Wywiad

Jak przygotować biuro na powrót pracowników po pandemii koronawirusa?

6 min czytania

Wprowadzanie kolejnych etapów odmrażania gospodarki zachęca pracodawców do otworzenia biur i przynajmniej częściowej rezygnacji z pracy zdalnej. Aby jednak pracownicy mogli wrócić do biura, należy zapewnić im poczucie bezpieczeństwa i stworzyć takie warunki pracy, by zminimalizować ryzyko zakażenia koronawirusem. O tym, jak przygotować biuro na powrót pracowników i jakie wprowadzić zasady, na przykładzie działań wdrożonych w Grupie Pracuj, opowiada Anna Borucińska, Koordynator Działu Administracji.

Od czego zacząć przygotowania biura do powrotu pracowników?

AB: W Grupie Pracuj rozpoczęliśmy przygotowania od powołania grupy projektowej. Jej zadaniem jest przygotowanie naszych biur zgodnie z wszelkimi wytycznymi BHP oraz GIS, a także komunikacja z pracownikami dotycząca procesu powrotu. Na samym początku bardzo ważne jest, żeby zdać sobie sprawę, że to nie będzie powrót do wcześniejszych warunków pracy. Musimy przygotować się do zmian środowiska oraz do zmian behawioralnych. Pracownicy będą musieli zachowywać się w biurze inaczej niż dotychczas.

Przygotowania rozpocznij od kontaktu z administracją budynku, w którym znajduje się biuro Twojej firmy. Najważniejsze będą tutaj informacje dotyczące zasad funkcjonowania na powierzchniach wspólnych, ale warto dowiedzieć się również, jak działa klimatyzacja oraz wentylacja. Jak często jest czyszczona i czy istnieje niebezpieczeństwo, żeby wirus mógł przedostać się tą drogą na inne piętra. Zapytaj także, czy zmienił się dostęp do budynku i na jakich zasadach wpuszczani są goście. Czy mierzona jest temperatura, jakie wprowadzono działania prewencyjne i czy ochrona monitoruje ilość osób wewnątrz.

Jakie zasady wprowadzić, by zapewnić pracownikom bezpieczeństwo?

AB: Najważniejsze w nowej rzeczywistości jest dostosowanie biura do konieczności dystansowania społecznego i zapewnienie odpowiednich środków do dezynfekcji. Wprowadzenie nowych zasad – najlepiej po konsultacji ze specjalistą BHP – ma na celu zapewnienie pracownikom poczucia bezpieczeństwa oraz ochronę ich zdrowia.

W Grupie Pracuj już na samym początku pandemii zaczęliśmy zaopatrywać się w maseczki oraz niezbędne środki ochrony. Zależało nam, aby po powrocie nie było problemu z ich dostępnością, a biuro było sprzątane zgodnie z naszymi wytycznymi. Dodatkowo każdy pracownik, który chciałby pracować z biura, musi zaakceptować stworzone przez grupę projektowa wytyczne z zakresu BHP dot. zasad pracy w biurze w związku z epidemią COVID-19. Po ich zatwierdzeniu otrzymuje specjalnie przygotowany COVID-pack. W paczkach znajdują się dwie maseczki wielokrotnego użytku w kolorach Grupy Pracuj, mały płyn do dezynfekcji oraz zalaminowaną karteczkę „Do dezynfekcji”. Każdy pracownik po zakończonej pracy, bądź odbytym spotkaniu w sali konferencyjnej pozostawia karteczkę na biurku/stole. Dzięki temu firma sprzątająca może dokładnie zdezynfekować te miejsca. Pracownicy, którzy przychodzą do biura, muszą na wejściu zdezynfekować ręce, stanąć butami na macie dezynfekującej, wymienić maseczkę na czystą, jak również wyrzucić jednorazowe rękawiczki do specjalnych koszy umieszczonych przy wejściach. Zalecamy, żeby w ciągach komunikacyjnych zawsze nosić maseczkę, nie jest to jednak konieczne przy biurku.

Wyznaczyliśmy też określone miejsca, w których pracownicy mogą bezpiecznie pracować, zachowując pomiędzy sobą odpowiednie odległości. Zabroniona została organizacja spotkań z osobami z zewnątrz oraz zamawianie do biura prywatnych paczek. Posiłki odbierane są na dole w recepcji głównej budynku. Na klamkach pojawiły się specjalne uchwyty, które umożliwiają bezdotykowe otwieranie drzwi. Na wejściu powiesiliśmy plakaty witające chętnych, którzy zdecydowali się pracować z biura. Obok znajduje się plakat z informacją o objawach, jakie są charakterystyczne dla COVID-19.

Nowe zasady wprowadziliśmy do wszystkich pomieszczeń w biurze. W każdej z sal konferencyjnych umieściliśmy informację, ile osób maksymalnie może w niej przebywać – standardową „pojemność” podzieliliśmy przez trzy. Obok wisi informacja, jakie środki ostrożności powinny zostać zachowane. Korzystający z sali muszą pamiętać jednak o ograniczaniu spotkań do minimum. Jeżeli jest to niezbędne, muszą nosić maseczki, zachowywać 2 metry odległości, nie zapraszać osób z zewnątrz oraz dezynfekować urządzenia i akcesoria, z których korzystają. Podobnie jest w kuchniach. Na drzwiach wywiesiliśmy informacje, ile maksymalnie osób może przebywać w jednym pomieszczeniu. Obok wisi instrukcja, jak należy korzystać z kuchni, aby zminimalizować ryzyko zakażenia. Kuchnie obecnie służą wyłącznie do podgrzewania jedzenia i przygotowywania napojów. Pracownicy proszeni są o spożywanie posiłków przy swoich biurkach.

Aby zwiększyć bezpieczeństwo osób pracujących na recepcji, jak również w celu zminimalizowania ryzyka zakażenia pracowników, gości oraz osób z zewnątrz przygotowaliśmy wytyczne z zakresu BHP dot. zasad pracy na recepcji.

Wytyczne te określają zasady postępowania w przypadku innych osób pojawiających się w biurze. Określiliśmy też procedury odbierania paczek oraz listów. Wyznaczyliśmy miejsce na ubrania wierzchnie oraz pilnujemy, by wszyscy dostawcy korzystali z środków dezynfekcji i nosili maseczki. Ze strefy recepcyjnej zniknęły gazety, cukierki, a recepcja zwraca szczególną uwagę czy kącik kawowy oraz stoły i blaty recepcyjne są regularnie dezynfekowane.

Aby powrót był w pełni bezpieczny, przygotowaliśmy również rekomendacje w zakresie działania firmy sprzątającej. Serwis powinien pracować w określonych godzinach w specjalnym ubiorze. Konieczne jest noszenie maseczek lub przyłbic oraz rękawiczek. Sprecyzowany powinien być także czas wykonywania dezynfekcji. W naszych biurach wszystkie części wspólne, takie jak: recepcja, toalety, stoły i blaty, maszyny z przekąskami, klamki czy przyciski w windach dezynfekowane są co 2 godziny. Wszystkie biurka dezynfekujemy raz w tygodniu, a jeśli pracownik pojawił się w biurze i zostawił specjalną karteczkę – codziennie.

Przygotowaliśmy procedury wewnętrzne, które określają plan działania w momencie, w którym u któregoś z pracowników wystąpi podejrzenie zakażenia koronawirusem. Bardzo ważne, aby taką procedurę przygotować z wyprzedzeniem, aby w przypadku wystąpienia takiej sytuacji nie działać bez planu. Wszystkie nasze procedury i działania skonsultowaliśmy ze specjalistą ds. BHP.

Podsumowanie

Powrót do biura rozpocznij od kontaktu z administratorem budynku, a następnie wspólnie ustalcie procedury poruszania się w przestrzeniach wspólnych. W organizacji przestrzeni biurowej kluczowe będzie dystansowanie społeczne, wprowadzenie odpowiednich odległości między stanowiskami pracy oraz dostępność środków dezynfekujących. Nowe zasady najlepiej będzie omówić ze specjalistą BHP oraz zweryfikować z wytycznymi GIS. Aby pracownicy zrezygnowali z pracy zdalnej na rzecz w pracy w biurze, muszą wiedzieć, że biuro jest odpowiednio przygotowane. Wprowadzone procedury muszą zapewnić im poczucie bezpieczeństwa oraz możliwie najlepszą ochronę zdrowia.

Bezpieczne biuro w trakcie epidemii Covid-19 Pobierz e-book
Szukasz Pracownika? Znajdziesz go na Pracuj.pl

Czytaj również

Koniec pracy zdalnej po epidemii. Jak ułatwić pracownikom powrót do biura?

7 min czytania

Komunikacja z pracownikami w czasie kryzysu - jak informować pracowników o zmianach w firmie?

7 min czytania

Praca zdalna a opieka nad dziećmi - wskazówki dla pracodawcy

4 min czytania