Wywiad

Wideorekrutacja a RODO – o czym warto wiedzieć?

4 min czytania

Rozmowy rekrutacyjne w formie wideoczatu z kandydatem stają się coraz popularniejszym rozwiązaniem dzięki jego zaletom - ograniczeniem czasu i kosztów rekrutacji nowego pracownika. Przeprowadzając wideorekrutację, należy jednak pamiętać o kwestiach prawnych związanych z ochroną danych osobowych kandydatów. Na pytania związane z ochroną danych osobowych w wideorekrutacji odpowiada Agnieszka Witaszek – Inspektor Ochrony Danych w Grupie Pracuj.

Z tego artykułu dowiesz się:

  • O jakich kwestiach ochrony danych kandydata należy pamiętać, prowadząc wideorozmowę rekrutacyjną?
  • Czy wolno nagrywać rozmowę rekrutacyjną z kandydatem?
  • Na co zwrócić uwagę, wybierając narzędzie do wideorekrutacji?

O jakich kwestiach prawnych należy pamiętać, prowadząc wideorozmowę rekrutacyjną?

AW: Prowadząc rozmowy rekrutacyjne w formie wideoczatu, przede wszystkim zwróć uwagę, że zakres danych, które gromadzisz w czasie rozmowy online, może być szerszy niż podczas tradycyjnego spotkania rekrutacyjnego twarzą w twarz. Oprócz danych zawartych w CV kandydata możesz gromadzić również na przykład jego wizerunek i jego głos. Jeżeli będziesz zbierać takie dane kandydatów – czyli chcesz w jakiś sposób utrwalić wideorozmowę – to poinformuj ich o tym w swojej klauzuli informacyjnej. Najczęściej taka klauzula zamieszczana jest w ogłoszeniu o pracę. Ważne, aby napisać w niej, na jakiej podstawie prawnej zbierasz takie dane.

Ponadto pamiętaj o właściwym zarządzaniu danymi kandydatów. Bardzo często zdarza się, że osoba przeprowadzająca rekrutację pamięta o usunięciu danych osobowych kandydatów ze swoich dysków, ale niestety zapomina o komunikatorze wykorzystywanym do rozmowy online i nie usuwa z niego danych kandydatów.

W przypadku korzystania z narzędzi do przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych online warto dowiedzieć się, przez jaki czas dane kandydatów będą zapisane na wybranym przez Ciebie urządzeniu. Sprawdź również, jak możesz je usunąć po okresach przechowywania podanych przez Ciebie w klauzuli informacyjnej lub na żądanie kandydata.

Czy można nagrywać wideorozmowę rekrutacyjną?

AW: Tak, można nagrywać rozmowę kwalifikacyjną, ale musisz umieć uzasadnić powód nagrywania, a po drugie należy uzyskać na to wcześniejszą zgodę kandydata.

Przed podjęciem decyzji o nagrywaniu, rekomenduję dobrze zastanowić się, czy rzeczywiście posiadasz uzasadnienie do nagrania rozmowy z kandydatem, gdyż standardowe rozmowy kwalifikacyjne offline z reguły nie są nagrywane. Osoba przeprowadzająca rekrutację sporządza jedynie notatki, na podstawie których ocenia i dokonuje wyboru kandydata.

Pamiętaj również, że w przypadku kontroli musisz umieć wykazać, że kandydat taką zgodę na nagranie wyraził. Wynika to z zasady rozliczalności określonej w RODO. Informacja o nagrywaniu rozmów rekrutacyjnych powinna znaleźć się także w klauzuli informacyjnej dla kandydatów, gdzie wskażesz, na jakiej podstawie prawnej zbierasz takie dane i w jakim celu.

Co należy sprawdzić, wybierając narzędzie do wideorekrutacji?

AW: Bardzo ważny jest dobór odpowiedniego narzędzia, które będziesz wykorzystywać do przeprowadzania rozmów rekrutacyjnych online. Pamiętaj, aby sprawdzić rzetelności dostawcy oprogramowania. Zweryfikuj, czy wybrane przez Ciebie narzędzie do rekrutacji online zapewnia bezpieczeństwo przetwarzania danych kandydatów i czy jest przystosowane do bezpiecznego przesyłania danych kandydatów, np. jeżeli za pomocą tego narzędzia wymieniasz się plikami CV. Taką weryfikację możesz przeprowadzić m.in. poprzez ankietę weryfikacyjną dostawcy w zakresie stosowania środków bezpieczeństwa czy sprawdzenie, czy dostawca posiada określony certyfikat w zakresie stosowania środków bezpieczeństwa.

Podsumowując…

Przeprowadzając wideorekrutację, pamiętaj o kilku podstawowych zasadach dotyczących ochrony danych kandydata, które nie występują przy tradycyjnej rozmowie twarzą w twarz.

Poniżej najważniejsze zasady:
1. poinformuj kandydata, jakie jego dane osobowe w związku ze spotkaniami online będziesz wykorzystywać i na jakiej podstawie prawnej będziesz je zbierać;
2. jeżeli zdecydujesz się nagrywać rozmowę z kandydatem, to pamiętaj o konkretnym uzasadnieniu swojej decyzji i uzyskaj wcześniej zgodę kandydata na nagrywanie;
3. po upływie ustalonych okresów przechowywania (np. zakończeniu rekrutacji) pamiętaj o usunięciu danych osobowych kandydatów ze wszystkich systemów, w tym z narzędzia do wideorekrutacji;
4. wybierając narzędzie do wideorekrutacji, zweryfikuj rzetelność dostawcy i sprawdź, czy zapewnia ono bezpieczeństwo przetwarzania danych kandydatów.

Szukasz Pracownika? Znajdziesz go na Pracuj.pl

Czytaj również

Koniec pracy zdalnej po epidemii. Jak ułatwić pracownikom powrót do biura?

7 min czytania

Jak przygotować biuro na powrót pracowników po pandemii koronawirusa?

6 min czytania

Komunikacja z pracownikami w czasie kryzysu - jak informować pracowników o zmianach w firmie?

7 min czytania