Porady

Skuteczna komunikacja w zespole – poznaj podstawowe zasady

5 min czytania

Efektywna komunikacja wewnątrz zespołu jest jednym z podstawowych elementów, które mają wpływ na prawidłowe funkcjonowanie firmy. Nawet najlepsi pracownicy nie zaprezentują pełni swoich możliwości, gdy sposób przekazywania informacji lub feedbacku będzie szwankował. Jak zadbać o dobrą komunikację na linii przełożony-pracownik? Jak udzielać informacji zwrotnych (również negatywnych), a także zachęcić członków zespołu do wyrażania własnych opinii? Sprawdź!

Z artykułu dowiesz się:

  • dlaczego skuteczna komunikacja w zespole ma znaczenie,
  • jakie są zasady skutecznej komunikacji,
  • jak komunikować się na zasadach partnerskich,
  • w jaki sposób udzielać informacji zwrotnych.

Dlaczego skuteczna komunikacja w zespole ma kluczowe znaczenie dla Twojej firmy?

Każdy zespół powinien dążyć do osiągnięcia ustalonych celów poprzez ścisłą współpracę. O wydajności decyduje w dużej mierze harmonia działań – aby ją osiągnąć, pracownicy muszą się efektywnie komunikować. Kompetencje miękkie są zatem równie ważne co kwalifikacje i doświadczenie zawodowe Twoich pracowników.

Skuteczna komunikacja w zespole ma kluczowe znaczenie dla firmy bez względu na reprezentowaną branżę czy charakter działalności. Wpływa między innymi na panującą w firmie atmosferę, relacje interpersonalne i efektywność pracowników, a także sprawia, że są oni zdecydowanie bardziej zmotywowani do działania.

Zakłócenia w przekazie informacji pomiędzy pracownikami prowadzą zwykle do problemów. Niewłaściwy sposób komunikacji z zespołem lubi skutkować ogólnym chaosem. Liczne niedomówienia powodują, że pracownicy są sfrustrowani i ciężko ustalić, kto jest odpowiedzialny za konkretne zadania.

Co więcej, Ty również nie powinieneś zapominać o rozwijaniu komunikacji ze swoim zespołem. Choć przekazywanie niektórych informacji może Ci się wydawać bezpodstawne lub niekonieczne, pracownicy lubią być doinformowani, co się dzieje w firmie. Czują się wtedy ważnym ogniwem firmowej struktury oraz identyfikują się z nią. Zadbaj o efektywną komunikację w Twojej firmie, zwiększając tym samym poziom zaangażowania pracowników.

Zasady skutecznej komunikacji – praktyczne wskazówki dla przełożonego

Szwankująca komunikacja w zespole wcale nie musi być zamierzona. Wielu pracowników nie zdaje sobie sprawy z istoty sprawnego przekazywania informacji. Nawet gdy są świadomi wpływu poprawnego komunikowania się na codzienne funkcjonowanie, przełożenie teorii na praktykę bywa czasami problematyczne. Właśnie dlatego warto, abyś pomógł swoim pracownikom w prowadzeniu dialogu. Opracujcie wspólnie zasady skutecznej komunikacji w zespole. Pozwól pracownikom wykazać się inicjatywą. Nakieruj zespół na dobre praktyki, które nie pojawiły się w ramach ich propozycji. Kluczowe zasady efektywnej komunikacji:

  • słuchaj uważnie,
  • nie przerywaj,
  • nie zamykaj się na krytyczne uwagi – bądź otwarty na dyskusję,
  • zamiast oceniać i krytykować, wyraź swoje obawy i potrzeby,
  • formułuj swoje myśli w sposób zwięzły, konsekwentny i jasny dla innych,
  • nie obawiaj się przedstawienia własnych poglądów,
  • pamiętaj o szacunku dla drugiej strony dialogu.

Komunikacja na równych warunkach – Twój zespół to doceni

Hierarchia w firmie oraz związane z nią dystans, oraz trzymanie się swoich pozycji to potencjalne przyczyny zakłócenia dialogu. Wypracowując zatem swój autorytet, powinieneś jednocześnie pamiętać o budowaniu zaufania i wzajemnego zrozumienia na linii przełożony-pracownik. Styl partnerski to ważny sprzymierzeniec w skutecznej komunikacji. Opiera się on na prostej zasadzie: potrzeby lub zapatrywania wszystkich pracowników są równie ważne, jak Twoje. Czują oni wtedy, że nie jesteś obojętny wobec ich zdania oraz oczekiwań.

1. Nie narzucaj nikomu swojej opinii i zachęcaj do takiej postawy innych – dzięki temu wypracowywanie nowych rozwiązań jest prostsze, a burza mózgów staje się naturalną częścią codziennej komunikacji.

2. Zamiast bycia biernym rozmówcą, czynnie słuchaj, prezentując swoje zaangażowanie w konwersację – poprzez dawanie odpowiedniego przykładu udowodnisz jednocześnie, jak istotna jest dla Ciebie opinia zespołu.

3.Upewniaj się, czy przekazywane przez Ciebie informacje są zrozumiałe dla całego zespołu. Często samo potakiwanie jeszcze o tym nie świadczy.

W jaki sposób przekazywać pracownikom negatywny feedback?

Z pewnością w Twojej pracy wielokrotnie zaistniały okoliczności do przekazywania pracownikom uwag. Wiesz zatem, że chwalenie jest dużo łatwiejsze niż wskazywanie postaw lub zachować do zmiany. Jak skutecznie przekazać negatywny feedback, unikając jednocześnie złych emocji? Mów o swoich odczuciach i obserwacjach, ale nie oceniaj pracownika. Powiedz np.:

  • „jestem zaniepokojony Twoim zachowaniem” zamiast „denerwujesz mnie”,
  • “nie podobała mi się Twoja postawa podczas negocjacji z klientem” zamiast “na negocjacjach z klientem nie zachowywałeś się właściwie”.

Dzięki temu pracownik nie poczuje się atakowany, a także unikniesz słownego odwetu i eskalacji problemu. Mówiąc o swoich indywidualnych spostrzeżeniach, spowodujesz również, że pracownik nie będzie mógł ich podważyć.

Zamiast krytykować, posługuj się argumentami. Wyjaśnij, które zachowania były niewłaściwe lub gdzie pracownik popełnił błąd. Nie oceniaj.

Przekaż konkretną informację, przedstawiając niekwestionowane fakty, aby zobrazować problem i uniknąć wyrażania subiektywnych opinii. Bez względu na to, jak nieprzyjemna dla pracownika mogła być cała rozmowa, na końcu postaraj się go pozytywnie zmotywować. Dzięki temu lepiej zapamięta on to, co mu przekazałeś, i nie będzie się zmagał z przykrymi emocjami.

Podsumowanie

Aby komunikacja w zespole przebiegała sprawnie, potrzebny jest dialog na zasadach partnerskich. Pozwala on uniknąć niedopowiedzeń i konfliktów, poprawia także zaangażowanie oraz satysfakcję wszystkich pracowników. W określeniu zasad efektywnej komunikacja pomoże Ci między innymi ustalenie z pracownikami zespołowych zasad komunikacji. Przedstaw swoim podopiecznym zalecane praktyki, komunikuj się na równych zasadach i bądź empatyczny. Dzięki wprowadzeniu wszystkich tych reguł praca w Twojej firmie będzie przebiegała w sposób płynny.

Szukasz Pracownika? Znajdziesz go na Pracuj.pl

Czytaj również

Organizacja pracy zdalnej zespołu - od czego zacząć?

7 min czytania

Jak zarządzać pracownikami na odległość? Sprawdź, jak sobie z tym radzą managerowie z Pracuj.pl cz.2

8 min czytania

Zarządzanie zespołem pracującym zdalnie – doświadczenia managerów z Grupy Pracuj cz.1

9 min czytania