Praca zdalna w 2023

Praca zdalna była stosowana jako model pracy jeszcze przed pojawieniem się pandemii, jednak ta wyraźnie przyspieszyła jej rozwój. To nie tylko wygoda dla pracownika, ale i oszczędności dla pracodawców. W dobie cyfryzacji, gdy większość zadań możemy wykonać za pomocą laptopa, zarządzanie firmą z biura przestało być konieczne. Pod koniec stycznia 2023 roku Kodeks pracy został zaktualizowany o regulacje dotyczące takiego ułatwienia w wykonywaniu służbowych obowiązków. Dowiedz się, jakie przepisy weszły w życie.

20.03.2023

Spis treści:

1. 1. Praca zdalna – co mówią najnowsze przepisy?
   2. Kto i kiedy może wystąpić z wnioskiem o pracę zdalną?
   3. Czy można pracować zdalnie tylko sporadycznie?
   4. Czy pracodawca może nakazać pracownikowi powrót do biura?
   5. Pracownicy uprzywilejowani – komu przysługuje prawo do pracy zdalnej?
   6. Jakie zmiany należy wprowadzić w regulaminie, jeśli zatrudniasz pracowników zdalnych?
   7. Co trzeba zapewnić pracownikowi, wykonującemu swoje obowiązki zdalnie?
   8. Jakie obowiązki ma pracodawca, który zatrudnia pracowników zdalnych?
   9. Jak przebiega kontrola pracy zdalnej?
   10. Podsumowanie:

Streszczenie:

O pracę zdalną może wnioskować pracownik lub zlecić ją pracodawca. Zwykle na taki tryb pracy muszą wyrazić zgodę obie strony, ale w niektórych przypadkach pracodawca może nakazać pracownikowi pracę z domu, jak w sytuacji epidemii czy awarii w firmie, uniemożliwiającej bezpieczne wykonywanie obowiązków w biurze. Co do zasady, musi on zaakceptować wniosek o pracę zdalną od pracowników uprzywilejowanych, np. rodziców niepełnosprawnego dziecka czy pracownicy w ciąży. Pracodawca powinien zapewnić pracownikowi odpowiedni sprzęt lub zapłacić za korzystanie z prywatnego komputera. Ma też prawo do przeprowadzenia kontroli w miejscu wykonywania pracy przez pracownika.

Praca zdalna – co mówią najnowsze przepisy?

Pojęcie „pracy zdalnej” pojawiło się w Kodeksie pracy dopiero 27 stycznia 2023 r. Pomimo że takie rozwiązanie jest stosowane już od kilku lat, to dopiero teraz jest uregulowane przepisami.

Zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu pracy, praca zdalna jest pracą wykonywaną w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika. Praca świadczona przez pracownika może być wykonywa zdalnie całkowicie lub częściowo.

Praca zdalna nie może obejmować prac szczególnie niebezpiecznych:

• pracy, w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• prac z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie,
• prac związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji wydzielających uciążliwe zapachy,
• prac powodujących intensywne brudzenie.

Kto i kiedy może wystąpić z wnioskiem o pracę zdalną?

O pracę zdalną może wnioskować zarówno pracodawca, jak i pracownik. O takim trybie można zadecydować przy zawieraniu umowy o pracę oraz w trakcie trwającego zatrudnienia.

Zwykle na taki tryb pracy powinny wyrazić zgodę obie strony, jednak przepisy zezwalają pracodawcy na wydanie polecenia pracy zdalnej:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo epidemii,
• w okresie 3 miesięcy po odwołaniu powyższych okoliczności,
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy nie jest możliwe z powodów działania siły wyższej.

W tym ostatnim przypadku pracownik musi złożyć oświadczenie o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej. Taki dokument należy stworzyć bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracy zdalnej.

Pracownik nie może być dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy. Oznacza to także, że musi być traktowany tak samo, jak inni pracownicy zatrudnieni przy podobnej pracy w zakresie:

• nawiązania i rozwiązania stosunku pracy,
• warunków zatrudnienia,
• awansowania,
• dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Szukasz pracowników? Sprawdź ofertę Pracuj.pl i dodaj ogłoszenie o pracę już dziś!

Czy można pracować zdalnie tylko sporadycznie?

​​Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Przykładem wykorzystania takiej opcji może być konieczność opieki nad potrzebującym wsparcia członkiem rodziny czy też potrzeba wyjazdu poza stałe miejsce zamieszkania.

Czy pracodawca może nakazać pracownikowi powrót do biura?

Pracodawca może w dowolnym momencie poinformować pracownika o konieczności powrotu do biura. Należy mu dać co najmniej dwa dni na zmianę trybu.

Uprawnienie pracodawcy w tym zakresie nie dotyczy jednak pracowników uprzywilejowanych, z wyjątkiem sytuacji, w której dalsze wykonywanie przez nich pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanej pracy.

Niezwłoczne cofnięcie polecenia pracy zdalnej będzie miało miejsce jedynie w przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych po stronie pracownika. Musi on wtedy natychmiast poinformować pracodawcę o sytuacji, w jakiej się znalazł.

Pracownik może też domagać się zaprzestania wykonywania pracy zdalnej bez względu na warunki mieszkaniowe, ale tylko jeśli poprzednio pracował w trybie stacjonarnym.

Strony powinny ustalić termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia, pracownik powinien stawić się w siedzibie firmy w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia wysłania wniosku.

Pracownicy uprzywilejowani – komu przysługuje prawo do pracy zdalnej?

Nowe regulacje Kodeksu pracy przewidują przywileje dla niektórych grup pracowników. Pracodawca jest obowiązany zezwolić na pracę zdalną:

1. rodzicom dziecka:

• poniżej 4. roku życia,
• ze szczególnymi potrzebami edukacyjnymi,
• posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,
• legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,

2. pracownicy w ciąży,

3. pracownika sprawującego opiekę nad członkiem najbliższej rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie, posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Jeśli organizacja pracy lub rodzaj wykonywanych obowiązków uniemożliwiają wydanie zgody na pracę w takim trybie, pracodawca jest zobowiązany poinformować pracownika o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku w terminie 7 dni roboczych.

Jakie zmiany należy wprowadzić w regulaminie, jeśli zatrudniasz pracowników zdalnych?

Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu między pracodawcą i zakładową organizacją związkową w ciągu 30 dni od dnia przedstawienia projektu przez pracodawcę. Pracodawca spisuje zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, którego treść podlega konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Pracodawca powinien sprecyzować:

• grupę pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,
• zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej,
• sposób ustalania ewentualnego ekwiwalentu pieniężnego.

Należy też określić zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym:

• sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy,
• zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej,
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy.

Dodatkowo, pracodawca musi nazwać:

• jednostkę organizacyjną, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy osoby pracującej zdalnie,
• osobę lub organ upoważniony do przeprowadzania kontroli.

Informacja taka w przypadku uzgodnienia dotyczącego wykonywania pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę przekazywana jest pracownikowi nie później niż w ciągu 7 dni od podpisania umowy. Natomiast w razie zmiany formy wykonywania pracy na pracę zdalną w trakcie zatrudnienia taka informacja musi dotrzeć do pracownika najpóźniej w dniu rozpoczęcia wykonywania pracy zdalnej. Może być ona przedłożona w postaci papierowej, jak i elektronicznej.

Elektronicznie można również złożyć:

• wniosek pracownika, dotyczący powrotu do stacjonarnej formuły pracy,
• potwierdzenie przez pracownika zapoznania się z procedurami ochrony danych osobowych,
• potwierdzenie zapoznania się z oceną ryzyka zawodowego,
• oświadczenie, że stanowisko pracy zdalnej spełnia wymagania BHP,
• wniosek o okazjonalną pracę zdalną.

Kodeks pracy przewiduje także wykonywanie pracy zdalnej w sytuacji, gdy nie ma ani porozumienia ze związkiem zawodowym, ani regulaminu za sprawą:

• polecenia wykonywania pracy zdalnej,
• zawarcia porozumienia z pracownikiem.

Co trzeba zapewnić pracownikowi, wykonującemu swoje obowiązki zdalnie?

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną:

• niezbędne materiały i narzędzia pracy,
• instalację, serwis i konserwację narzędzi pracy lub pokrycie kosztów z tym związanych.
• pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych,
• szkolenia i pomoc techniczną.

Alternatywnie, można zastosować ekwiwalent pieniężny lub ryczałt wypłacany miesięcznie. Przy ustalaniu jego wysokości bierze się pod uwagę:

• normy zużycia materiałów i narzędzi pracy oraz ich udokumentowane ceny rynkowe,
• ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy,
• normy zużycia energii elektrycznej.

Koszty te nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wykonywanie pracy zdalnej nie powinno ograniczać pracownika w możliwości przebywania na terenie zakładu pracy. Pracodawca ma obowiązek umożliwienia pracownikowi kontaktowanie się z innymi pracownikami, korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, oraz prowadzonej działalności socjalnej.

Jakie obowiązki ma pracodawca, który zatrudnia pracowników zdalnych?

Pracodawca przygotowuje analizę BHP w pracy zdalnej i ocenę ryzyka zawodowego, które muszą zostać przedstawione pracownikowi przed rozpoczęciem przez niego pracy zdalnej.

Przy ocenie ryzyka zawodowego uwzględnia się w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne. Na podstawie tej oceny pracodawca zobowiązany jest opracować informację zawierającą zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy, z uwzględnieniem:

• ergonomii stanowiska,
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy,
• czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania obowiązków,
• zasad postępowania w sytuacjach awaryjnych.

Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik potwierdza zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę analizą, a następnie samodzielnie organizuje sobie stanowisko pracy.

Pracodawca musi też określić procedury ochrony danych osobowych. W miarę potrzeby pracodawca przeprowadza odpowiedni instruktaż. Dodatkowo należy uzgodnić z pracownikiem sposób komunikowania się na odległość, przy czym dopuszczalne jest korzystanie z prywatnych numerów telefonu.

Jak przebiega kontrola pracy zdalnej?

Pracodawca ma prawo przeprowadzać wobec pracownika wykonującego pracę zdalnie kontrolę:

• wykonywania pracy zdalnej przez pracownika,
• w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji.

Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy pracownika. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Jeżeli pracodawca w trakcie kontroli stwierdzi uchybienia, zobowiązuje pracownika do ich usunięcia we wskazanym terminie albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej.

Podsumowanie

Praca zdalna wiąże się z szeregiem obowiązków dla pracodawcy. Musi on zapewnić pracownikowi odpowiedni sprzęt i pokryć koszty zużycia energii. Nie może też dyskryminować pracownika w związku z takim trybem wykonywania służbowych obowiązków ani ograniczać go w dostępie do siedziby firmy czy kontaktowaniu się z pozostałymi zatrudnionymi. Zwykle na pracę zdalną musi się zgodzić zarówno pracodawca, jak i pracownik, ale w określonych sytuacjach jedna strona może zażądać takiego rozwiązania. Pracodawca nie powinien utrudniać pracy zdalnej osobom z grup uprzywilejowanych, typu kobiety w ciąży czy rodzice niepełnosprawnego dziecka. Może się również zdarzyć, że pracodawca nakazuje pracę z domu, jeśli praca z biura stanowi zagrożenie dla pracowników.

 

Artykuł został przygotowany we współpracy z radcą prawnym z Kancelarii Prawa Pracy Wojewódka i Wspólnicy.

---

Treść artykułu została zamieszczona jedynie w celach informacyjnych i nie stanowi ani nie może zastąpić profesjonalnej porady prawnej. Wszystkie artykuły są aktualne jedynie w dniu ich opracowania. Należy zauważyć, że tego typu informacje szybko mogą stać się nieaktualne. Nie należy podejmować jakichkolwiek działań na podstawie informacji umieszczonych na niniejszej stronie bez uprzedniego zasięgnięcia porady prawnej.