Jak przeprowadzić rozmowę rekrutacyjną bez wsparcia HR? Wywiad z rekruterem

Rozmowa kwalifikacyjna to krótka chwila, od której zależy ważna decyzja dla Twojej firmy. Aby rekrutacja zakończyła się zatrudnieniem dobrego pracownika, należy odpowiednio się do niej przygotować. Najlepiej przeprowadzić ją w taki sposób, aby uzyskać nie tylko potrzebne informacje o kandydacie, ale także wywrzeć na nim dobre wrażenie. O tym, jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną, opowiada Karolina Bieńkowska – Specjalista ds. HR.

Jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej?

KB: Prowadzenie przedsiębiorstwa wiąże się z koniecznością wykonywania jednocześnie wielu zadań z różnych dziedzin. Osoba prowadząca firmę ma ponadprzeciętnie dużo obowiązków i może brakować jej czasu na odpowiednie przygotowanie się do rozmowy kwalifikacyjnej. Wystarczy znać jednak kilka podstawowych zasad. Pierwszym krokiem tuż po selekcji CV – jest kontakt telefoniczny z wybranymi osobami. Podczas tej pierwszej, krótkiej rozmowy informujemy je o wstępnym zainteresowaniu i zapraszamy na spotkanie do firmy. Po zakończonej rozmowie telefonicznej konieczne jest wysłanie do kandydata kluczowych informacji w formie zaproszenia. Do najważniejszych należą: wskazanie czasu i miejsca spotkania oraz osoby, na którą należy powołać się w siedzibie firmy. Przed spotkaniem z kandydatem, zapoznaj się dokładnie z jego CV. Ma to istotny wpływ na to, aby rozmowa rekrutacyjna przebiegła sprawnie i owocnie. Najlepiej przed rozmową kwalifikacyjną wypisać sobie pytania nasuwające się po zapoznaniu z CV kandydata np. o zakres obowiązków na poprzednim stanowisku, przerwę w karierze lub styl pracy. Świetnie sprawdzi się także przygotowanie harmonogramu spotkania. Należy w nim uwzględnić czas na opowiedzenie o firmie, autoprezentację kandydata, pytania do kandydata oraz ewentualne zadanie do wykonania. Nie może oczywiście zabraknąć rozmowy o zarobkach i obowiązkach na nowym stanowisku. Warto także dać kandydatowi możliwość zadania jego pytań o oferowaną pracę.

Co zrobić, jeżeli atmosfera podczas rozmowy rekrutacyjnej jest napięta, a kandydat zestresowany?

KB: Raczej nie polecam żartów rozluźniających atmosferę, bo często wypadają nienaturalnie. Najlepiej zadbać o swobodną atmosferę od samego początku spotkania z kandydatem. Przyjdź punktualnie, zaproś gościa do sali, zaproponuj mu coś do picia i daj chwilę na oswojenie się z nowym miejscem. Dobrym pomysłem jest też przedstawienie mu wcześniej wspomnianego harmonogramu spotkania. Dzięki temu poczuje się bezpiecznie i w trakcie rozmowy nie będzie stresować się ewentualnymi niespodziankami w postaci np. rozmowy po angielsku czy wykonaniem nieoczekiwanego zadania. Jeżeli jakieś pytanie sprawiło kandydatowi szczególny problem, to warto zapytać, czy potrzebuje chwili na zebranie myśli. Następnie odczekać lub zapytać o coś mniej merytorycznego np. o hobby. Dopiero po chwili wróć do tematu.

Jakie błędy są najczęściej popełniane podczas rozmów kwalifikacyjnych?

KB: Źle wypadają spotkania, podczas których tracimy kontrolę nad czasem i przebiegiem wywiadu. Standardowa rozmowa kwalifikacyjna powinna trwać 30-60 minut i skupiać się wyłącznie na kompetencjach kandydata, działalności firmy oraz oferowanym stanowisku i związanych z nim obowiązkach. Warto prowadzić na bieżąco notatki, aby po przeprowadzeniu rozmów z kilkoma lub kilkunastoma różnymi kandydatami móc sobie łatwo przypomnieć sylwetkę każdego z nich. Podczas rozmowy z kandydatem warto unikać pytań zamkniętych, rozpoczynających się od „czy” oraz pytań naprowadzających w stylu „Czy zgodzi się Pan ze mną, że…”. Dużym błędem jest też tzw. efekt pierwszego wrażenia, czyli ocenianie kandydata w ciągu kilku pierwszych minut, bez uwzględniania wszystkich informacji. Zbyt szybkie wyrobienie opinii może powodować „filtrowanie” dalszych zachowań kandydata w taki sposób, by potwierdzić swój wcześniej sformułowany wniosek. Warto także starać się nie oceniać osoby przez pryzmat innych kandydatów lub poprzedniej osoby na tym stanowisku.

Rozmowa rekrutacyjna jest elementem employer- brandingu, czyli budowania wizerunku Twojej firmy jako pracodawcy. Dobra opinia kandydata po rozmowie kwalifikacyjnej może okazać się szczególnie przydatna w mniejszych miastach, w których szuka się pracy, posiłkując opiniami znajomych.

Jak rozmawiać z kandydatem o wynagrodzeniu?

KB: Rozmowy o wynagrodzeniu nigdy nie są proste. W małych firmach najlepiej postawić na szczerość i zapytać o oczekiwania finansowe oraz o to, czy dana kwota jest do negocjacji. Jeżeli znacznie przewyższają one możliwości firmy, to szczerze o tym powiedzieć. Wytłumaczyć, jaki budżet jest przewidziany w firmie na to stanowisko oraz jak wyglądają perspektywy awansu i podwyżek. Jeżeli np. zakładane jest podwyższenie wynagrodzenia po okresie próbnym, warto poinformować o tym kandydata.

Szukasz pracownika? Sprawdź ofertę Pracuj.pl i dodaj ogłoszenie o pracę już dziś!

Podsumowując:

1. Zaproś kandydata na rozmowę i potwierdź zaproszenie e-mailem.
2. Zapoznaj się dokładnie z CV i przygotuj listę indywidualnych pytań przed spotkaniem.
3. Przygotuj plan rozmowy kwalifikacyjnej.
4. Zadbaj o komfort rozmówcy i swobodną atmosferę oraz przedstaw mu plan rozmowy.
5. Staraj się nie zbaczać z tematu podczas rozmowy. Rób notatki.
6. Szczerze opowiedz o warunkach pracy oraz o wynagrodzeniu.
7. Podziękuj za poświęcony czas i skontaktuj się z kandydatem, nawet jeśli rozmowa nie przebiegła pomyślnie.