Jak skutecznie rekrutować Magazynierów i Serwisantów? Case study Ivy Technology

W trakcie pandemii nie wszystkie firmy cięły koszty i zatrudnienie. Dla wielu największym wyzwaniem w trakcie kryzysu okazało się znalezienie i utrzymanie pracownika. Firma Ivy Technology zajmuje się serwisowaniem sprzętu komputerowego. Ostatnie półtora roku było okresem dynamicznego rozwoju. O tym jak firma poradziła sobie w okresie wzmożonych dostaw oraz jak na co dzień motywuje pracowników, opowiada Weronika Kopicka, pełniąca rolę HR Business Partnera.

Branża IT nieprzerwanie rośnie. Mimo pandemii Ivy Technology również dynamicznie się rozwija.

Weronika Kopicka: Tak, zajmujemy się naprawą sprzętu komputerowego, takich marek jak Dell czy HP. Poszukujemy więc serwisantów oraz magazynierów. W trakcie kryzysu wiele firm zdecydowało się na naprawę starego sprzętu, zamiast inwestować w zakup nowego. Nasi klienci w Europie również kierowali do nas coraz większe partie sprzętu, co sprawiło, że nasze potrzeby rekrutacyjne znacząco wzrosły. W ciągu półtora roku zatrudniliśmy ponad trzysta osób.

Czy nie mają Państwo problemu z rekrutacją tak dużej liczby specjalistów?

Weronika Kopicka: Zdajemy sobie sprawę, że na kujawsko-pomorskim rynku nie znajdziemy tak licznej grupy wykwalifikowanych specjalistów, dlatego nie oczekujemy doświadczenia. Dla nas kluczowe są motywacja oraz chęć do dalszej nauki, ponieważ to determinuje dalszy rozwój pracownika w firmie. Szkolenia i rozwój zapewniamy od pierwszych dni po zatrudnieniu.

Wspominała Pani, że poszukują Państwo przede wszystkim magazynierów oraz serwisantów, czy mogłaby Pani opowiedzieć, jak przebiega proces rekrutacji oraz kto jest w niego zaangażowany?

Weronika Kopicka: Proces jest prosty i przejrzysty. Już podczas krótkiego wywiadu telefonicznego opowiadamy o wymaganiach na danym stanowisku. Kolejnym etapem jest rozmowa online, która dziś pozwala zachować maksymalny poziom bezpieczeństwa. Jesteśmy firmą, która odpowiada za 1.300 miejsc pracy i przywiązujemy dużą wagę do restrykcji związanych z koronawirusem. Przed pandemią przeprowadzaliśmy testy manualne. Obecnie przy rekrutacji zdalnej jest to oczywiście niemożliwe. Dopiero w momencie obustronnej chęci podjęcia współpracy, zapraszamy do drugiego etapu rozmowy. Kandydat otrzymuje wówczas specjalną antystatyczną odzież roboczą i zostaje zaproszony do pomieszczeń serwisowych. Po instruktażu prosimy o zaprezentowanie próbki pracy.

Jak wspominałam dbamy o to, by proces rekrutacji był prosty i szybki. Wiemy, że kandydaci nie są zbyt długo dostępni na rynku pracy. Decyzję o zatrudnieniu jesteśmy w stanie podjąć nawet w tydzień, ale staramy się, by kandydat nie czekał na finalną odpowiedź dłużej niż dwa tygodnie. Wymaga to także zaangażowania kierowników, którzy uczestniczą w rozmowach i są odpowiedzialni za weryfikację technicznej wiedzy kandydatów. To oni również podejmują ostateczną decyzję o zatrudnieniu.

Działamy w specyficznej branży, w której planowanie jest w zasadzie niemożliwe. Bardzo często jedynie z kilkudniowym wyprzedzeniem dowiadujemy się, że przyjadą większe wolumeny sprzętu do naprawy, więc staramy się szybko odpowiadać na potrzeby biznesu. Zdarza się, że wspomagamy się agencjami pracy tymczasowej. Obecnie testujemy program, w którym pracownicy tymczasowi są zatrudniani bezpośrednio przez nas po 6 miesiącach na stałe.

Z jakich narzędzi rekrutacyjnych Państwo korzystają?

Weronika Kopicka: Nie korzystamy z konkretnego narzędzia rekrutacyjnego, publikujemy ogłoszenia w serwisie Pracuj.pl i sami zarządzamy dalszą selekcją i rozmowami. Organizacja pracy naszego zespołu opiera się przede wszystkim na wewnętrznej komunikacji. Cały czas wymieniamy się informacjami oraz pracujemy na wspólnych platformach czy współdzielonych dokumentach. Planujemy też w przyszłości wprowadzić system wspierający rekrutację.

Co w przypadku rekrutacji magazynierów i serwisantów jest dla Państwa największym wyzwaniem?

Weronika Kopicka: Jednym z największych wyzwań jest odczytywanie komunikatów niewerbalnych. Dla nas rekruterów czy dla osób z HR jest to duża lekcja tego, jak odnaleźć się w tej nowej rzeczywistości zarówno od strony technicznej, jak i interpersonalnej. Ponadto, jak już wspomniałam, w naszej firmie ważna jest weryfikacja zdolności manualnych. Nie możemy tego zrobić online, dlatego dopiero podczas spotkania z potencjalnym pracownikiem w serwisie prosimy go o tzw. “próbkę pracy”.

Co zatem z Państwa doświadczenia najlepiej motywuje zatrudnionych do efektywnej pracy i pozostania w firmie?

Weronika Kopicka: Zatrudniamy wielu pracowników, ale stale rośniemy i mamy niską rotację. Staramy się na bieżąco reagować na wszelkie problemy tak, aby każdy pracownik czuł się zaopiekowany. Oferujemy również szeroki pakiet benefitów, między innymi siłownię z trenerem personalnym, prywatny pakiet medyczny z dostępem do lekarza firmowego, psychologa oraz możliwość zakupu ciepłego posiłku ze znaczącym dofinansowaniem ze strony firmy. Bardzo ważną rolę odgrywa komunikacja oraz dbanie o relacje z zatrudnionymi. Prezes Zarządu Ivy Technology – Marcin Porada – dba o stały kontakt i jest dostępny dla pracowników. Chętnie dzieli się też swoją wiedzą w ramach cyklu spotkań dla pracowników pt.: “Kawa z Poradą”, podczas których Prezes chętnie opowiada o firmie, dalszych planach, ale też odpowiada na ważne dla pracowników pytania.

Na zakończenie: czy mogłaby Pani podzielić się z czytelnikami sprawdzonymi przez Ivy Technology najlepszymi praktykami dotyczącymi rekrutacji?

Weronika Kopicka: Naszym wyróżnikiem jest otwarta komunikacja z kandydatami. Jeżeli widzimy w trakcie procesu, że osoba nie odnajdzie się na oferowanym przez nas stanowisku, to staramy się przekazać to w delikatny, ale szczery sposób. Każdy kandydat biorący udział w procesie rekrutacyjnym otrzymuje informację zwrotną. O potencjalnych pracowników dbamy już na poziomie szkół. Jesteśmy m.in. opiekunem i patronem klasy w Zespole Szkół Elektronicznych w Bydgoszczy i współpracujemy z lokalnymi uniwersytetami.

Dziękujemy za rozmowę:)