Sekretarka / Sekretarz – wzór ogłoszenia o pracę i opis stanowiska pracy
4 min czytania
Pracownik sekretariatu jest zazwyczaj nie tylko wizytówką Twojej firmy, ale także osobą nadzorującą obieg dokumentów i informacji. Stąd też tak ważny jest wybór odpowiedniej osoby na to stanowisko. Jak zatem skonstruować prawidłowe ogłoszenie o pracę, by zainteresować nim właściwych kandydatów? Przygotowaliśmy gotowe podpowiedzi, dzięki którym dowiesz się, jak krok po kroku przygotować skuteczny opis stanowiska pracy sekretarki.
Opis firmy, w której poszukiwana jest Sekretarka / Sekretarz
Zadania sekretariatu różnią się w zależności od charakteru miejsca pracy. Dlatego tworzenie ogłoszenia o pracę najlepiej rozpocznij od krótkiego opisu Twojej firmy, dzięki czemu dasz szansę kandydatom bliżej poznać potencjalnego pracodawcę. Takie wprowadzenie ma pełnić funkcję informacyjną oraz w pewnym sensie również reklamową, więc w 3-4 zdaniach opisz:
- czym zajmuje się Twoja firma,
- jak długo działa na rynku,
- gdzie mieści się jej siedziba,
- czym wyróżnia się na tle konkurencji.
Opis stanowiska – Sekretarka / Sekretarz
Zakres obowiązków na stanowisku sekretarka / sekretarz będzie się różnić w zależności od wielkości firmy, sektora działalności oraz indywidualnych preferencji przełożonego. W związku z tym, by uniknąć przyszłych niepotrzebnych nieporozumień, dobrze jest w klarowny sposób wyszczególnić najważniejsze obowiązki przyszłego pracownika. Dzięki temu już na etapie czytania ogłoszenia będzie miał on świadomość, czego oczekuje przyszły pracodawca od osoby obejmującej tę posadę.
Do najważniejszych obowiązków pracownika na stanowisku sekretarka / sekretarz należą:
- koordynacja prac sekretariatu i kompleksowa jego obsługa,
- zapewnienie sprawnego przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi działami w firmie,
- prowadzenie kalendarza spotkań,
- bezpośredni kontakt z klientem,
- odbiór i wysyłka poczty,
- obsługa i organizacja spotkań, posiedzeń, szkoleń,
- przygotowanie pism, zestawień, raportów, prezentacji,
- archiwizacja dokumentacji,
- wsparcie administracyjne firmy,
- przyjmowanie gości,
- obsługa urządzeń biurowych,
- zaopatrzenie biura oraz nadzór nad estetyką sekretariatu,
- dbałość o pozytywny wizerunek firmy.
Wymagania – Sekretarka / Sekretarz
Przygotowanie kandydata do sprawnego wypełniania zakresu obowiązków na stanowisku sekretarka / sekretarz zależy od kompetencji twardych, jak i umiejętności interpersonalnych. Dlatego warto wspomnieć o swoich wymaganiach także w tym zakresie. Jeśli oczekujesz specjalistycznych kursów, szkoleń czy znajomości języka obcego na konkretnym poziomie, to podaj to wyraźnie do wiadomości. Jeśli jakieś kompetencje nie są konieczne, ale mile widziane, zaznacz to w ogłoszeniu, dzięki temu możesz zyskać więcej zgłoszeń na swoją ofertę.
Przykładowe wymagania na stanowisku sekretarka / sekretarz to:
- wykształcenie wyższe z zakresu administracji, zarządzania lub ekonomii,
- doświadczenie zawodowe na powyższym stanowisku,
- bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (szczególnie Word, Excel oraz Power Point),
- umiejętność redagowania pism urzędowych, biznesowych,
- umiejętność selekcjonowania informacji i określania priorytetów,
- zdolności analityczne,
- umiejętność obsługi urządzeń biurowych,
- sumienność i dokładność w wykonywaniu powierzonych zadań,
- dobra organizacja pracy i inicjatywa w działaniu,
- samodzielność, terminowość
- profesjonalizm, dbanie o poufność informacji oraz dobrą reputację firmy,
- umiejętność pracy pod presją czasu,
- wysoka kultura osobista,
- rozwinięte zdolności komunikacyjne oraz organizacyjne.
Oferujemy – Sekretarka / Sekretarz
Wielu kandydatów rozpoczyna czytanie ogłoszenia właśnie od tej sekcji, dlatego postaraj się, by była ona atrakcyjna i zachęcała do dalszego zapoznania się z Twoją ofertą. Rozpocznij od podania najważniejszych informacji, czyli rodzaju zatrudnienia oraz wysokości płacy. Wynagrodzenie może być podane jako konkretna kwota lub jej widełki.
Przykładowe korzyści płynące z zatrudnienia na stanowisku sekretarka / sekretarz to:
- stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę,
- atrakcyjne wynagrodzenie,
- praca w dynamicznie rozwijającej się firmie,
- niezbędne narzędzia pracy oraz wsparcie specjalistów,
- możliwość rozwoju zawodowego,
- dofinansowanie do kursów języka obcego,
- możliwość podnoszenia kwalifikacji poprzez specjalistyczne kursy i szkolenia,
- niezależność i samodzielne realizowanie ambitnych wyzwań,
- przyjazna oraz partnerska atmosfera w pracy,
- prywatna opieka medyczna oraz ubezpieczenie grupowe,
- dofinansowanie zajęć sportowych,
- miejsce parkingowe.
Na koniec podaj numer telefonu, bo dzięki temu w skuteczny sposób możesz zwiększyć zainteresowanie ogłoszeniem. Spora część kandydatów ceni sobie taki właśnie rodzaj komunikacji.
Szukasz pracowników na stanowisko sekretarki / sekretarza? – sprawdź ofertę Pracuj.pl dla firm i opublikuj ogłoszenie!
Wzór ogłoszenia o pracę – Sekretarka / Sekretarz
Wzór ogłoszenia o pracę to gotowe wskazówki, co wpisać w treści ogłoszenia na stanowisko Sekretarka / Sekretarz. Teksty w szablonie możesz dowolnie edytować i dopasować do swoich wymagań i oczekiwań. Gotowe teksty skopiuj i wklej je do odpowiednich pól formularza podczas uzupełniania treści ogłoszenia.
