Trudna rozmowa z pracownikiem – jak udzielić konstruktywnego feedbacku?

Twój pracownik regularnie spóźnia się do pracy? A może znacząco spadła jego wydajność lub niestarannie wykonuje swoje obowiązki? Zwrócenie pracownikowi uwagi to trudna rozmowa zarówno dla samego pracownika jak i jego przełożonego. Często w trakcie takich spotkań dochodzi do eskalacji negatywnych emocji. Całkowicie niepotrzebnie, ponieważ zazwyczaj obie strony mają dobre intencje. Jak zwrócić pracownikowi uwagę, aby chciał zmienić swoje zachowanie? Co zrobić, aby skutecznie wpłynąć na jego podstawę? Przedstawiamy prostą, ale skuteczną technikę udzielania konstruktywnego feedbacku, czyli informacji zwrotnej.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Jak krok po kroku przeprowadzić trudną rozmowę z pracownikiem?
• W jaki sposób ograniczyć stres u pracownika w trakcie takiej rozmowy?
• Jak mówić do pracownika, aby zachęcić go do zmiany postawy?

Czasami zdarza się, że zwracasz pracownikowi uwagę, a mimo to jego postępowanie nie ulega zmianie. Jeżeli trudne rozmowy z podwładnym powtarzają się i nie przynoszą zamierzonego efektu, warto, abyś wypróbował metodę FUKO.

Trudna rozmowa z pracownikiem – krok po kroku

Jednym z najprostszych sposobów na przeprowadzenie trudnej rozmowy z pracownikiem jest zastosowanie metody FUKO. Możesz wykorzystać ją podczas rozmów korygujących, ale także motywujących oraz pochwalnych.

Ta metoda pozwoli Ci jednoznacznie określić Twoje oczekiwania względem pracownika oraz ograniczyć stres u rozmówcy. Metoda FUKO umożliwia zwrócenie uwagi w sposób konstruktywny oraz zapanowanie nad negatywnymi emocjami. Metoda FUKO składa się z 4 kroków:

• Fakty
• Uczucia
• Konsekwencje
• Oczekiwania

Fakty

Wskaż jednoznacznie, które zachowanie pracownika Ci nie odpowiada. Oddziel fakty od Twoich przypuszczeń lub subiektywnej opinii, dlaczego zachował się w określony sposób. Na przykład:

• zamiast subiektywnie oceniać: „Jesteś nieodpowiedzialny! Nie można na Ciebie liczyć”, powiedz konkretnie: „Wysłałeś raport 2 dni po terminie”;
• zamiast mówić: „Jesteś leniem i nie traktujesz pracy poważnie”, powiedz: „W tym miesiącu 4x spóźniłeś się do pracy”.

Skup się na konkretach. Nie używaj określeń typu “zawsze” lub “nigdy”, ponieważ pracownik łatwo będzie mógł je podważyć, znajdując wyjątek od reguły. Dodatkowo takie określenia mogą wywołać u pracownika poczucie bycia niesprawiedliwie ocenionym.

• Zamiast mówić: “Nigdy nie oddajesz projektów na czas!”, wskaż konkretne zadania, które nie zostały zrealizowane w terminie.

Uczucia

Przedstaw pracownikowi emocje, jakie wywołało w Tobie jego zachowanie. Pamiętaj, aby mówiąc o emocjach, być szczerym. Tylko poprzez autentyczność uzyskasz pożądany efekt. Na przykład:

• „Niepokoi mnie, że w ostatnim czasie cztery razy spóźniłeś się do pracy”;
• „Zlecając Ci projekt, odczuwam obawę, że nie zostanie on zrealizowany na czas, ponieważ ostatnie 2 projekty oddałeś po terminie”.

Ujawniając emocje, nawiązujesz bliższą relację oraz pokazujesz swoją otwartość na pracownika. Większość osób nie lubi rozczarowywać innych ludzi swoim zachowaniem. Mówiąc pracownikowi o swoich emocjach, w subtelny sposób motywujesz go do zmian.

Konsekwencje

Pracodawcy często niedoszacowują poczucia odpowiedzialności za firmę u swoich pracowników. Często błędy lub zaniedbania wcale nie wynikają ze złej woli pracownika, lecz braku świadomości, jaki ma wpływ na firmę lub innych pracowników. Dlatego przedstawienie pracownikowi konsekwencji jego zachowania może spowodować u niego zmianę postawy.

Pamiętaj, aby koncentrować się na faktach. Powiedz na przykład:

• “W ostatnim tygodniu trzykrotnie spóźniłeś się do pracy. Z tego powodu Twoje poranne obowiązki musieli przejąć koledzy z zespołu.”;
• “Ostatni projekt oddałeś z kilkudniowym opóźnieniem. W efekcie klient był niezadowolony z konieczności wydłużonego oczekiwania. Aby poprawić relacje z klientem, obniżyliśmy cenę usługi i mniej zarobiliśmy na tym kontrakcie.”.

Oczekiwania

Jeżeli oczekujesz od pracownika zmiany zachowania lub postawy, sprecyzuj swoje wymagania – co konkretnie ma zrobić, abyś był z niego zadowolony? Na przykład:

• „Oczekuję, że codziennie będziesz przychodzić do pracy na 9:00”;
• „Proszę, sygnalizuj mi z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem, że nie będziesz w stanie przygotować raportu dla klienta na czas”.

Unikaj niejednoznacznych zdań typu: “Oczekuję, że zwiększysz swoją produktywność.”, “Liczę, że będziesz bardziej punktualny”. Nieprecyzyjne oczekiwania mogą doprowadzić do błędnej interpretacji Twoich wymagań. W efekcie pracownik mimo starań nadal nie będzie realizować Twoich potrzeb.

Możesz także poinformować pracownika o konsekwencjach, jakie poniesie, jeśli nie zmieni swojego zachowania np.:

• „Jeśli nadal będziesz się spóźniać, zwolnię Cię”;
• „Jeśli nie będziesz realizować targetu sprzedażowego, nie otrzymasz premii”.

Krok zero – zanim zastosujesz metodę FUKO…

Oryginalna wersja metody FUKO składa się z 4 przedstawionych powyżej kroków. Z naszego doświadczenia wynika jednak, że warto jest dodać do niej jeszcze jeden krok – Twoje intencje.

Rzecz w tym, aby jeszcze przed przedstawieniem faktów wyjaśnić pracownikowi cel Waszej rozmowy. Taka informacja pozwoli pracownikowi lepiej zrozumieć sytuację, w której się znalazł oraz obniży u niego poziom stresu. Dzięki temu łatwiej będzie mu się skupić na Twoich słowach i odnieść do nich. Na przykład:

• “Zauważyłem, że od pewnego czasu masz problem z punktualnością. Chciałbym porozmawiać o przyczynach tej sytuacji oraz znaleźć rozwiązanie”;
• “Twoja wydajność w ostatnich tygodniach znacząco spadła. Zaprosiłem Cię na rozmowę, abyśmy wspólnie opracowali sposób na poprawę efektów Twojej pracy”.

Jak rozmawiać z pracownikiem – okaż wsparcie

Aby mieć pewność, że zostałeś dobrze zrozumiany, poproś pracownika o powtórzenie Twoich oczekiwań jego własnymi słowami. To, że określiłeś swoje wymagania, nie oznacza, że pracownik prawidłowo je zrozumiał.

Upewnij się także, że pracownik wie, jak rozwiązać problem. Możesz zlecić pracownikowi konkretne rozwiązanie, poprosić go o zaproponowanie swojego rozwiązania lub wspólnie wypracować metodę dojścia do celu. Decyzja należy do Ciebie.

Na koniec rozmowy upewnij się, że obie strony zaakceptowały dane rozwiązanie i będą próbowały je wdrażać. Zaproponuj pomoc oraz upewnij się, że podwładny dysponuje wszelkimi informacjami oraz materiałami, które są niezbędne do zrealizowania zadania.

Jeżeli obecnie jesteś także na etapie poszukiwania nowych pracowników – sprawdź ofertę Pracuj.pl i opublikuj ogłoszenie już dziś

Podsumowując…

Jako pracodawca przeprowadzasz z pracownikami różne rozmowy, w tym również te trudne, które często są prawdziwą zmorą zarówno dla Ciebie, jak i podwładnego. Niemniej jednak możesz uniknąć dyskomfortu podczas rozmowy i przekazać pracownikowi konstruktywny feedback bez stresu.

Metoda FUKO w prosty sposób pokazuje, jak przekazywać pracownikom swoje uwagi do ich zachowania lub postawy. Najważniejsze, abyś skupił się na faktach i nie oceniał pracownika. Pamiętaj o jasnym formułowaniu swoich wypowiedzi i wyjaśnieniu na wstępie powodów oraz celów rozmowy. Powiedz szczerze o emocjach, które wzbudziło w Tobie zachowanie pracownika.

Takie podejście do trudnych rozmów z pracownikami umożliwi Ci precyzyjne wskazanie, czego oczekujesz od swoich podwładnych. Metoda FUKO ogranicza zbędny stres i negatywne uczucia u pracownika, jak również ułatwia Ci przeprowadzenie trudnej rozmowy. Przestrzegając jej zasad, przekażesz pracownikowi konstruktywny feedback, poprzez rozmowę skoncentrowaną na szukaniu rozwiązań.