Zarządzanie zespołem pracującym zdalnie – doświadczenia managerów z Grupy Pracuj cz.1

Jeszcze do niedawna praca zdalna kojarzyła się jedynie z przywilejem osób wykonujących wolne zawody lub samozatrudnionych. Jednak jak wynika z naszych obserwacji rynku pracy ,,home office” z roku na rok staje się coraz popularniejszy i jest chętniej oferowany przez pracodawców. Niestety w związku z sytuacją, jaką wszystkim przyszło nam się zmierzyć, w ostatnich tygodniach dla wielu firm i pracowników praca zdalna stała się koniecznością, a nie benefitem.

W Internecie można znaleźć wiele poradników, jak zorganizować sobie pracę zdalną. Jednak dużo trudniej jest znaleźć praktyczne wskazówki dla przełożonych, którzy zarządzają zdalnymi pracownikami. Szczególnie cenne są opinie tych managerów, którzy takie zadanie mają już za sobą. Dlatego dziś chcemy podzielić się z Tobą naszym doświadczeniem. 7 wybranych managerów z Grupy Pracuj opisało swoje wnioski oraz najlepsze praktyki po 2 tygodniach od wprowadzenia trybu „home office” dla wszystkich pracowników naszej firmy.

Dowiedz się, jakich problemów w zarządzaniu pracownikami doświadczyli poszczególni managerowie w pierwszych tygodniach pracy zdalnej ich zespołów, jak udało się im te problemy rozwiązać oraz co mają w planach, aby usprawnić pracę zdalną swoich zespołów w kolejnych tygodniach pracy zdalnej.

 

Marek Kowalski – Product Development Manager w Pracuj.pl:

„Dla większości zespołów programistycznych praca zdalna nie jest niczym nowym. Popularność tej formy pracy rosła od wielu lat. Dzięki temu mamy doświadczenie, narzędzia, kanały komunikacji oraz procesy dobrze dostosowane do takiego trybu pracy. Jednak sytuacja, w której się znaleźliśmy, nie jest typowa z kilku powodów. Przede wszystkim zwykle pracujemy zdalnie kilka dni. Wszystko wskazuje na to, że obecna sytuacja, ze względu na epidemię koronawirusa, potrwa zdecydowanie dłużej. Po drugie, większość z nas czuje, że to nie była do końca nasza decyzja. W pewnym sensie sytuacja nie pozostawiła nam wyboru. Dodatkowo złe wieści atakujące nas z każdej strony, brak bezpośredniego kontaktu z przyjaciółmi i rodziną – to wszystko ma ogromny wpływ na nasze samopoczucie i motywację.

Moim zdaniem jednym z najważniejszych, a jednocześnie najtrudniejszych wyzwań managera w obecnej sytuacji jest wsparcie pracowników w przejściu przez proces zmiany i adaptacji do nowej rzeczywistości. Powinniśmy zadbać o poczucie bezpieczeństwa, stabilizacji i przynależności naszych pracowników, ponieważ ma to ogromny wpływ na długoterminową efektywność i motywację”.

 

Maria Dąbrowska – Customer Development Sales Manager w Pracuj.pl:

,,Dla mojego zespołu najtrudniejsze było oswojenie się z nową sytuacją, w której przez 8 godzin dziennie pracujemy w odosobnieniu. Nasza praca polega głównie na kontakcie telefonicznym z klientami, co w trybie pracy zdalnej wymaga od każdego wysokiej samodyscypliny. W pierwszych dniach pracy zdalnej najbardziej skupiłam się na utrzymaniu koncentracji pracowników na ich zadaniach oraz organizacji pracy mojej i zespołu. Musiałam zastanowić się, czego realnie potrzebujemy oraz przeorganizować nasze kalendarze i dostosować działania do nowej rzeczywistości. Przedłużająca się praca zdalna może powodować zmęczenie i znużenie psychiczne. Moją rolą jest wprowadzać w nią zmiany i urozmaicenia, aby finalnie wszyscy odczuli jak najmniejszy dyskomfort i osiągali możliwie jak najlepsze wyniki.

W moim zespole dbamy o to, aby utrzymać między sobą jak najlepszy kontakt. Organizujemy poranne wideorozmowy, aby nie tylko się usłyszeć, ale i zobaczyć. Na koniec każdego dnia podsumowujemy wykonane zadania oraz dzielimy się wszystkimi sukcesami. To bardzo podnosi nas na duchu i pozwala wzajemnie się inspirować”.

 

Bartosz Klimaszewski – Manager eCommerce w Pracuj.pl:

„Z mojego punktu widzenia – jako managera – wyzwaniem było jak najszybsze uzyskanie pełnej wydajności zespołu przy jednoczesnym wdrożeniu dużych zmianach biznesowych, które były reakcją na zmieniającą się sytuację rynkową. Musiały być szybko i efektywnie przekazane i wdrożone. To nie było łatwe, ale było świetnym testem komunikacji i przepływu informacji w sytuacji rozproszenia zespołu. Kluczowe w tym wypadku były: otwartość i jasna komunikacja, racjonalne i elastyczne podejście do zadań i narzędzi, a przede wszystkim postawa zespołu, który wspierał zarówno managerów, jak i siebie nawzajem.

Mija właśnie drugi tydzień pracy zdalnej naszego zespołu i uważam, że etap największych zmian i dopasowywania się do nowej sytuacji mamy już za sobą. To, nad czym z pewnością będziemy pracować cały czas, to kwestie utrzymania zaangażowania. Niewątpliwie przedłużająca się kwarantanna i jej monotonia spowoduje, że po początkowym okresie, w którym nowości było dużo, a adrenalina była wysoka, nadejdzie czas, w którym będziemy musieli mocno skupiać się na utrzymaniu odpowiedniego morale pracowników i managerów. Tu kluczowa będzie komunikacja – zarówno jasny przekaz dotyczący firmy i jej działań, jak i mniej formalne aktywności zespołowe np. kilkunastominutowe, luźne spotkania zespołowe na komunikatorze online czy utrzymywanie zdalnych relacji z kolegami i koleżankami, nie tylko w tematach służbowych”.

 

Rafał Stępień – Customer Relations Manager w Pracuj.pl:

„Zmiana trybu pracy była wyzwaniem głównie w obszarze komunikacyjnym. W pierwszych dniach musieliśmy wypracować zasady spotkań online. W jakim gronie i z jaką częstotliwością je organizować? Jak zadbać o prawidłowy przepływ informacji? Kto powinien być decyzyjny i w jakim zakresie? Opracowaliśmy pierwszy scenariusz działania i wdrożyliśmy go w formie testowej na tydzień. Po pierwszym tygodniu zrobiliśmy weryfikację rzeczy, które funkcjonowały dobrze oraz wdrożyliśmy kolejne usprawnienia.

W tych niecodziennych okolicznościach jeszcze większego znaczenia nabrało dla mnie zaufanie, jakim darzymy się wzajemnie w zespole. Odpowiedzialność zespołu za swoją pracę i wspólne dążenie do jak najszybszego dostosowania się do nowej sytuacji przerosła moje oczekiwania. Na nowo wypracowaliśmy zasady monitoringu pracy i sposób raportowania. Jako menedżer kontrolowałem tempo prac i dbałem o dobre zrozumienie celu naszych działań. Wyzwaniem był również odpowiedni balans pomiędzy życiem zawodowym a drugą równie ważną rolą ojca i męża.

W kolejnych tygodniach pracy zdalnej planujemy dalej doskonalić procesy komunikacji. Chcemy także dbać o atmosferę i morale zespołu w odpowiedzi na prawdopodobne spowolnienie gospodarcze. Jako zespół zarządzający chcemy być przede wszystkim dostępni dla podległych zespołów. Komunikację chcielibyśmy prowadzić w sposób otwarty, szczery i co niezwykle ważne oparty o fakty”.

 

Julia Urbańska – Starszy Manager ds. Marketingu i Budowania Satysfakcji Klientów w eRecruiter:

,,W pracy zdalnej największym wyzwaniem jest odpowiedni przepływ i wymiana informacji oraz utrzymanie relacji ze wszystkimi członkami zespołu. Dlatego też już od pierwszego dnia pracy zdalnej wprowadziliśmy we wszystkich zespołach tzw. „daily”. Są to poranne, maksymalnie 30-minutowe spotkania online. Podczas tych spotkań każdy członek zespołu dzieli się z pozostałymi osobami 3 rzeczami. Po pierwsze opowiada co u niego słychać, jak się czuje. To pozwala utrzymać w zespole relacje, choć oczywiście nie zastąpi wspólnej kawy w firmowej kuchni. Następnie wszyscy po kolei opowiadają, nad czym będą danego dnia pracować. Ma to na celu wymianę informacji oraz zidentyfikowanie wspólnych obszarów pracy. Na koniec rozmawiamy o tym, kto i w jakich aspektach potrzebuje wsparcia – mojego, czy innych członków zespołu. Dzięki temu możemy na bieżąco reagować na pojawiające się problemy”.

Katarzyna Woźniak – Junior Digital Marketing Manager w Pracuj.pl:

„Początkowym wyzwaniem była mnogość używanych komunikatorów. Wykorzystywaliśmy zarówno biznesowe narzędzia, jak i te bardziej prywatne. Dość szybko doszliśmy jednak do wniosku, że warto przygotować podstawowe zasady komunikacji w dziale i zespołach, które ułatwią wszystkim pracę. Istotne było również ustalenie priorytetów zespołowych i poukładanie pracy. Jednocześnie staram się podtrzymać motywację każdego z członków zespołu. Okazuje im zaufanie oraz dbam o indywidualne potrzeby, jakie mogą wiązać się z długoterminową pracą zdalną. Testowo w zespole wdrażamy kilkuminutową przerwę na wspólną kawę lub herbatę z włączoną kamerą (dla chętnych). Taki trochę substytut wspólnego chodzenie do kuchni. Jeśli się sprawdzi, wdrożymy to jako nowy rytuał”.

 

Drugą część wypowiedzi naszych managerów znajdziesz tutaj.