Offboarding w małej firmie

Pożegnanie w pracy wiąże się z wyzwaniami zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Może to być szczególnie trudne w małej firmie, gdzie procesy związane z zakończeniem współpracy nie są zautomatyzowane, a relacje między współpracownikami z reguły są bliższe niż w anonimowych korporacjach. Jak płynnie przeprowadzić offboarding i co powiedzieć na pożegnanie w pracy?

24.02.2023

Spis treści:

1. Offboarding – na czym polega?
2. Onboarding and offboarding – czy jest tym samym?
3. Jak sprawić, by pożegnanie w pracy przebiegało bez zakłóceń?
4. Co powiedzieć na pożegnanie w pracy?
5. Jak przeprowadzić offboarding online?
6. Podsumowanie

Streszczenie:

Offboarding to proces, mający na celu płynne zakończenie współpracy z danym pracownikiem. To, jak będzie wyglądał ostatni dzień w pracy, zależy w dużej mierze od umiejętności pracodawcy, dlatego warto pamiętać o empatii i budowaniu wartościowych relacji. Pożegnanie w pracy będzie wyglądało inaczej, jeśli to pracownik podjął decyzję o rozstaniu, a odmiennie, jeżeli został on zwolniony. W każdym przypadku należy zadbać o efektywne przekazanie obowiązków, zdanie sprzętu i kodów dostępu oraz w miarę możliwości ułatwienie osobie odchodzącej nowego początku, np. wystawienie pozytywnych referencji.

Offboarding – na czym polega?

Offboarding jest procesem przeprowadzanym, kiedy zatrudniony opuszcza firmę. Rozwiązanie współpracy wiąże się z wieloma sprawami, które wymagają domknięcia przed ostatnim przekroczeniem pracownika przez drzwi firmy. Przede wszystkim należy sprawdzić:

• jak zostaną przekazane dotychczasowe obowiązki,
• czy zatrudniony ma do wykorzystania zaległy urlop,
• czy pracownik zdał sprzęt służbowy,
• czy rozwiązane zostały pozostałe umowy, łączące obie strony, typu umowa lojalnościowa.

​​Offboarding nie ogranicza się do osób, które posiadają umowę o pracę i może być konieczny także w przypadku zatrudnionych na umowę zlecenie czy nawet tych funkcjonujących w systemie B2B. ​

Onboarding and offboarding – czy jest tym samym?

Podczas gdy offboarding ma na celu pożegnanie z firmą, onboarding oznacza przyjęcie nowego pracownika i zapoznanie go z organizacją pracy w miejscu zatrudnienia. Do onboardingu należy:

• przedstawienie nowego pracownika zespołowi,
• przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego,
• pomoc we wdrożeniu w nowe obowiązki.

Jak sprawić, by pożegnanie w pracy przebiegało bez zakłóceń?

W małej firmie to często pracodawca czuwa nad tym, jak przebiega offboarding, ale można też wyznaczyć osobę, która się tym zajmie.

Wiele zależy od tego, czy pracownik został zwolniony, czy złożył wypowiedzenie. Podczas gdy okres wypowiedzenia pozwala na pożegnanie współpracownika bez pośpiechu, wypowiedzenie ze skutkiem natychmiastowym znacznie przyśpiesza pożegnanie w pracy i sprawia, że jest ono znacznie bardziej stresujące dla obydwu stron.

Pomocny może być harmonogram, dzięki któremu zarówno pracownik, jak i pracodawca będą mieli jasno sprecyzowane kolejne kroki. Należy w nim uwzględnić:

1. przekazywanie obowiązków współpracownikom – komu, do kiedy, a może zostaną one rozdzielone na kilka osób?
2. uzupełnianie ewentualnych luk w grafiku,
3. poinformowanie kadry o odejściu zatrudnionego,
4. rozliczenie się pracownika ze sprzętu służbowego, przepustek czy kart dostępu,
5. odwołanie pełnomocnictw,
6. usunięcie kont firmowych na nazwisko pracownika.

Aby o niczym nie zapomnieć, często stosuje się także karty obiegowe, na których pracownik musi otrzymać potwierdzenie wykonania każdego z powyższych kroków.

Szukasz pracownika? Dodaj ogłoszenie na Pracuj.pl i skorzystaj z promocyjnych cen ogłoszeń dla małych i średnich przedsiębiorstw.

Co powiedzieć na pożegnanie w pracy?

Rolą pracodawcy jest nie tylko upewnienie się, że pracownik przekazał swoje obowiązki i zdał powierzony mu sprzęt, ale też budowanie wartościowej relacji pomimo rozwiązania współpracy.

Umiejętnie dobrane słowa pożegnania na odejście z pracy są tak ważne, ponieważ mają wpływ na:

• reputację firmy, a zatem także na relacje z partnerami biznesowymi,
• przyszłe rekrutacje w związku z opiniami w mediach społecznościowych, a także możliwości współpracy z tą samą osobą w przyszłości,
• zapobieganie celowemu działaniu na szkodę pracodawcy pod wpływem silnych emocji, typu ujawnianie poufnych danych albo podburzanie zespołu przeciwko szefowi.

Słowa pożegnania na odejście z pracy nie muszą być dyplomatycznymi frazesami bez znaczenia. Mogą też oferować konkretne wsparcie, jak:

• wystawienie pracownikowi pozytywnych referencji,
• podzielenie się kontaktami w firmach o podobnym profilu,
• polecenie pracownikowi dobrych usług coachingowych, wspierających planowanie kariery.

Warto też pamiętać, że tzw. exit interview, czyli rozmowa na pożegnanie w pracy ma wartość dla obu stron. Nie tylko pozwala docenić wysiłek pracownika w tworzenie firmy, ale też daje szansę pracodawcy na wysłuchanie szczerej opinii o swoim biznesie i wyciągnięcie wniosków, jak ulepszyć zarządzanie, komunikację czy optymalizację procesów.

Nawet jeśli współpraca z pracownikiem zakończyła się na skutek konfliktu czy zaniedbania obowiązków, postaraj się przywołać sukcesy osoby odchodzącej z pracy i pochwalić jej mocne strony. Im dłuższy staż pracy, tym bardziej emocjonalne może być pożegnanie z firmą, dlatego pracodawca musi wykazać się empatią. Osobom o szczególnych zasługach dla biznesu lub o wyjątkowej lojalności warto odwdzięczyć się pożegnalnym prezentem lub premią.

Jak przeprowadzić offboarding online?

W sytuacji pracy zdalnej konieczny jest offboarding online lub hybrydowy.

W przekazaniu obowiązków przez Internet pomagają specjalne narzędzia online. Zdalne pulpity pomagają zobrazować, co jeszcze wymaga uwagi, zanim nadejdzie ostatni dzień w pracy.

Przede wszystkim należy pamiętać, by nie śpieszyć się z zablokowaniem kont czy dostępów osobie odchodzącej z pracy, ponieważ będą one konieczne, żeby przekazać swoje obowiązki.

Jeśli pracownik zdaje sprzęt firmowy, można poprosić go o wysłanie go kurierem lub stawienie się w biurze w określonym dniu. Jeżeli pracownik pojawi się w siedzibie firmy, nawet w ciągu najbardziej zajętego dnia warto poświęcić parę minut na rozmowę i podziękowanie za współpracę.

Podsumowanie

Pożegnanie w pracy wymaga od pracodawcy wielu umiejętności z zakresu zarządzania. Aby nie ucierpiała reputacja firmy, należy się wykazać empatią i docenić wkład pracownika w budowanie firmy. Aby proces zakończenia współpracy przebiegał tak płynnie, jak to tylko możliwe, wykorzystaj harmonogram przekazania obowiązków i obiegówkę. Offboarding, który dobrze świadczy o pracodawcy, ułatwia też byłemu zatrudnionemu podejmowanie nowych wyzwań zawodowych. W tym celu pamiętaj o wystawieniu referencji i poinformuj pracownika o tym, gdzie może szukać zatrudnienia lub wsparcia w planowaniu kariery.