Proces rekrutacyjny – obowiązki, etapy i plan rekrutacji

Rekrutacja nie ogranicza się jedynie do opublikowania ogłoszenia i przeprowadzenia rozmów z kandydatami. Poznaj etapy procesu rekrutacyjnego i sprawdź, co zrobić, żeby przebiegały jak najpłynniej.

23.02.2023

Spis treści:

1. Prowadzenie procesów rekrutacyjnych – kto ma się tym zająć?
2. Po czym poznać dobrze przeprowadzony proces rekrutacyjny?
3. Proces rekrutacyjny – etapy, czyli co po kolei zrobić, żeby znaleźć dobrego pracownika?
4. Ile trwa proces rekrutacyjny?
5. Jak zaplanować perfekcyjny proces rekrutacyjny?
6. Podsumowanie:

Streszczenie:

Prowadzenie procesów rekrutacyjnych w małej firmie często spada na samego pracodawcę. Znalezienie wykwalifikowanej kadry wymaga niemałych umiejętności, dlatego warto uważnie zaplanować etapy procesu rekrutacyjnego – od analizy profilu poszukiwanego kandydata aż po podpisanie umowy, a nawet onboarding, czyli wdrożenie nowej osoby do pracy. Profesjonalnie przeprowadzony proces rekrutacyjny może nie tylko wypełnić wakat, ale także wzmocnić renomę marki.

Prowadzenie procesów rekrutacyjnych – kto ma się tym zająć?

Proces rekrutacyjny zależy od rozmiaru firmy i stanowiska, na które poszukujemy pracownika. Podczas gdy w korporacji zajmuje się nim dział HR czy Kadr, w mniejszym biznesie odpowiedzialność często spada na właściciela firmy.

Jednak znalezienie odpowiednio wykwalifikowanego pracownika nie zawsze jest łatwe, zwłaszcza na stanowiska, gdzie o ręce do pracy trudno. Jak zatem przeprowadzić skuteczną rekrutację?

Po czym poznać dobrze przeprowadzony proces rekrutacyjny?

Wbrew pozorom, celem rekrutacji nie jest jedynie wypełnienie wakatu. Umiejętne prowadzenie procesów rekrutacyjnych ma też szereg innych skutków:

• daje kandydatowi poczucie, że rekruter szanuje jego czas,
• buduje markę firmy i wizerunek przyjaznego pracodawcy,
• przyczynia się do efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi.

To, co wszystkie etapy procesu rekrutacyjnego mają ze sobą wspólnego to konieczność wysoko rozwiniętej komunikacji. Od stworzenia czytelnego ogłoszenia o pracę po negocjację warunków z wybranym kandydatem. Sukces naszej rekrutacji zależy od umiejętności miękkich, takich jak tworzenie relacji i docieranie do odbiorcy. Informowanie kandydatów na bieżąco o przebiegu rekrutacji jest niezwykle istotne, nawet jeżeli nie podjęliśmy jeszcze decyzji. Czasem wystarczy e-mail o tym, że pamiętamy o danym kandydacie i prosimy o cierpliwość, żeby doświadczenie uczestniczenia w rekrutacji było pozytywne.

Z kolei w celu optymalnego zarządzania zasobami ludzkimi, należy przeanalizować, czy odpowiedniego kandydata nie mamy już w zasięgu ręki. Może się okazać, że lepszym rozwiązaniem będzie promocja aktualnego pracownika. Nawet jeśli trzeba będzie opłacić szkolenie zatrudnionego na innej pozycji pracownika, takie rozwiązanie ma szereg zalet. Nie tylko w ten sposób pokażemy swojemu zespołowi, że potrafimy docenić wysiłek włożony w sukces biznesu, ale też zyskamy kandydata, który już zna kulturę obowiązującą w firmie i nie będzie potrzebował czasu na wdrożenie się.

Jeśli rekrutacja wewnętrzna nie jest możliwa, pora na opublikowanie ogłoszenia na portalu rekrutacyjnym.

Zatrudniasz pracowników? Dodaj ogłoszenie na Pracuj.pl i skorzystaj z promocyjnych cen ogłoszeń dla małych i średnich przedsiębiorstw.

Proces rekrutacyjny – etapy, czyli co po kolei zrobić, żeby znaleźć dobrego pracownika?

Etapy procesu rekrutacyjnego bez tajemnic:

1. Analiza zapotrzebowania firmy i sporządzenie oferty pracy.

Od tego, ile czasu poświęcisz na napisanie ogłoszenia o pracę, zależy w dużej mierze jakość otrzymanych zgłoszeń. Profesjonalnie napisana oferta, z jasno wyznaczonymi wymaganiami nie tylko pozwala zawęzić kandydatury do poszukiwanego profilu, ale też pokazuje pracodawcę w dobrym świetle. Na tym etapie najważniejsze dla kandydata są widełki zarobków i lokalizacja firmy. Pamiętaj też o tym, że nowy pracownik nie będzie samotną wyspą i nawet najbardziej wykwalifikowana osoba, która nie odnajdzie się w nowym zespole czy nie będzie w stanie zaakceptować kultury panującej w firmie, raczej długo nie przetrwa.

2. Selekcja nadesłanych życiorysów.

Jeśli kryteria podane w ogłoszeniu o pracę były sprecyzowane i zawierały podział na kwalifikacje konieczne na danym stanowisku oraz te, które są mile widziane, to ten etap nie powinien przysporzyć pracodawcy trudności. Zgłoszenia można monitorować na bieżąco w celu szybkiego wychwycenia mocnych kandydatur lub za jednym posiedzeniem po zakończeniu przyjmowania zgłoszeń.

3. Rozmowa wstępna.

Również rozmowa kwalifikacyjna wymaga uprzedniego przygotowania się. Najlepiej wypisz sobie zawczasu pytania rekrutacyjne i podkreśl ewentualne wątpliwości, które wzbudziło zgłoszenie danego kandydata, na przykład dłuższa przerwa w zatrudnieniu. W celu oszczędności czasu, wielu pracodawców decyduje się przeprowadzić pierwszą rozmowę za pomocą Internetu.

4. Zadanie praktyczne.

Jeśli nadal nie masz jasności, warto przetestować deklarowane kwalifikacje kandydata. Tu wszystko zależy od tego, jakiego pracownika szukasz – może to być dialog w języku obcym, podcięcie włosów przez fryzjerkę czy dostarczenie próbki tekstów przez copywritera. Ważne, żeby na tym etapie uszanować czas kandydata – poproszenie go o wykonanie bardzo skomplikowanego i czasochłonnego zadania może zniechęcić nawet najbardziej zmotywowanych kandydatów.

5. Uzupełniająca rozmowa kwalifikacyjna.

Ten etap może być standardowym elementem rekrutacji w celu upewnienia się, że wyselekcjonowaliśmy najlepszego kandydata lub kołem ratunkowym, jeżeli wybór okaże się niełatwy. To okazja do zadania dodatkowych, często bardziej szczegółowych pytań, zarówno dla kandydata, jak i pracodawcy.

6. Weryfikacja dokumentów.

Na tym etapie pozostaje nam sprawdzić, czy kandydat nie próbował nas okłamać. Należy więc sprawdzić, czy okazane dokumenty są godne zaufania. Może to dotyczyć dyplomu ukończenia studiów, ukończonych szkoleń, certyfikatów językowych czy badań lekarskich.

7. Dokonanie wyboru.

Ten krok powinien już oferować nam jasność co do kandydata, który najlepiej spełnia nasze potrzeby. Proces rekrutacyjny jednak nie dobiega jeszcze końca, więc nie zalecamy wyrzucania pozostałych życiorysów do kosza. Może się okazać, że nasz faworyt znalazł już w międzyczasie zatrudnienie lub że nie dojdziemy do porozumienia co do oferowanych warunków. Zamiast przeprowadzać rekrutację od początku, można wtedy będzie skontaktować się z kolejną osobą z listy. Co więcej, ci, którzy raz byli skłonni aplikować na ofertę zatrudnienia w Twojej firmie, mogą też być zainteresowani rekrutacjami w przyszłości.

8. Powiadomienie kandydatów.

O tym, że proces rekrutacyjny został zakończony, powinni dowiedzieć się wszyscy zainteresowani, a nie tylko kandydat, którego zgłoszenie zostało wybrane. Wyślij wiadomość do wszystkich kandydatów i podziękuj im za poświęcony czas. To ważne, ponieważ 8 na 10 osób, twierdzi, że brak informacji zwrotnej źle świadczy o pracodawcy.

9. Negocjacja warunków oraz sporządzenie umowy.

Na tym etapie benefity, oferowane przez pracodawcę, powinny być już dla kandydata dość jasne. Jednak niektórzy pracodawcy dopiero na podstawie doświadczenia i umiejętności wybranej na stanowisko osoby wyliczają wysokość stosownego wynagrodzenia. Dlatego to moment na przedstawienie kandydatowi swojej oferty i ewentualne negocjacje. Na podstawie zaakceptowanych uzgodnień można już przygotować odpowiednią umowę o pracę.

10. Podpisanie umowy.

Jeżeli wszystko pójdzie zgodnie z planem, to proces rekrutacyjny kończy się podpisaniem umowy z wymarzonym kandydatem.

Ile trwa proces rekrutacyjny?

To, ile Ci zajmą wszystkie etapy procesu rekrutacyjnego, zależy od rodzaju stanowiska i ilości wymaganych kwalifikacji, rozmiaru firmy oraz liczby zgłoszeń. Warto stworzyć harmonogram i zaplanować, do kiedy chcemy znaleźć osobę na oferowane stanowisko.

W korporacjach w przyśpieszeniu selekcji wykwalifikowanych kandydatów może pomóc automatyzacja procesów rekrutacyjnych, jednak mniejsze firmy rzadko korzystają z tego typu udogodnień.

Dodatkowo, często to powód, dla którego szukamy pracownika, determinuje, ile mamy czasu na przeprowadzenie rekrutacji. Jeśli planujemy rozwój firmy w przyszłości albo wiemy, że pracownica za parę miesięcy odejdzie na urlop macierzyński, to możemy sobie pozwolić na zaplanowaną z wyprzedzeniem rekrutację. Inaczej ma się sytuacja w razie nagłego wypadku czy zwolnienia dyscyplinarnego bez okresu wypowiedzenia. W takiej sytuacji znalezienie zastępstwa może być pilne, a etapy procesu rekrutacyjnego mocno przyśpieszone.

W miarę możliwości warto jednak zachować umiar, bo ekspresowa rekrutacja często kończy się równie szybkim odejściem z pracy.

​​Na ​​prowadzenie procesów rekrutacyjnych​​ należy dać sobie co najmniej kilka tygodni.​

Jak zaplanować perfekcyjny proces rekrutacyjny?

Starannie zaplanowany proces rekrutacyjny nie tylko pozwala na sprawne wypełnienie luki w grafiku, ale też pozwala wyprzedzić konkurencję.

Oferta pracy złożona kandydatowi w strategicznym momencie może oznaczać, że nie otrzyma on jeszcze odpowiedzi z innych firm.

Co więcej, etapy procesu rekrutacyjnego planujmy tak, by dać kandydatowi czas na złożenie wypowiedzenia w obecnym miejscu zatrudnienia. Może też być dobrym pomysłem przyjęcie do pracy nowej osoby, gdy poprzedni pracownik jest nadal zatrudniony w celu płynnego przekazania obowiązków i przeszkolenia.

Pamiętaj też, że o sukcesie procesu rekrutacyjnego decyduje onboarding, który wdraża pracownika w nowe obowiązki i dba o jego integrację z zespołem. Tak zakończone etapy procesu rekrutacyjnego mogą sprawić, że pracownik lepiej się odnajdzie w nowym miejscu i zostanie z nami na dłużej.

Podsumowanie

Proces rekrutacyjny rozpoczyna się nie od opublikowania ogłoszenia, a od przeanalizowania, czego w danym momencie potrzebuje firma. Dopiero po stworzeniu profilu wymarzonego kandydata należy przystąpić do zbierania zgłoszeń. Podobnie, etapy procesu rekrutacyjnego nie kończą się na wyborze odpowiedniego kandydata, a powinny uwzględniać również negocjację warunków czy nawet onboarding. Podczas gdy większe firmy mogą sobie pozwolić na zatrudnienie osób, które zajmują się wyłącznie zatrudnianiem kadry, w małym biznesie prowadzenie procesów rekrutacyjnych spada z reguły na pracodawcę.