Porady

Notatka służbowa – kiedy i jak ją napisać?

6 min czytania

Notatka służbowa to prosty sposób na usprawnienie organizacji pracy i komunikacji w firmie. Co powinna zawierać i jak ją wykorzystać?

17.11.2022

Spis treści:

  1. Do czego przydaje się notatka służbowa?
  2. Jak napisać notatkę służbową?
  3. Kiedy warto ją sporządzić?
  4. Na co uważać przy sporządzaniu notatki służbowej?
  5. Jak wygląda notatka służbowa?
  6. Podsumowanie

Streszczenie:

Prawo pracy nie definiuje struktury ani treści notatki służbowej, więc jej wzór możesz zmodyfikować tak, aby najlepiej odpowiadał potrzebom firmy. Należy tylko pamiętać, żeby nie zabrakło w niej daty i miejsca sporządzenia, autora, tematu oraz ustaleń. Jeśli jest kierowana do konkretnej osoby, zamieszcza się w niej także dane odbiorcy. Dobrym pomysłem jest sporządzenie notatki służbowej ze spotkania służbowego czy rozmowy telefonicznej, podczas której zostały podjęte istotne decyzje. Warto również posiadać tego typu dowód w razie niepożądanego zachowania pracownika jak spóźnienie, bezpodstawne opuszczenie stanowiska pracy czy odmówienie wykonania polecenia pracodawcy.

Do czego przydaje się notatka służbowa?

Pamięć bywa zawodna, szczególnie gdy jako pracodawca masz na głowie wiele obowiązków i związanego z nimi stresu. Koordynację działań ułatwi Ci w takiej sytuacji notatka służbowa. Z jej pomocą możesz z łatwością przekazywać i odnajdować istotne informacje. Może być pomocna również przy rozliczaniu z podjętych zobowiązań, uzasadnieniu decyzji o zwolnieniu pracownika, awansie albo konieczności prześledzenia rozwoju danej sytuacji czy problemu.

 

Zatrudniasz pracowników? Dodaj ogłoszenie na Pracuj.pl i skorzystaj z promocyjnych cen ogłoszeń dla małych i średnich przedsiębiorstw.

Jak napisać notatkę służbową?

Notatka służbowa jest bardzo prosta w sporządzeniu, a jej wzór możesz dowolnie modyfikować.

Zadbać należy jedynie, by zawierała:

  • datę,
  • miejsce jej wykonania,
  • autora,
  • nagłówek ułatwiający rozpoznanie czego dotyczy,
  • podjęte decyzje,
  • ewentualnie listę odbiorców, do których jest kierowana.

Z reguły taki dokument jej zwięzły i opiera się na przedstawieniu faktów o opisywanej sytuacji jak w przypadku sprawozdania czy zawiadomienia o postanowieniach. Najczęściej jej sporządzeniem zajmuje się sekretarka, dział kadr albo kierownik. O stworzenie notatki służbowej można też poprosić pracownika w celu prześledzenia postępów przy określonym projekcie.

Aby sprawnie zlokalizować potrzebne informacje w przyszłości, warto zrobić ewidencję notatek służbowych. Może ona mieć formę papierową lub cyfrową.

Kiedy warto ją sporządzić?

Zaletą notatki służbowej jest jej uniwersalność. Służy do zapisywania m.in. przebiegu spotkań służbowych, podjętych decyzji i akcji dyscyplinarnych. Dobrym pomysłem jest też notatka służbowa z rozmowy telefonicznej, ponieważ w przeciwieństwie do otrzymanego e-maila czy przefaksowanych dokumentów do ustnych ustaleń trudniej się odwołać.

Notatka służbowa może być pomocna w następujących sytuacjach: 

  • w trakcie spotkania służbowego – np. do ustalenia ram czasowych omawianego projektu i podziału obowiązków,
  • w razie wypadku przy pracy – np. do stwierdzenia, kto znajdował się na miejscu zdarzenia,
  • podczas kontroli z inspekcji pracy – do sprawdzenia, kiedy i przez kogo kontrolowana maszyna była ostatnio serwisowana,
  • przy wyciąganiu konsekwencji w związku z niewłaściwym zachowaniem pracownika, jak odmowa wykonania polecenia służbowego, samowolne opuszczenie stanowiska pracy czy pojawienie się w firmie pod wpływem alkoholu – np. do określenia, jak często dana sytuacja miała miejsce.

Na co uważać przy sporządzaniu notatki służbowej?

Przede wszystkim notatka służbowa nie powinna trafić w niepowołane ręce, ponieważ najczęściej zawiera dane objęte ochroną w związku z RODO.

Warto też wiedzieć, że każdy pracownik ma prawo domagać się dostępu do notatek służbowych, w których figuruje. Co więcej, tylko notatki dotyczące wymierzania kar porządkowych mogą znajdować się w teczce pracowniczej.

Wbrew przepisom jest natomiast posiadanie notatek służbowych z wydarzeń, które nie dotyczą bezpośrednio przebiegu zatrudnienia.

Szczególną uwagę należy zachować przy notatce służbowej ze złego zachowania pracownika. Notatka dyscyplinująca nie może być formą kary i musi być jawna. Należy ją zatem umieścić w aktach osobowych pracownika i poinformować go o możliwości wglądu.

 Jak wygląda notatka służbowa?

 

Wzór notatki służbowej:

Notatka służbowa nr…

Data i miejsce:

Do: konkretnej osoby lub np. działu kadr

Od: imię i nazwisko oraz funkcja w firmie

 

W sprawie:

W dniu…,  na hali produkcyjnej przy ul…. doszło do awarii maszyny pakującej. Około godziny 12:30 zaczął wydobywać się z niej dym. Maszynę natychmiast wyłączono. Na miejscu zdarzenia znajdowali się:

W wyniku zdarzenia nikt nie ucierpiał. Miejsce zdarzenia odizolowano i niezwłocznie powiadomiono kierownika działu. Do maszyny wezwano firmę serwisującą.

W celu uniknięcia podobnych zagrożeń w przyszłości ustalono, że:

  • dla pracowników produkcji zostanie w przyszłym tygodniu zorganizowane szkolenie z obsługi maszyn pakujących ze szczególnym uwzględnieniem zasad BHP i uzyskania optymalnej wydajności maszyn,
  • po wykryciu przyczyny awarii kierownik zaleci reorganizację stanowiska pracy,
  • operatorzy maszyn będą odtąd zobowiązani do przeprowadzania co cztery miesiące wewnętrznej inspekcji w celu wyeliminowania potencjalnych awarii.
    Zmiany wchodzą w życie od 1 listopada 2022 roku.

Dokument sporządził/a…

Podsumowanie

Notatka służbowa jest praktycznym sposobem na komunikację w firmie i ułatwienie organizacji pracy. Może stanowić pomoc przy podejmowaniu decyzji, metodę zapamiętania ustaleń ze spotkania czy rozmowy telefonicznej albo dowód podjętego działania. Każda firma ma swobodę w wypracowaniu własnego wzoru notatki służbowej. Aby skutecznie pełniła swoją funkcję, powinna jednak zawierać datę i miejsce jej wykonania, dane odbiorcy, temat, zapis podjętych ustaleń oraz czytelny podpis autora.

Szukasz Pracownika? Znajdziesz go na Pracuj.pl

Czytaj również

Porzucenie pracy - konsekwencje, okoliczności, prawo

6 min czytania

Jak przeprowadzić likwidację stanowiska pracy?

8 min czytania

Zatrudnienie studenta - jaką umowę wybrać?

7 min czytania