Porady

Komunikacja w zespole pracującym zdalnie – 5 sposobów jak ją ulepszyć

3 min czytania

Praca zdalna traktowana do tej pory jako benefit pracowniczy, w obecnej sytuacji stała się koniecznością i nie lada wyzwaniem dla pracodawców. Dla wielu firm jest to nowa i nieplanowana sytuacja, przez co zarządzanie pracownikami stało się jeszcze trudniejsze i pełne obaw, zwłaszcza dla tych firm, które nigdy dotąd nie pracowały w takim systemie. Podstawą home office jest dobra organizacja oraz zadbanie o właściwy przepływ informacji pomiędzy członkami zespołu. Poznaj 5 sposobów na ulepszenie komunikacji w zespole pracującym zdalnie.

Z artykułu dowiesz się:

  • W jaki sposób rozsądnie zaplanować pracę zdalną swojego zespołu?
  • Jakimi zasadami komunikacji warto się kierować?
  • Jak zadbać o komfort pracowników w czasie pracy z domu?

Informacja o tym, że prowadzenie firmy przenosisz do świata online, nie musi oznaczać obniżenia jakości zarządzania zespołem. Żeby mądrze delegować zadania pracownikom i wspólnie osiągać zamierzone cele wystarczy kierować się kilkoma sprawdzonymi zasadami.
Dobrze poinformowany pracownik będzie czuł się bezpieczny pomimo tego, że nie znajduje się w siedzibie firmy i nie może podejść i poprosić o szybkie wyjaśnienie konkretnej sprawy.

Jak ulepszyć komunikację w zespole pracującym zdalnie?

1. Udostępnij komunikator i narzędzia do zarządzania pracą

Pracownicy potrzebują stałego dostępu do informacji o tym, co się dzieje w zespole. Rozważ wdrożenie narzędzia lub komunikatora, który umożliwi im podgląd i sprawdzenie, na jakim etapie są poszczególne zadania i projekty. Zarówno te, które wymagają kontynuacji z pracy w biurze, jak i zupełnie nowe, rozpoczęte w trybie home office. Dlaczego jest to tak ważne?

Chaos i brak informacji może spowodować, że kilka osób z zespołu będzie jednocześnie wykonywać takie same zadania. Idąc dalej, możliwość zobaczenia etapów realizacji zadania, przy którym pracuje kilkuosobowy zespół, zmniejszy prawdopodobieństwo popełnienia błędów, które ktoś wcześniej zauważył i wyeliminował.

2. Przekazuj precyzyjne komunikaty

Managerowie oraz pracownicy, którzy mierzą się z pracą zdalną po raz pierwszy, powinni dokładnie wyjaśniać swoje oczekiwania – zakres zadania, jego cel i termin realizacji. Ustal także priorytety i powiedz, na jakim efekcie Ci zależy, aby pracownicy mimo ograniczonego kontaktu z przełożonym i zespołem mogli realizować swoje zadania nie tylko prawidłowo, ale także ze spokojem.

3. Wyjaśnij intencje swoich działań

Komunikując się z pracownikami mailowo, wyjaśniaj intencje swoich działań i próśb. Odbiorca wiadomości, nie widząc Twojej mimiki, ani nie słysząc Twojego głosu, wyciąga wnioski jedynie z treści wiadomości. W takich sytuacjach bardzo łatwo nie nieporozumienia. Dlatego także ważny jest odpowiedni dobór słów oraz wyjaśnienie szerszego kontekstu i Twoich intencji.

4. Ustal kanał do pilnej komunikacji

Żeby w pełni zadbać o komfort pracy swojego zespołu, ustal jeden kanał komunikacji dla pilnych spraw. Zapewnij dodatkowo pracowników, że nie muszą natychmiast odpowiadać na wszystkie maile, potwierdzając w ten sposób swoją obecność. Ciągłe zaglądanie do skrzynki utrudnia skupienie uwagi na kluczowych zadaniach i sprawną ich realizację.

5. Zaplanuj specjalny czas na komunikację

Praca tylko z użyciem maila i telefonu nie sprzyja skupieniu na jednym zadaniu. Zredukuj do minimum stres towarzyszący pracy zdalnej. Aby to zrobić, określ godziny, w których zespół pracuje w skupieniu i te, w których odbędą się spotkania online oraz rozmowy telefoniczne. Zorganizuj plan dnia tak, żeby każdy pracownik miał możliwość skoncentrowania się na realizacji swoich celów.

Szukasz Pracownika? Znajdziesz go na Pracuj.pl

Czytaj również

Koniec pracy zdalnej po epidemii. Jak ułatwić pracownikom powrót do biura?

7 min czytania

Jak przygotować biuro na powrót pracowników po pandemii koronawirusa?

6 min czytania

Komunikacja z pracownikami w czasie kryzysu - jak informować pracowników o zmianach w firmie?

7 min czytania