Wskazówki

Jak wydawać pracownikom polecenia służbowe i weryfikować ich wykonanie? Wskazówki dla pracodawców

6 min czytania

Będąc szefem, naturalnym zachowaniem jest to, że codziennie wydajesz polecenia służbowe swoim podwładnym. Dzięki temu, że wprowadzasz odpowiedni podział obowiązków, praca jest znacznie bardziej płynna oraz efektywna. Zazwyczaj jednak skupiasz się tylko na efekcie, czyli realizacji poszczególnych poleceń przez pracowników. Jednak chcąc skutecznie egzekwować wykonanie zadań przez podwładnych warto, abyś pochylił się nad tym, w jaki sposób wydajesz polecenia. Jest to trudna sztuka, zwłaszcza gdy chcesz i starasz się utrzymywać dobre relacje z pracownikami. Jak w takim razie połączyć te dwie rzeczy? Sprawdź!

Z tego artykułu dowiesz się:

  • Czym jest polecenie służbowe?
  • Co daje odpowiednia komunikacja w zespole?
  • Jakie elementy składają się na właściwą komunikacje między szefem a pracownikiem?
  • W jaki sposób formułować polecenia?
  • Jak egzekwować wykonanie poleceń od podwładnego?

Polecenie służbowe

Jednym z głównych obowiązków każdego pracownika jest wykonywanie poleceń służbowych. Jest to jednoznaczne z rozpoczęciem zatrudnienia i każdy pracownik powinien się z tym liczyć. Polecenie służbowe to każde zadanie, które przekazujesz podwładnemu. Nieistotne, czy wyrażasz je w formie ustnej, czy pisemnej, gdyż jest równie wiążące w obu przypadkach.

By Twoja współpraca z podwładnym przebiegała pomyślnie, zadbaj o właściwą komunikację. To pozwoli Ci przygotować odpowiedni grunt pod wydawanie poleceń w taki sposób, by nie ucierpiały na tym Twoje dobre relacje z pracownikiem, a jednocześnie zapewni Ci ich realizację. Punktem wyjścia jest jasne, klarowne i konkretne wyznaczenie zakresu obowiązków podwładnemu. To umożliwi Ci delegowanie zadań w oparciu o realne obowiązki, które sprawuje Twój pracownik. Dzięki temu w przyszłości będziesz skuteczniej oraz sprawniej wydawać polecenia, które pozwolą na odpowiednie egzekwowanie ich wykonania.

Właściwa komunikacja z pracownikiem a wykonanie poleceń

Odpowiednia komunikacja w miejscu pracy zapewni Ci lepszą wydajność pracowników, dlatego tak ważne jest, by o nią właściwie zadbać. Dobre porozumienie pomiędzy Tobą a Twoim podwładnym ułatwia pracę oraz sprawne wykonywanie poleceń, gdyż pracownik ma pełną świadomość, czego od niego oczekujesz. Pamiętaj, by traktować podwładnego z należytym szacunkiem oraz zgodnie z zasadami dobrego wychowania. Powtarzaj, co jest dla Ciebie ważne, to zapewni spójny sposób komunikacji, a pracownik sam zacznie z czasem zwracać uwagę na rzeczy istotne z Twojego punktu widzenia. W miarę możliwości rozmawiaj z podwładnym, a zaowocuje to większym zrozumieniem poleceń i bardziej efektywnym wykonywaniem powierzanych obowiązków.

Ponadto słuchaj podwładnego, by na bieżąco eliminować wszelkie niezrozumiałe kwestie. Staraj się być inspiracją dla swojego zespołu, słuchaj pomysłów pracowników, kreuj dyskusje tematyczne i napędzaj ich do działania. Te elementy pozwolą Ci zbudować zaufanie w swoim zespole. Warto, abyś zdawał sobie sprawę, że jeśli we właściwy sposób wydasz polecenie, będzie Ci łatwiej egzekwować wykonanie zadania.

Stosując kilka podstawowych zasad, unikniesz błędów już na poziomie przekazania obowiązków. To z kolei pozwoli Ci zaoszczędzić czas i energię, a pracownik szybciej oraz z większą świadomością przystąpi do realizacji zadania.

Sztuka wydawania poleceń

Wydawanie poleceń jest trudną sztuką, zwłaszcza gdy masz wokół siebie zespół, który lubisz i cenisz. Pełniąc swoją funkcję, musisz jednak sprostać temu zadaniu, dlatego warto się odpowiednio przygotować. Usprawni to nie tylko sam proces wydawania poleceń, ale przede wszystkim późniejszą kontrolę wykonanego zadania. Wydając polecenie w sposób asertywny i kooperacyjny, unikniesz niezręcznych sytuacji, nie zostaniesz zlekceważony, a Twoje pozytywne relacje z zespołem pozostaną niezachwiane. Jednocześnie maksymalnie zwiększysz prawdopodobieństwo wykonania zadania. Dlatego też podczas wydawania poleceń stosuj kilka podstawowych zasad.

Jeśli polecenie jest skomplikowane i wieloetapowe warto, abyś wszystko najpierw spisał oraz sam przeanalizował, a następnie przekazał podwładnemu. To sprawi, że nie umknie Ci żaden ważny element zadania, a na etapie egzekwowania wykonania go przez pracownika, będziesz mieć gotową listę weryfikacyjną.

Zadbaj, by Twój przekaz był jasny i klarowny, konkretnie precyzuj polecenie. Opisz zadanie i skup się na jego najważniejszych elementach. Uwypuklij te części polecenia, na które kładziesz największy nacisk. W ten sposób podczas wykonania zadania, pracownik będzie miał świadomość, które z jego części są najbardziej istotne, a Tobie ułatwi to późniejszą weryfikację.

Ustal termin wykonania zadania oraz sposób, w jaki będziesz kontrolować jego wykonanie. Istotne jest, byś określił, jak podwładny ma się z Tobą kontaktować w razie wątpliwości i trudności. Następnie daj czas pracownikowi na zadawanie pytań dotyczących danego zadania. W ten sposób nabierzesz pewności, że dokładnie zrozumiał treść Twojego polecenia. Na koniec jeszcze podsumuj wszystkie ustalenia oraz zachęć podwładnego do działania.

Weryfikacja wykonanych poleceń

Głównym obowiązkiem pracownika jest sumienne wykonywanie wydanych mu poleceń, a Twoim weryfikacja jego pracy. Pamiętaj jednak, że wyznaczone mu przez Ciebie zadania powinny być zgodne z jego kwalifikacjami i zakresem obowiązków. Trzymając się zasad dotyczących wydawania poleceń, Twój podwładny uzyska wszystkie potrzebne mu informacje do działania. Dzięki temu możesz ze znaczą pewnością stwierdzić, że nie zlekceważy Twojego polecenia i zacznie je sumiennie realizować.

Jeśli zatem w odpowiedni sposób wydasz polecenie, on chętnie wykona zadanie, a Wasze relacje nie będą w żaden sposób rzutować na wyniki. Miej świadomość natomiast, że do Twoich obowiązków należy stałe monitorowanie postępów pracy nad danym zadaniem podwładnego i to Ty docelowo ponosisz odpowiedzialność za jego realizację. Jednocześnie weryfikując wykonanie polecenia i zawsze daj pracownikowi informację zwrotną. Bez względu na to, czy będzie ona pozytywna, czy negatywna, Twój podwładny uzyska w ten sposób informację o swojej pracy, co pozwoli mu nie popełniać ewentualnych błędów w przyszłości. Dlatego też odpowiednie egzekwowanie wykonanych poleceń jest tak ważne.

Podsumowanie

Dobra komunikacja z podwładnym to podstawa, od której należy wyjść przy wydawaniu poleceń służbowych oraz skutecznym ich egzekwowaniu. Gdy jesteś już merytorycznie przygotowany do tego, by delegować zadania, Twoje dobre relacje z pracownikiem nie zostaną zaburzone. Ważne byś kierował się ogólnie przyjętymi zasadami. Tylko wtedy unikniesz błędów już na etapie wydawania polecenia, a to z kolei ułatwi Ci weryfikację wykonania danego zadania przez pracownika.

Monitoruj pracę podwładnego na różnych etapach wykonywania zadania, to pozwoli Ci sprawniej ocenić efekt, a jemu będzie łatwiej eliminować błędy na bieżąco. Dzięki tym zabiegom egzekwowanie wykonania poleceń i kontrola zadań będą przebiegać w sposób naturalny. Pamiętaj, by odpowiednio wcześniej ustalić zakres obowiązków pracownika oraz przysługujące mu kompetencje. W taki sposób wszyscy będą mieć świadomość swoich obowiązków, co sprawi, że zaoszczędzisz swój czas, a praca Twojego zespołu stanie się bardziej efektywna.

Szukasz Pracownika? Znajdziesz go na Pracuj.pl

Czytaj również

Motywowanie do pracy a osobowość pracownika – jak to pogodzić?

7 min czytania

Jak zdemotywować pracownika? Poznaj 5 najczęstszych błędów w zarządzaniu pracownikami

5 min czytania

Jak skutecznie delegować zadania nowemu pracownikowi?

5 min czytania