Jak utrzymać zaangażowanie pracowników pracujących z domu?

Wśród wielu pracodawców istnieje obawa, że praca zdalna całych zespołów może mieć negatywny wpływ na funkcjonowanie ich firmy. Brak regularnego kontaktu i poczucia przynależności do zespołu może się odbić na jakości pracy i wynikach firmy. O tym, jak budować zaangażowanie i utrzymać dobre relacje między pracownikami opowiada Joanna Toboła-Pieńczak - Product Development Manager w Pracuj.pl.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Co zrobić, aby pracownicy zdalni czuli się częścią firmy, pracując z domu?
• Co zrobić, aby pracownicy zdalni chcieli pracować na wspólny cel i wspierali się wzajemnie?
• Jak budować relacje w zespole?
• Jak zarządzać pracownikami zdalnymi, aby ich uwaga i priorytety nie przenosiły się w godzinach pracy na życie i sprawy prywatne?

Co zrobić, aby pracownicy zdalni czuli się częścią firmy, pracując z domu, a nie z biura?

JT: Nic nie działa tak demotywująco na pracowników, jak poczucie wykluczenia, dlatego podczas pracy zdalnej zadbaj o pełną transparencję informacji. Każdy komunikat dotyczący działań firmy powinien trafiać do wszystkich w tym samym czasie. Bardzo ważna jest jasna i regularna komunikacja. Co aktualnie dzieje się w firmie, jakie stoją przed nią wyzwania oraz jakie wskaźniki są kluczowe dla jej rozwoju. Dzięki temu każdy z pracowników będzie miał szansę zrozumieć, jakie rezultaty dają jego działania i jaki jest jego realny wpływ na sukces przedsiębiorstwa.

Aby pracownicy nie odczuli drastycznej zmiany po przejściu z pracy biurowej na tryb zdalny, postaraj się utrzymać rytm pracy, który do tej pory panował w biurze. Wbrew pozorom większość codziennych zwyczajów z biura da się odzwierciedlić w warunkach online-owych.

Nie rezygnujmy z cyklicznych statusów, spotkań, warsztatów, a nawet wspólnych lunchów. Zamiast tego poszukajmy narzędzi, które pozwolą kontynuować dotychczasowe tradycje. Pomóc mogą tutaj odpowiednie kanały do komunikacji. W Grupie Pracuj utworzyliśmy kanał „7 piętro”. Wirtualną przestrzeń, w której pracownicy siódmego piętra mogą tak, jak dotychczas spotkać się na poranną kawę i pogawędki, które nie zawsze są stricte związane z pracą. Do działań zdalnych przenieśliśmy też akcję „Podaj Dalej”, która wcześniej polegała na tym, że każdy mógł przynieść do biura niepotrzebne rzeczy, takie jak książki, gry czy filmy i znaleźć im nowego właściciela. W trybie zdalnym utworzyliśmy przestrzeń, w której pracownicy wymieniają się inspiracjami. Podsyłamy sobie linki do ciekawych koncertów, bezpłatnych kursów online, webinarów czy atrakcyjnych promocji.

Zachęcam też, żeby spotkania zawsze odbywały się przy włączonych kamerkach. Rozmowy przez telefon lub z nieruchomym zdjęciem profilowym mają zupełnie inny wydźwięk niż te, podczas których możemy się nawzajem zobaczyć. Komunikacja niewerbalna, nasze gesty, mimika czy wyraz twarzy ułatwiają kontakt i poczucie bliskości. To nie tylko buduje zaangażowanie, ale daje też poczucie, jakby spotkanie odbywało się w normalnych warunkach, w salce.

Co zrobić, aby pracownicy zdalni czuli się częścią zespołu, chcieli pracować na wspólny cel i wspierali się wzajemnie?

JT: Wychodzę z założenia, że im większy wpływ ma pracownik na przebieg jakiegoś zadania, tym większą ma motywację, żeby wykonać je jak najlepiej. Właśnie dlatego, także na poziomie zespołu, cel musi być wyrażony w jasny i transparentny sposób, by każdy wiedział, po co coś robi i jaka jest jego rola. W Grupie Pracuj stawiamy na budowanie autonomicznych zespołów. Pozwalamy ludziom na samoorganizację pracy, ponieważ wierzymy, że ludzie, podejmując samodzielne decyzje, skupiają się na celu i naprawdę do niego dążą.

W naszych zespołach prowadzimy tzw. proces wspólnej inspekcji i adaptacji. Organizujemy regularne spotkania zespołowe, podczas których zadajemy sobie nawzajem pytania, dotyczące tego, jakie działania przeprowadzone w ostatnich dniach się sprawdziły lub nie. Wypisujemy pozytywne aspekty naszej pracy oraz plany na kolejne dni lub tygodnie. Co chcemy zmienić, poprawić, co nie działało do tej pory. Na przykład, jeśli zauważymy, że nie wszyscy mają bieżący dostęp do niezbędnych do pracy materiałów, to jako cel na kolejny tydzień obieramy przygotowanie zestawienia tych materiałów. Takie spotkania to też dobry moment, żeby sprawdzić, jak ludzie się czują w zespole, jaka jest atmosfera i czy komunikacja między pracownikami przebiega płynnie.

W całym tym procesie chodzi o to, żeby na moment zatrzymać pracę i spojrzeć na działania zespołu z innej perspektywy. Dla pracodawcy jest to też dobra okazja, żeby sprawdzić, czy praca jest rozłożona w odpowiedni sposób, czy każdy jest zaangażowany lub, czy ktoś nie jest pomijany.

Jak budować relacje w zespole?

JT: Budowanie zespołu, kiedy wszyscy pracują z domu, może wydawać się trudne, ale na pewno nie niemożliwe. Dobrze jest eksperymentować z różnymi metodami, ćwiczeniami i warsztatami, które będą integrować pracowników. My w Pracuj.pl wprowadziliśmy na przykład poranne spotkania wideo na wspólną kawę, podczas których każdy może opowiedzieć, jak mu minął weekend, co słychać. Taka przestrzeń odzwierciedla codzienne spotkania w kuchni i służy do rozładowania atmosfery, żartów i nieoficjalnych rozmów. Nawet największym introwertykom podczas pracy zdalnej może brakować luźnych rozmów przy biurku, dlatego warto je czymś zastąpić. Codziennie o 12.00 odbywa się też u nas wspólna 10-minutowa medytacja, do której każdy może dołączyć. Nasi pracownicy chętnie spotykają się także online po godzinach pracy, na przykład na wspólne granie w planszówki czy kalambury.

Zadaniem szefa jest zachęcanie pracowników do podejmowania akcji na rzecz relacji w zespole. Dobrze jest wysłać jasny komunikat z informacją, że nie masz nic przeciwko, żeby ludzie umawiali się na krótkie kawy w ciągu dnia. Jeśli chcą się spotkać po godzinach pracy, postaraj się zapewnić im do tego przestrzeń oraz potrzebne narzędzia.

W pracy zdarzają się konflikty, nieważne czy pracujemy w biurze, czy zdalnie. Jednak pracując zdalnie, mierzymy się z utrudnioną komunikacją. Mamy ograniczoną mowę ciała, spędzamy dużo czasu bez codziennych interakcji z ludźmi, bez kontaktu. Ważne, by w zespole stworzyć warunki do rozmowy na temat trudnych sytuacji i pomóc rozwiązać konflikt. Polecam też spotykać się regularnie z pracownikami 1 na 1, aby wiedzieć, co się dzieje i odpowiadać na ich potrzeby.

Jak zarządzać pracownikami zdalnymi, aby ich uwaga i priorytety nie przenosiły się w godzinach pracy na życie i sprawy prywatne?

JT: Ja, jako manager, staram się wychodzić z założenia, że pracuję z odpowiedzialnymi ludźmi, którzy potrafią odseparować rzeczy prywatne od zawodowych. Daję im duży kredyt zaufania, ale wyznaczam też jasne reguły pracy zdalnej i ustalam miary efektywności pracy, żeby móc ją monitorować. Oczywiste jest, że praca w domu niesie za sobą ryzyko wielu rozpraszaczy, ale umawiam się z zespołem, że skupiamy się przede wszystkim na tym, żeby pracować tak efektywnie, jak w biurze. W razie potrzeby modyfikujemy godziny pracy, żeby każdy mógł połączyć obowiązki zawodowe z prywatnymi.

Jeżeli zauważam, że ktoś mniej pracuje i wyraźnie spada jego wydajność to w oparciu o konkretne dane, pytam go o przyczyny tej sytuacji. Zdarza się, że ktoś ma po prostu gorszy czas lub boryka się z problemem prywatnym. Wtedy staramy się wspólnie znaleźć jakieś rozwiązanie. Czasami wystarczy kilka dni urlopu na przepracowanie sytuacji, a czasami niezbędne jest podzielenie się problemem z zespołem. Jeżeli jednak kłopot sprawia spadek zaangażowania, wtedy wprowadzam konkretne wymagania: zwiększenie transparencji pracy, wypisanie zadań na każdy tydzień, monitoring codziennej pracy, częstsze rozmowy weryfikujące.

Dla mnie podstawą pracy zdalnej jest zawsze informacja zwrotna. Jeżeli spadają wyniki lub praca nie jest wykonywana na odpowiednim poziomie, to należy zareagować tak szybko, jak to możliwe. Inaczej możemy stracić zaangażowanie, a w konsekwencji pracownika. Z drugiej strony, pamiętaj także o podziękowaniach i pochwałach za zasługi na spotkaniach zespołowych.

Podsumowanie

Aby praca zdalna przebiegała efektywnie, a pracownicy byli zaangażowani w wykonywanie swoich obowiązków należy zadbać o jasną i transparentną komunikację aktualnej sytuacji firmy. Pracownicy powinni wiedzieć, dlaczego ich praca jest ważna i jak wpływa na osiąganie założonych celów. Postaraj się odzwierciedlić rytm dnia w warunkach zdalnych. Organizuj oficjalne i nieoficjalne wideorozmowy, wydarzenia integracyjne i dbaj o dobry kontakt wewnątrz zespołu. Wprowadź też zasady rozliczania się z pracy w domu i monitoruj efekty. Reaguj, jeśli zauważysz spadek wydajności i zawsze po otrzymaniu materiałów staraj się wysyłać informację zwrotną.