Zatrudnienie cudzoziemca krok po kroku – prawne obszary zatrudnienia

Procedura zatrudnienia cudzoziemca w Polsce zależy od obywatelstwa pracownika, rodzaju powierzonej mu pracy oraz typu umowy. Sprawdź zasady zatrudniania cudzoziemców z Unii Europejskiej, Ukrainy oraz innych krajów.

21.09.2021

Spis treści:

1. Czym się różni zatrudnianie obcokrajowców z poszczególnych krajów?
2. Jak zatrudnić obcokrajowca z UE, EOG albo Szwajcarii?
3. Jak krok po kroku zatrudnić obcokrajowca – pracownicy spoza UE, EOG i Szwajcarii?
4. Jak zatrudnić obcokrajowca na podstawie procedury uproszczonej?
5. Obowiązki pracodawcy w stosunku do cudzoziemca
6. Jak zatrudnić cudzoziemca – podsumowanie

Czym się różni zatrudnianie obcokrajowców z poszczególnych krajów?

Z punktu widzenia procedur prawno-administracyjnych najłatwiej jest zatrudnić pracownika z kraju należącego do Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii. Procedura wygląda identycznie jak przy zatrudnianiu obywateli Polski.

Obywatele państw spoza krajów należących do wyżej wymienionych stref mogą pracować w Polsce pod warunkiem, że mają zalegalizowany pobyt i uzyskają zezwolenie na pracę.

W stosunku do obywateli Armenii, Białorusi, Rosji, Ukrainy, Gruzji lub Mołdawii możliwe jest pracowanie w Polsce do 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy w ramach tzw. procedury uproszczonej. Pełna nazwa to oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, które jest wpisane do ewidencji oświadczeń. Nie jest wtedy konieczne uzyskanie zezwolenia na pracę.

Jak zatrudnić obcokrajowca z UE, EOG albo Szwajcarii?

Zasady zatrudniania obywatela z kraju Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii w większości nie różnią się od zasad związanych z przyjęciem do pracy Polaka. Nie są wymagane żadne dodatkowe formalności.

Obowiązują wymogi wynikające z:

• Kodeksu pracy w przypadku zatrudnienia pracownika na umowę o pracę
• Kodeksu cywilnego w przypadku zatrudnienia w oparciu o umowę cywilnoprawną np. umowę zlecenie, umowę o dzieło

Pracownik z państwa UE, EOG czy Szwajcarii podlega także zasadom systemu ubezpieczeń społecznych w Polsce, dlatego pamiętaj, by go zarejestrować w ZUS.

Obywatele tych krajów mogą korzystać z prawa do swobodnego przepływu pracowników – nie muszą ubiegać się o uzyskanie zezwolenia na pracę w Polsce. Muszą jednak zalegalizować swój pobyt w Polsce, jeśli trwa dłużej niż 3 miesiące.

Jak zatrudnić obcokrajowca krok po kroku – pracownicy spoza UE, EOG i Szwajcarii?

Obywatele państw spoza Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii mogą pracować w Polsce, jeśli spełniają oba poniższe warunki:

1. mają zalegalizowany pobyt (np. wizę, kartę pobytu, zezwolenie na pobyt czasowy czy paszport biometryczny)
2. posiadają prawo do pracy w Polsce na podstawie jednego z poniższych dokumentów:

• • zezwolenie na pracę
  • zezwolenie na pracę sezonową
  • zezwolenie na pobyt czasowy i pracę
  • oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi (dotyczy obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji oraz Ukrainy)

Wniosek o zezwolenie na pracę cudzoziemca w Polsce, w zależności od rodzaju zezwolenia, składa albo cudzoziemiec osobiście (zezwolenie jednolite – na pobyt czasowy i pracę) albo firma, która chce go zatrudnić. Dokumenty należy złożyć do właściwego wojewody:

• w miejscu, gdzie zlokalizowana jest firma lub gdzie będzie wykonywana praca.
• w miejscu pobytu cudzoziemca (w przypadku zezwolenia jednolitego).

Zezwolenie na pracę określa:

• kto powierza pracę cudzoziemcowi,
• na jakim stanowisku jest zatrudniony cudzoziemiec,
• najniższe miesięczne wynagrodzenie,
• wymiar czasu pracy w tygodniu lub miesiącu,
• rodzaj umowy.

Obywatele Ukrainy, Białorusi, Armenii, Rosji, Gruzji i Mołdawii mogą pracować w Polsce do 6 miesięcy w okresie kolejnych 12 miesięcy na podstawie tzw. procedury uproszczonej. Szczegóły poniżej.

Jak zatrudnić obcokrajowca na podstawie procedury uproszczonej?

Pracownicy z Armenii, Białorusi, Rosji, Ukrainy, Gruzji lub Mołdawii nie muszą uzyskiwać zezwolenia na pracę. Wystarczy, że firma lub osoba planująca ich zatrudnić, złoży oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.

Okres zatrudnienia na podstawie takiego oświadczenia nie może przekraczać 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Oświadczenie nie dotyczy m.in. prac sezonowych.

Skorzystanie z procedury uproszczonej znacznie przyspiesza legalizację zatrudnienia cudzoziemca. Przyczyną jest pominięcie tzw. testu rynku pracy. Test ten ma na celu sprawdzenie, czy potrzeby pracodawcy mogą być spełnione na lokalnym rynku pracy w ramach rekrutacji prowadzonej przez urząd pracy.

Procedura uproszczona krok po kroku

1. Pracodawca musi złożyć oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi przed podjęciem pracy przez obcokrajowca. Należy też dołączyć następujące dokumenty:

1. • oświadczenie o niekaralności pracodawcy,
   • kopię wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy wniosek,
   • dokument potwierdzający tożsamość pracodawcy (odpis z KRS – w przypadku osoby prawnej, kopia dowodu osobistego – w przypadku osoby fizycznej),
   • pełnomocnictwo w sprawach administracyjnych wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa (w przypadku ustanowienia pełnomocnika)
   • dowód opłacenia opłaty w wysokości 30 zł.
2. Po pozytywnej weryfikacji oświadczenia i załączników pracownik PUP wpisuje oświadczenie do ewidencji. Pracodawca odbiera osobiście bądź przez pełnomocnika potwierdzenie w postaci podbitego pieczątką oświadczenia.
3. Następnie pracodawca ma obowiązek:
   • poinformować pisemnie PUP o podjęciu pracy przez cudzoziemca w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia pracy wskazanej w oświadczeniu (informacja jest wymagana także, jeśli cudzoziemiec nie podejmie pracy),
   • podpisać z obcokrajowcem umowę w języku dla niego zrozumiałym,
   • przestrzegać w stosunku do obcokrajowca przepisów prawa polskiego, m.in. zagwarantowanie minimalnego wynagrodzenia i zgłoszenie obcokrajowca do ubezpieczeń społecznych.

Sprawdź także jak krok po kroku zatrudnić kierowcę z Ukrainy.

Obowiązki pracodawcy zatrudniającego cudzoziemca

Zawsze:

• zawarcie z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej oraz przedstawienie cudzoziemcowi przed podpisaniem umowy jej tłumaczenia na język zrozumiały dla cudzoziemca
• przekazanie cudzoziemcowi 1 egzemplarza zezwolenia na pracę
• informowanie cudzoziemca o działaniach podejmowanych w związku z postępowaniem o udzielenie lub przedłużenie zezwolenia na pracę oraz decyzjach o wydaniu, odmowie wydania lub uchyleniu zezwolenia
• wypłacanie wynagrodzenia w terminie oraz w wysokości zgodnej z zezwoleniem na pracę (w procedurze zezwoleniowej)
• wypłacanie wynagrodzenia w takiej samej wysokości jak wynagrodzenie pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku
• wypłacanie wynagrodzenia w wysokości nie niższej niż wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę
• sprawdzenie ważności dokumentu cudzoziemca uprawniającego go do pobytu na terytorium RP, zrobienie kopii tego dokumentu i przechowywanie go do zakończenia pracy przez cudzoziemca

Dodatkowo w stosunku do cudzoziemca zatrudnionego na umowie o pracę:

• zapłaty wynagrodzenia za pracę z uwzględnieniem przepisów Kodeksu pracy i regulacji o minimalnym wynagrodzeniu za pracę
• prowadzenia akt osobowych i ewidencji czasu pracy
• informowania pracownika na piśmie o dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, wymiarze urlopu itd.
• skierowania na badania lekarskie, szkolenie BHP
• zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych

Jak zatrudnić cudzoziemca – podsumowanie

Procedura zatrudnienia obcokrajowca zależy przede wszystkim od jego obywatelstwa. Najmniej formalności wiąże się z zatrudnieniem obywateli Unii Europejskiej, EOG oraz Szwajcarii. Pozostali obcokrajowcy muszą posiadać zezwolenie na pobyt w Polsce oraz zezwolenie na pracę. Z procedury uproszczonej mogą natomiast skorzystać pracownicy pochodzący z Armenii, Białorusi, Rosji, Ukrainy, Gruzji albo Mołdawii.

---

Artykuł został przygotowany we współpracy z radcą prawnym Dominiką Mitkowską z Kancelarii Prawa Pracy Wojewódka i Wspólnicy.

---

Treść artykułu została zamieszczona jedynie w celach informacyjnych i nie stanowi ani nie może zastąpić profesjonalnej porady prawnej. Wszystkie artykuły są aktualne jedynie w dniu ich opracowania. Należy zauważyć, że tego typu informacje szybko mogą stać się nieaktualne. Nie należy podejmować jakichkolwiek działań na podstawie informacji umieszczonych na niniejszej stronie bez uprzedniego zasięgnięcia porady prawnej.