilku najważniejszych zasadach, które sprawią, że informowanie kandydatów o odrzuceniu do pracy będzie prostsze i bardziej komfortowe dla obu stron. Zawsze podawaj powód odrzucenia, dotrzymuj terminów udzielenia informacji zwrotnej i przekaż informację taktownie, z uszanowaniem uczuć kandydata.

Szukasz Pracownika? Znajdziesz go na Pracuj.pl

Czytaj również

Co zaburza rzetelną ocenę kandydata podczas rozmowy rekrutacyjnej? Poznaj podstawowe błędy

7 min czytania

Wideorekrutacja a RODO – o czym warto wiedzieć?

4 min czytania

Wideorozmowa rekrutacyjna - poznaj zasady przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych przez Internet

6 min czytania