Wskazówki

Komunikacja z pracownikami w czasie kryzysu – jak informować pracowników o zmianach w firmie?

7 min czytania

Jakiekolwiek zmiany zachodzące w firmie zawsze wywołują obawy wśród pracowników - szczególnie jeśli dotyczą zwolnień i zmian w strukturze. Obaw nie da się uniknąć, ale odpowiednia komunikacja wewnętrzna może znacząco je zmniejszyć i sprawić, że nawet osoby, których zmiany bezpośrednio dotkną, zachowają szacunek do Twojej firmy. Jak zadbać o komunikację wewnętrzną i informować pracowników o zmianach w dobie kryzysu? Sprawdź!

Z artykułu dowiesz się:

  • Jak zaplanować komunikację do pracowników?
  • Jaka jest rola pracodawcy w komunikacji kryzysowej?
  • Jak ułatwić pracownikom przyjęcie zmian?

Nie wszystkie zdarzenia można przewidzieć. Mowa tutaj o sytuacjach nadzwyczajnych, takich jak wprowadzenie stanu wyjątkowego, klęski żywiołowej, pandemii i innych momentów, które wywołują dynamiczne zmiany zarówno w funkcjonowaniu Twojej firmy, jak i gospodarki. W takich sytuacjach szczególnie istotne jest dbanie o komunikację wewnętrzną z pracownikami. Dzięki niej będziesz miał poczucie kontroli nad sytuacją, a Twoi pracownicy będą na bieżąco informowani o planowanych zmianach i działaniach w firmie.

Komunikacja do pracowników – jak przygotować plan komunikacji?

Tworząc plan komunikacji wewnętrznej z pracownikami, pamiętaj, aby zawrzeć poniższe informacje:

1. Treść komunikatu
Kluczowy przekaz, który chcesz przekazać. Przy przekazywaniu informacji, a szczególnie tych trudnych, warto skupić się na rzeczach najważniejszych. Podczas ustalania przekazu pomocne jest zadanie sobie pytania: jakie trzy rzeczy odbiorca musi zapamiętać z tej komunikacji?

2. Ściśle określony czas
W przypadku komunikacji dotyczącej trudnych zmian, szczególnie ważne jest precyzyjne ustalenie dat, a nawet godzin konkretnych działań komunikacyjnych. Dzięki temu zmniejszysz możliwość tworzenia się plotek, domysłów i niedopowiedzeń.

3. Odbiorcy komunikatu
Na początku tworzenia planu trzeba ustalić, jakie mamy grupy docelowe. Mogą to być np. managerowie, osoby dotknięte zmianą czy konkretne zespoły. Dla każdej z tych grup warto przygotować osobny, adekwatny do sytuacji sposób komunikacji.

4. Narzędzia do komunikacji
Zadecyduj, z jakich narzędzi do komunikacji z pracownikami będziesz korzystać. Jakie informacje będziesz przekazywać za pośrednictwem e-maila, jakie podczas spotkań, a jakie np. z wykorzystaniem wewnętrznego komunikatora.

Zastanów się, kto w Twojej firmie jest liderem opinii wśród pracowników. Takie osoby mogą być dobrym źródłem informacji o nastrojach i oczekiwaniach, które panują w firmie. Bardzo ważne, aby o tę informację pytać systematycznie. Dzięki temu, w każdym momencie będziesz wiedział, czy dotychczasowy proces komunikacji wymaga przemodelowania, czy też zmierza w dobrym kierunku.

Kto powinien dbać o komunikację z pracownikami?

Bardzo ważne jest, by o komunikację z pracownikami dbał pracodawca – osoba zarządzająca firmą. W oczach pracowników takie komunikaty i decyzje będą odbierane jako przemyślane i wiarygodne. W przypadku, gdy firmą zarządza kilka osób – ważne jest, by przemawiały one jednym głosem, jako integralny i zgrany zespół. Jakiekolwiek różnice poglądów powinny być rozstrzygane w zamkniętym gronie, by podczas otwartego spotkania z pracownikami móc przedstawić jedną, spójną wizję. Ani pracownicy, ani managerowie nie powinni wyczuwać wahań czy niepewności, ponieważ może to wzbudzać dodatkowy niepokój i poczucie destabilizacji. W efekcie te emocje mogą przekształcić się w panikę lub strach, obniżając nastroje w firmie i wpływając na efektywność jej działań.

Kontakt z managerami zespołów

W komunikacji wewnętrznej z pracownikami bardzo ważną rolę odgrywają również managerowie oraz kierownicy zespołów. Dlatego też od samego początku włączaj ich w proces planowanych zmian. Powinni na bieżąco otrzymywać aktualne informacje, ponieważ to właśnie do nich pracownicy będą zwracali się z pytaniami i zażaleniami w pierwszej kolejności.

Jeśli sytuacja firmy zmusza Cię do przeprowadzenia zmian w strukturze, to zadbaj o to, aby po ogólnym ogłoszeniu informacji, managerowie porozmawiali o tym ze swoimi zespołami. Jest to moment na bardziej szczegółowe przedstawienie sytuacji i odpowiedzenie na pytania, których być może ktoś nie miał odwagi zadać na forum całej firmy.

Transparentność komunikacji

Przekazywanie informacji o decyzjach i zmianach powinno odbywać się możliwie w jak najprostszy i przystępny sposób – taki, który dotrze do wszystkich pracowników i będzie dla nich w pełni zrozumiały. Nie jest to moment na przygotowywanie skomplikowanych wykresów czy też prezentowanie trudnych zagadnień ekonomicznych. Takie szczegóły warto przekazać managerom, tak by mogli podzielić się tymi informacjami w momencie, gdy pracownicy w ich zespołach zwrócą się z pytaniami.

Na etapie komunikowania zmian, jako pracodawca powinieneś wyjść naprzeciw pracownikom i komunikować się w sposób transparentny i otwarty. Raz stracona wiarygodność i zaufanie pracowników jest nie do odzyskania. Szczególnie w ramach procesu zmian, który sam w sobie wywołuje wiele emocji. Lepiej przyznać wprost, że nie wie się wszystkiego o nowej sytuacji, lub jakieś decyzje nie są jeszcze podjęte, niż przekazać nieprawdę.

Wsparcie dla pracowników – jak ułatwić im przyjęcie zmian?

Poza empatycznym podejściem, szczerością i transparentnością bardzo ważne jest, by pracownicy podczas całego procesu zmian odczuwali wsparcie i możliwość komunikowania się z przełożonymi lub odpowiednią osobą, która ułatwi im wdrożenie się w nową sytuację.

Warto, aby udostępnić adres mailowy czy specjalny numer telefonu, pod którym pracownicy będą mogli nie tylko uzyskać dodatkowe informacje i rozwiać swoje wątpliwości, ale również zgłosić swoje uwagi czy propozycje zmian. Taka możliwość ma podwójne znaczenie. Dla pracodawcy będzie okazją do poznania nastrojów pracowników, a samym pracownikom da miejsce, w którym będą mogli podzielić się swoimi obawami i uzyskać szybką odpowiedź na wszelkie pytania i wątpliwości.

Odpowiednie zakomunikowanie kwestii zwolnień

Zwolnienia, szczególnie te, które nie wynikają bezpośrednio z działań pracownika czy zespołu, są dla firmy najtrudniejsze. Do rozmowy ze zwalnianym pracownikiem należy się bardzo dobrze przygotować. Zarówno od strony informacyjnej – szczerze, ale empatycznie zakomunikować mu powód zmiany – jak również być gotowym na potencjalne możliwe reakcje – zaskoczenie, gniew, smutek, czasem także płacz, nerwowy śmiech czy niedowierzanie.

W przypadku zwolnień przełożony powinien osobiście poinformować zespół o zaistniałej sytuacji oraz dać możliwość zadania pytań i „przegadania” tematu. Powinien też skontaktować się mailowo z osobami zespołu, które najczęściej współpracowały z daną osobą. Nie wchodząc w zbytnie szczegóły należy przekazać im informacje o zmianie.

Co dalej?

Po zakończeniu tak trudnych zmian, jak zwolnienia czy przebudowa struktury firmy, warto, żebyś rozważył przeprowadzenie w firmie badania zaangażowania pracowników. Często po takich zmianach pozostali pracownicy odczuwają niepewność lub obniżoną motywację. Takie badanie pozwoli Ci poznać nastroje panujące w firmie i wdrożyć ewentualne usprawnienia. Działania te mają na celu przywrócenie poczucia pewności, stabilności i zbudowanie nowej siły zespołu.

Komunikacja z pracownikami – dlaczego jest tak ważna?

To oczywiste, że przekazanie informacji o awansie, rozbudowie firmy, dodatkowych etatach czy premiach jest dużo łatwiejsze niż informowanie o zwolnieniach czy zmianie struktury. Jednak bez odpowiedniego podejścia i dbałości o komunikacje, takie zmiany mogą mieć długoterminowe skutki związane z obniżeniem motywacji i efektywności pracowników. Mogą także negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy. Dlatego powiedzenie „Communication is key” w dobie trudnych zmian nabiera szczególnego znaczenia.

Szukasz Pracownika? Znajdziesz go na Pracuj.pl

Czytaj również

Koniec pracy zdalnej po epidemii. Jak ułatwić pracownikom powrót do biura?

7 min czytania

Jak przygotować biuro na powrót pracowników po pandemii koronawirusa?

6 min czytania

Praca zdalna a opieka nad dziećmi - wskazówki dla pracodawcy

4 min czytania