Zatrudnienie pracownika dokumenty. Komplet dokumentów dla nowego pracownika

05-08-2021

Jaki jest komplet dokumentów dla nowego pracownika? To zależy. Innych dokumentów wymaga się w przypadku pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Innych w przypadku osób wykonujących określone zadanie w ramach umowy zlecenie bądź umowy o dzieło.

Zatrudnienie pracownika dokumenty:

• Umowa o prace – Komplet dokumentów dla nowego pracownika biurowego
• Umowa zlecenie – dokumenty
• Umowa o dzieło – jakie dokumenty

Umowa o prace – Komplet dokumentów dla nowego pracownika biurowego

W przypadku pracowników zatrudnionych na umowę o pracę pracodawca ma obowiązek prowadzenia akt osobowych pracownika – tak mówi Kodeks Pracy¹. Nie ma podanej konkretnej daty, w której takie akta powinny zostać założone. Pojawiły się jednak głosy, że akta osobowe pracownika powinny zostać założone w momencie, gdy pracownik uzyskuje status pracownika. W praktyce oznacza to moment, gdy pracownik podpisuje z pracodawcą umowę o pracę.

Jakie dokumenty dla nowego pracownika biurowego są niezbędne przed rozpoczęciem pierwszego dnia pracy²:

• Potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia, w tym o normach czasu pracy obowiązującego w danej firmie.
• Kwestionariusz osobowy zawierający dane wskazane w art. 221 Kodeksu pracy
  1. Obowiązkowe: imię/imiona i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe
  2. Dodatkowe: wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia (Uwaga! Pracodawca żąda podania dodatkowych danych osobowych, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku).
• Aktualne orzeczenie lekarskie o zdolności do wykonywania pracy na danym stanowisku. Aby takie orzeczenie pracownik mógł zdobyć, wcześniej pracodawca musi przekazać mu skierowanie na wstępne badanie lekarskie. Wyjątek: pracownik nie musi zdobywać nowego orzeczenia, jeśli posiadania ważne orzeczenie lekarskie, które spełnia warunki u nowego pracodawcy3.
• Potwierdzenie przeszkolenia pracownika w zakresie BHP i ppoż. oraz zapoznania go z ryzykiem zawodowym.
• Poświadczenie zapoznania się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy obowiązującymi w danej firmie.
• Zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia społecznego w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy
• Uzyskanie od pracownika PIT-u 2 przed terminem wypłaty pierwszego wynagrodzenia.
• Pozyskanie od pracownika oświadczenie o wysokości osiągniętego przychodu przed terminem wypłaty pierwszego wynagrodzenia.
• Potwierdzenie zapoznania się z zakresem informacji objętych „tajemnicą służbową” – określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji.

W dalszym ciągu poszukujesz pracowników? Dodaj ogłoszenie w Pracuj.pl i zatrudnij odpowiedniego kandydata. 

Opcjonalnie jakie dokumenty dla nowego pracownika?

• Zakres obowiązków (czynności), jeśli pracodawca nie wymienił ich w umowie o prace.
• Potwierdzenie zapoznania się z regulaminami pracy i regulaminem wynagradzania, jeśli istnieją w danej firmie.
• Dokumenty o powierzeniu mienia firmowego (np. laptop, telefon, samochód, budżet na wydatki firmowe) – potwierdzają przekazanie mienia pracownikowi oraz informują o obowiązku zwrotu mienia lub „rozliczenia się” z jego zużycia/wykorzystania. Tylko jeśli pracownikowi zostało przekazane jakieś mienie.
• Dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie mu powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się/rozliczenia się z jego zużycia. Tylko jeśli pracownikowi zostało przekazane jakieś mienie.
• Deklaracja o rezygnacji z PPK (zgodnie z art. 23 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych to na pracowniku, a nie pracodawcy ciąży obowiązek złożenia takiej deklaracji).

Sprawdź także, jak wdrożyć nowego pracownika w nowe obowiązki oraz jak zlecać nowemu pracownikowi zadania.

Umowa zlecenie – komplet dokumentów dla osób na umowie zlecenie

W przypadku osób wykonujących umowę zlecenie nie ma obowiązku prowadzenia akt osobowych. Umowa zlecenie to umowa cywilno-prawna. Oznacza to, że osoby zatrudnione na umowie zlecenie nie obowiązuje Kodeks Pracy lecz Kodeks Cywilny. Zasady współpracy powinny zostać określone przez w treści umowy zlecenie.

Komplet dokumentów dla osób na umowie zlecenie:

• Dokumentacja związana ze zgłoszeniem osoby wykonującej zlecenie do ubezpieczeń społecznych – w tym celu pracodawca musi wypełnić kwestionariusz ZUS-ZZA, a wykonawca zlecenia musi wypełnić oświadczenie zleceniobiorcy do celów składkowych i podatkowych, zawierające także informacje o miejscu rozliczenia podatkowego
• Potwierdzenie zapoznania się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy obowiązującymi w firmie⁵
• Skierowanie na badanie lekarskie w przypadku zleceniobiorców wykonujących określone prace o podwyższonym ryzyku np. w przypadku robót budowlanych, rozbiórkowych bądź przy kontakcie z substancjami szkodliwymi niezbędne może okazać się skierowanie zleceniobiorców na badania lekarskie dla spełnienia wymogów zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy⁵. Jednak w przeciwieństwie do pracowników świadczących pracę w oparciu o umowę o pracę zleceniodawca nie ma obowiązku pokrycia kosztów badań lekarskich;
• Dodatkowo, jeśli osoba zatrudniona na umowie zlecenie świadczy pracę z użyciem profesjonalnych, kosztownych narzędzi zapewnionych przez pracodawcę (zleceniodawcę) oświadczenie o odpowiedzialności za powierzone mienie bądź umieszczenie stosownego postanowienia w umowie zlecenie.

Umowa o dzieło – Komplet dokumentów dla osób na umowie o dzieło

W przypadku osób wykonujących umowę o dzieło nie ma obowiązku prowadzenia akt osobowych. Umowa o dzieło to umowa cywilno-prawna. Oznacza to, że osób wykonujących umowę o dzieło nie obowiązuje Kodeks Pracy lecz Kodeks Cywilny.

Komplet dokumentów dla osób na umowie o dzieło:

• Oświadczenie osoby wykonującej dzieło dla celów podatkowych/ubezpieczeniowych⁶
• Potwierdzenie zapoznania się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy obowiązującymi w firmie (jeśli dzieło jest wykonywane w firmie) – sytuacja podobna do umowy zlecenia;
• Skierowanie na badanie lekarskie – podobnie jak w przypadku umowy zlecenia firma nie ma obowiązku pokrycia kosztów badania lekarskiego, ale powinien wystawić skierowanie dla osoby, która będzie wykonywał prace o podwyższonym ryzyku np. w przypadku robót budowlanych, rozbiórkowych bądź przy kontakcie z substancjami szkodliwymi, aby spełnić wymogi zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy w firmie.

 

---

Artykuł został przygotowany we współpracy z radcą prawnym Elżbietą Smirnow z Kancelarii Prawa Pracy Wojewódka i Wspólnicy.

Podstawy prawne:
¹ Art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy
² §1 oraz §3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej Dz.U. z 2018 r. poz. 2369
³ Art. 229 §11 Kodeksu pracy
⁴ Obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa nie dotyczy jedynie osób zatrudnionych na podstawie umowę o pracę, ale także osób świadczących pracę w ramach umów cywilnoprawnych. O tym stanowi art. 304 §1 Kodeksu pracy. Szczególnie ważne w przypadku zleceniobiorców wykonujących prace fizyczne;
⁵ §82 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy
⁶ w związku z prowadzeniem obowiązku zgłaszania umów o dzieło do ZUS wprowadzony specustawą – art. 22 ustawy o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw

---

Treść artykułu została zamieszczona jedynie w celach informacyjnych i nie stanowi ani nie może zastąpić profesjonalnej porady prawnej. Wszystkie artykuły są aktualne jedynie w dniu ich opracowania. Należy zauważyć, że tego typu informacje szybko mogą stać się nieaktualne. Nie należy podejmować jakichkolwiek działań na podstawie informacji umieszczonych na niniejszej stronie bez uprzedniego zasięgnięcia porady prawnej.