Porady

Rozmowa roczna w pracy

6 min czytania

Jako pracodawca stoisz przed wyzwaniem umiejętnego zarządzania zasobami ludzkimi. Jednym z narzędzi, jakie masz do dyspozycji, jest rozmowa ewaluacyjna. To pozornie prosta i często lekceważona metoda planowania współpracy. Jednak gdy jest właściwie przeprowadzona, może przynieść Twojej firmie wiele korzyści. Dowiedz się, jak się do niej przygotować.

17.11.2022

Streszczenie:

Ocena roczna pracownika pozwala na wyciągnięcie wniosków, na podstawie których możesz usprawnić organizację pracy w firmie. Aby przyniosła jak najlepsze rezultaty, upewnij się, że realizujesz szerszą strategię optymalizacji komunikacji.  Ważne też, aby postawić na partnerstwo wewnątrz organizacji.  Warto postarać się, by rozmowa ewaluacyjna nie była odbierana przez pracowników jedynie jako okazja do krytyki, ale również pochwały i docenienia, w tym także finansowego.  Przy analizowaniu rozwoju zawodowego członków Twojego zespołu, weź pod uwagę umiejętności twarde, jak i miękkie. Co więcej, rozmowa oceniająca pracownika nie musi opierać się wyłącznie na zdaniu pracodawcy.  Zaczerpnij również opinii od przełożonych, współpracowników, a nawet samego zatrudnionego.

Spis treści:

  1. Czy warto przeprowadzać rozmowę oceniającą?
  2. Kto powinien być zaangażowany w sporządzenie oceny rocznej pracownika?
  3. Jak przeprowadzić skuteczną ocenę roczną pracownika?
  4. Jak powinien wyglądać arkusz oceny rocznej pracownika?
  5. Co przeanalizować w ocenie rocznej pracownika?
  6. Podsumowanie

Czy warto przeprowadzać rozmowę oceniającą?

Rozmowa roczna w pracy ma na celu ewaluację mocnych i słabych stron współpracy oraz uzyskanie informacji zwrotnej od pracownika.  Pracodawca może w ten sposób poszerzyć perspektywę o sytuacji w firmie, wysłuchać pomysłów i zastrzeżeń pracowników oraz prześledzić ich poziom satysfakcji z zatrudnienia.  Chociaż rozmowa oceniająca często sprowadzana jest do formalności odhaczenia, pracownicy każdego szczebla mogą mieć ciekawe sugestie na usprawnienie procesów wewnętrznych w firmie.

Rozmowy roczne z pracownikiem mogą więc być bardzo pomocne, ale tylko wtedy, gdy są przeprowadzane ze szczerą intencją, a nie odgrywają roli pokazowej.  Jeśli pracownicy zauważą, że pomimo zgłaszanych co roku idei, nic się nie zmienia, stracą motywację do angażowania się w rozmowę okresową.

Kto powinien być zaangażowany w sporządzenie oceny rocznej pracownika?

Aby uzyskać bardziej kompleksową opinię na temat danego zatrudnionego, warto zasięgnąć opinii:

  • przełożonego,
  • współpracowników,
  • podwładnych,
  • klientów,
  • samego pracownika, który przeanalizuje, w czym się czuje mocny, a w jakich kwestiach mógłby skorzystać z dodatkowej pomocy.
Ankieta do współpracowników powinna być szczególnie uważnie sformułowana, aby nie zachęcała do niezdrowej konkurencji i donosów.

Jak przeprowadzić skuteczną ocenę roczną pracownika?

  • Potraktuj każdego rozmówcę jak eksperta w swojej dziedzinie. Nie zakładaj, że wiesz najlepiej, z jakimi wyzwaniami się zmagają.
  • Ważne, by pracownicy nie obawiali się oceny rocznej. Jeśli po każdej rozmowie oceniającej można spodziewać się zwolnień, trudno liczyć na współpracę pracowników.  Zamiast tego, niech Twój zespół wie, że rozmowa okresowa służy także do docenienia dotychczasowych osiągnięć, przyznania podwyżek i awansów. 
  • Aby była efektywna, rozmowa roczna w pracy nie może być jedyną okazją do wymiany opinii. Pracownicy powinni czuć, że także na co dzień doceniasz ich wiedzę i doświadczenie oraz że mogą się do Ciebie zgłosić z problemami lub komentarzami na temat funkcjonowania firmy.
  • Zadbaj o szerszy kontekst i spersonalizowane podejście – osoba, która dopiero dołączyła do firmy, prawdopodobnie nie będzie wykazywać się takimi samymi rezultatami jak ktoś, kto miał czas na wdrożenie się i wypracowanie praktycznych rozwiązań. Zachowaj balans między realistycznymi a ambitnymi oczekiwaniami.
  • Zadaniem pracodawcy jest sporządzenie obiektywnej opinii, która bierze pod uwagę interes firmy, lecz także perspektywę pracownika. Dobrym pomysłem jest zatem zadbanie w ocenie rocznej o przejrzyste uzasadnienie. W ten sposób nie tylko dasz pracownikowi informację zwrotną do przemyślenia i poprawy, ale też zabezpieczysz się przed oskarżeniami o nieuczciwość.  Pamiętaj, że pracownik, który poczuje się poszkodowany w wyniku niekorzystnej opinii, może szukać sprawiedliwości w sądzie pracy.

Jak powinien wyglądać arkusz oceny rocznej pracownika?

Uniwersalny wzór rozmowy rocznej z pracownikiem nie istnieje, dlatego każda firma może dostosować arkusz oceny pracownika do swoich potrzeb.

Warto, żeby znalazły się w nim:

  1. data,
  2. dane pracownika i osoby dokonującej oceny,
  3. ewaluacja realizacji powierzonych zadań z wymienionymi przyczynami ewentualnych opóźnień,
  4. analiza mocnych i słabych stron,
  5. wnioski, np. decyzja o podwyżce czy degradacji, notatka o konieczności zorganizowania doszkalającego kursu itp.

Jeśli zależy Ci na usprawnieniu procesu, przygotuj jedną, łatwą do edycji wersję dokumentu.  Może to być po prostu lista analizowanych kryteriów, przy których wystawisz każdemu pracownikowi numeryczną ocenę. W mniejszym zespole można pokusić się o personalizację i obszerniejszy, indywidualny opis.  Innym wariantem jest poproszenie pracownika, by to on dokonał samooceny, a następnie na otrzymanym piśmie skomentowanie, z którymi stwierdzeniami się zgadzasz, a z jakimi nie.

Co przeanalizować w ocenie rocznej pracownika?

Na wartość pracownika w firmie składają się nie tylko jego umiejętności twarde, ale i miękkie.  Ocena roczna pracownika powinna zatem wziąć pod uwagę zarówno jego kwalifikacje, doświadczenie oraz efektywność wykonywania swoich obowiązków, jak i integrację z zespołem czy opinie klientów na temat  poziomu obsługi. Z reguły ocenie rocznej podlegają następujące kryteria:

  • szybkość i dokładność w wykonywaniu swoich obowiązków,
  • motywacja i inicjatywa,
  • elastyczność, np. dostosowanie się do zmiennych warunków pracy,
  • terminowość,
  • organizacja pracy,
  • podnoszenie kwalifikacji we własnym zakresie,
  • zdolności komunikacyjne,
  • gotowość do pracy zespołowej,
  • sposób funkcjonowania w stresujących warunkach,
  • rozwiązywanie problemów,
  • kreatywność,
  • umiejętność nawiązywania i utrzymywania profesjonalnych relacji z partnerami lub klientami firmy,
  • kompetentne zarządzanie zasobami, w tym także ludzkimi w przypadku osób na stanowiskach kierowniczych.

Podsumowanie

Rozmowy roczne z pracownikiem służą poprawieniu organizacji pracy w firmie.  Ocena roczna powinna przeanalizować zarówno umiejętności twarde, jak i miękkie zatrudnionego. Na tej podstawie możesz następnie podjąć decyzję o przeniesieniu pracownika na inne stanowisko, podwyżce, awansie, degradacji czy rozwiązaniu współpracy .  Istotne jednak, żeby stworzyć atmosferę, w której pracownicy nie będą bali się rozmowy ewaluacyjnej i chętnie podzielą się swoimi opiniami.  Ocena roczna zajmuje znaczącą ilość czasu, dlatego powinno Ci zależeć na wdrożeniu uzyskanych pomysłów w życie.  W przeciwnym razie cały wysiłek sprowadzi się do wyprodukowania sterty dokumentów, które będą się kurzyć w teczce.

Szukasz Pracownika? Znajdziesz go na Pracuj.pl

Czytaj również

Szkolenie BHP wstępne i okresowe - czym się różnią?

5 min czytania

Jak przeprowadzić ocenę pracownika?

5 min czytania

Konflikt w pracy – jak mu zapobiegać i jak go rozwiązywać?

6 min czytania