Wywiad

Koniec pracy zdalnej po epidemii. Jak ułatwić pracownikom powrót do biura?

7 min czytania

Powrót pracowników z pracy zdalnej to duże wyzwanie organizacyjne, ale także komunikacyjne. Ilość nowych zasad i procedur, z którymi będą musieli zmierzyć się pracownicy w nowej rzeczywistości biurowej, nie zachęca do powrotu z wygodnego home office. O tym, jak ułatwić pracownikom ten proces i jak wygląda praca biurowo-domowa opowiada Agata Grzejda, Specjalista ds. Komunikacji Wewnętrznej oraz Maciej Chwiłoc, Dyrektor ds. Technologii w Grupie Pracuj.

Przed jakimi wyzwaniami stoją pracodawcy, którzy chcą przywrócić pracę w biurze?

MC: Chyba największym wyzwaniem jest odpowiedź na pytanie, czy i kiedy wracać do biura. Jeśli tylko firma jest w stanie funkcjonować zdalnie, to pamiętaj, że to nie jest moment, kiedy powinniśmy zmuszać pracowników do powrotu. Coraz częściej mówi się też otwarcie o tym, że zasady pracy, które obowiązywały przed pandemią, już nie wrócą. Jeszcze do marca w Grupie Pracuj około 90 proc. pracowników pracowało wyłącznie w biurze. Wybuch pandemii oraz idący za nią niespodziewany i bardzo szybki proces digitalizacji zmienił podejście do pracy zdalnej. Pokazał nam i wielu firmom, że obecność w biurze, która wcześniej wydawała tak kluczowa do efektywnego funkcjonowania firmy, jest możliwa do zastąpienia spotkaniami online. Przynajmniej w perspektywie pojedynczych miesięcy.

Każda osoba prowadząca lub zarządzająca firmą powinna odpowiedzieć sobie na pytanie, jaką docelowo kulturę firmy chce tworzyć i budować. Pamiętajmy, że nie każdy zespół i nie każdą pracę można wykonywać zupełnie zdalnie na stałe. Jest szereg działań, których nie jesteśmy w stanie przeprowadzić online.

O relacje w zespole, zaufanie, atmosferę – czyli to, co często najbardziej wspiera zaangażowanie i podnosi satysfakcję z wykonywanej pracy – o wiele łatwiej zadbać podczas rozmów twarzą w twarz czy przypadkowych spotkań w kuchni. Przynajmniej raz na jakiś czas konieczne są też spotkania w celu przekazania informacji zwrotnej czy wprowadzenia do nowych projektów.

Wyzwaniem, o którym należy pamiętać, jest też to, że nie wszyscy mają odpowiednie warunki do pracy z domu. Czasem tak wydawać by się mogło prozaiczna rzecz, jak wygodne krzesło czy dobra kawa powodują, że tęsknimy za szybszym powrotem. Finalnie pamiętajmy o znalezieniu balansu pomiędzy komfortem pracy a zachowaniem odpowiednich zasad bezpieczeństwa.

Jak komunikować otwarcie biura i nowe procedury bezpieczeństwa?

AG: Otwieranie biur Grupy Pracuj rozpoczęliśmy od wysłania ankiety do pracowników, w której mogli zadeklarować czy są chętni, żeby wrócić do biura i jeśli tak to czy na pełen etat, czy na kilka dni w tygodniu. Okazało się, że jest duża grupa osób, która chciałaby pojawiać się w biurze raz na jakiś czas. Największą obawą dotyczącą powrotu do biura, którą pracownicy wyrażali w ankiecie, była droga do pracy komunikacją miejską. Szybko znaleźliśmy na to rozwiązanie, udostępniając parking dla chętnych. Osoby przyjeżdżające rano samochodem mogą zarezerwować sobie miejsce parkingowe w specjalnej aplikacji.

Kolejnym krokiem było przygotowanie dokumentu, w którym zostały zebrane wszystkie zasady postępowania w biurze. Zawiera on informacje, jak przygotować się do przyjazdu do biura oraz jakie są zasady przebywania w przestrzeniach wspólnych.  Materiały rozesłaliśmy do pracowników i tylko osoby, które zapoznały się z dokumentem i zaakceptowały nowe procedury, mogą przyjeżdżać do biura.

Ważnym elementem tej komunikacji były też spotkania (oczywiście w formie online). Na bieżąco opowiadaliśmy pracownikom, jak przygotowujemy biuro, co dokładnie zostało zrobione, co jeszcze przed nami i kiedy dokładnie wracamy. Była też możliwość zadawania pytań, tak aby każdy mógł wyrazić swoje wątpliwości i uspokoić obawy.

Aby ułatwić pracownikom funkcjonowanie w nowej rzeczywistości biurowej, przygotowaliśmy plakaty z zasadami korzystania z poszczególnych pomieszczeń na terenie biura. Już od samego wejścia czekają na nich powitalne plakaty przypominające o zmianie maseczki, dezynfekcji rąk oraz karty do biura. Na salach konferencyjnych wiszą informacje, ile osób maksymalnie może przebywać w danej sali. Zobrazowaliśmy także w różnych miejscach, ile to jest dwa metry, by ułatwić pracownikom dystansowanie społeczne. Zwłaszcza na początku zapamiętanie wszystkich procedur może być trudne, a zapominanie o niektórych czynnościach może wynikać ze starych przyzwyczajeń. Takie proste plakaty, nawet wydrukowane we własnym zakresie mogą okazać się dla nich dużym ułatwieniem.

Jak zachęcić pracowników do powrotu do biura?

AG: Pamiętaj, że powrót do biura jest zupełnie dobrowolny. Jeżeli zależy nam na powrocie pracowników, możemy ich zachęcać, pokazując, jak dobrze biuro zostało przygotowane na ich powrót. Na korzyść będą działać tutaj także pozytywne doświadczenia osób już korzystających z biura oraz zapewnienia o bezpiecznych warunkach pracy. My zaczęliśmy od przedstawienia pracownikom podsumowania ankiety, w którym pokazaliśmy, ile osób chce wrócić do biura. Zachęcamy, aby osoby, które już odwiedziły biuro, dzieliły się spostrzeżeniami z pracy w biurze i zachęcały kolegów do powrotu. Dodatkowo przygotowaliśmy webinar z psychologiem, który odpowiedział na obawy pracowników związane z powrotem do rzeczywistości w dobie pandemii. Jeżeli nie możesz zorganizować takiego webinaru, przygotuj i wyślij do pracowników linki do psychologicznych poradników na temat powrotu do nowej rzeczywistości.

Największym wyzwaniem w przygotowaniu powrotu do biura było opracowanie scenariuszy wszystkich sytuacji kryzysowych, które mogą się wydarzyć i wypracowanie do nich rozwiązań. Wymaga to wykonania dużej pracy koncepcyjnej, a sytuację utrudnia ograniczona ilość wytycznych prawnych.

Jak połączyć pracowników zdalnych i biurowych?

MC: Jak pokazuje nasze dotychczasowe doświadczenie, osób chętnych do pracy w biurze przybywa z każdym dniem. Zdajemy sobie sprawę, że inaczej wygląda praca, jeśli wszyscy są zdalnie a inaczej, jeśli część osób jest fizycznie na spotkaniu. Chcąc zachować odpowiednią efektywność w takich warunkach pracy, będziemy szukać sposobu wprowadzenia podejścia „remote first”. Jest to podejście, w którym w pierwszej kolejności dba się o osoby zdalne. Trzeba wziąć pod uwagę, że podczas spotkań, w których część osób siedzi razem w jednej sali, a część łączy się online, to Ci drudzy mają dużo trudniej. Być może nawet osoby pracujące w biurze będą musiały podłączać się do spotkań online. Dzięki temu każdy w ten sam sposób mógł odbierać informacje i uczestniczyć w spotkaniu. Priorytetem powinno być zadbanie, by osoby zdalne czuły się równoprawnymi członkami spotkania. Nie ma przecież wątpliwości, że spotkania są ważnym narzędziem dla przełożonych, koordynatorów i osób, które zarządzają pracą, dlatego stoi przed nami wyzwanie wypracowania sposobu na tego typu spotkania hybrydowe.

Podsumowanie

Otwarcie biura to dopiero pierwszy krok w stronę wypracowania nowej kultury pracy. Aby pracownicy chętnie wrócili do biura, wyślij im jasny komunikat przedstawiający nowe procedury obowiązujące w biurze. Udowodnij, że przestrzeń biurowa została przygotowana w taki sposób, by zapewnić im bezpieczne warunki pracy. Zadbaj też, by zasady panujące w biurze były przedstawione w prosty sposób i łatwo dostępne w każdym z biurowych pomieszczeń.

Szukasz Pracownika? Znajdziesz go na Pracuj.pl

Czytaj również

Jak przygotować biuro na powrót pracowników po pandemii koronawirusa?

6 min czytania

Komunikacja z pracownikami w czasie kryzysu - jak informować pracowników o zmianach w firmie?

7 min czytania

Praca zdalna a opieka nad dziećmi - wskazówki dla pracodawcy

4 min czytania